С 30 сентября 2015 года вступил в силу закон, касающийся электронного документооборота. В связи с этим событием у нас возник вопрос. Насколько правомерно было оформлять первичные документы (а именно акты выполненных работ), используя факсимильные подписи, до даты вступления в силу этого закона? Как сейчас обстоит дело с таким оформлением первичных документов?
Оформление первичных документов с использованием факсимильной подписи было и остается правомерным и до 30.09.15 г., и после этой даты. Поясним, почему.
В заданном вопросе речь идет о Законе от 03.09.15 г. № 675-VIII «Об электронной коммерции». Данный Закон внес изменения в целый ряд законов, и в том числе – в ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996). Эти изменения касаются обязательных реквизитов первичного документа: так, реквизит «личная подпись» был дополнен словами «аналог собственноручной подписи или подпись, приравненная к собственноручной в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи».
Эту фразу многие расценили как свидетельство того, что с даты вступления в силу Закона № 675 для оформления первичных документов (в частности – актов выполненных работ) можно использовать аналог собственноручной подписи (в нашем случае – факсимиле).
Однако такое право у субъектов хозяйствования было и до даты вступления в силу Закона № 675, поскольку:
·          в предыдущей редакции ст. 9 Закона № 996 относительно реквизита «личная подпись» было указано «...или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции». К таким данным вполне можно отнести факсимильную подпись лица;
·          возможность оформления договорных документов (акты выполненных работ к договору на оказание услуг относятся к таковым) при помощи факсимильного воспроизведения подписи прямо предусмотрена ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса (далее – ГК). Правда, при условии, что стороны договора предусмотрели такое оформление документов в письменном соглашении, подписанном «живыми» подписями. Это правило было установлено ГК задолго до даты вступления в силу Закона № 675;
·          в п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), предусмотрено, что при оформлении первичных документов использование факсимиле допускается в порядке, установленном законом или другими актами законодательства.
Как видите, вышеперечисленные нормы, которые начали действовать задолго до 30.09.15 г., давали субъектам хозяйствования право использовать факсимильные подписи при оформлении первичных документов на вполне законных основаниях. А изменения, внесенные в Закон № 996 с 30.09.15 г., – всего лишь дополнительный аргумент в пользу такого вывода. То есть закрепили правило, которое существовало ранее.

Более подробный ответ  см. в журнале «БАЛАНС» от 09.11.15 г. № 93-94.