Отдельные виды доходов, получаемых нерезидентами из украинского источника, могут облагаться налогами как в Украине (налогом с доходов нерезидентов, НДФЛ), так и в стране нерезидента. При этом если международным договором об избежании двойного налогообложения установлены иные правила налогообложения этих доходов, чем те, которые предусмотрены законодательством Украины, то применяются правила международного договора. То есть существует приоритетность международных норм над нормами национального законодательства.

Как избежать двойного налогообложения
Правила международных договоров применяются путем освобождения от налогообложения в Украине, уменьшения ставки налога (налог уплачивается в Украине, но не выше ставки, указанной в международном договоре) или путем возврата разницы между уплаченной суммой налога и суммой, которую нерезиденту необходимо уплатить в соответствии с международным договором Украины (п. 103.1 Налогового кодекса, далее – НК).
Но для начала вы должны убедиться в том, что:
а) между страной вашего нерезидента и Украиной заключен международ-
ный договор об избежании двойного налогообложения;
б) ваш нерезидент является бенефициарным (фактическим) получателем (собственником) дохода. Если это не так (он не собственник дохода, а посредник), то международные нормы налогообложения при выплате ему дохода применить нельзя, если иное не предусмотрено международным договором.
Перечень стран, с которыми заключен международный договор об избежании двойного налогообложения, по состоянию на 01.01.16 г. приведен в письме ГФС от 28.01.16 г. № 2815/7/99-99-12-01-03-17.
Обязательное условие применения норм международного договора: нерезидент должен представить вам (как своему налоговому агенту) справку, которая подтверждает, что он является резидентом страны из этого перечня. Если такую справку нерезидент не представит, тогда при выплате ему дохода применяйте нормы налогового законодательства Украины (п. 103.10 НК).

Какой орган выдает справку
Справка выдается компетентным органом страны нерезидента, определенным международным договором об избежании двойного налогообложения (п. 103.5 НК).
Например (см. письма ГНС от 20.07.12 г. № 12968/6/12-0016, от 18.04.12 г.  № 5651/5/12-0016, письмо ГФС от 13.09.16 г. № 19917/6/99-99-15-02-02-15), справки о подтверждении статуса налогового резидента для целей применения соглашений об избежании двойного налогообложения вправе выдавать:
в Российской Федерации – Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы России по централизованной обработке данных;
Беларуси – местные инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь;
Италии – местные налоговые органы (местные отделения Службы доходов – AgenziadelleEntrate);
Германии – налоговые инспекции федеральных земель;
Китае, Нидерландах, Польше, Швейцарии, Швеции – региональные налоговые службы по месту регистрации налогового резидента;
Соединенных Штатах Америки — Филадельфийский сервисный центр, который является структурным подразделением Службы внутренних доходов США;
Великобритании – Королевская налоговая и таможенная служба Великобритании.
Справка выдается по утвержденной в стране нерезидента форме, она должна быть надлежащим образом легализована и переведена. Документы, выданные уполномоченными органами иностранных государств, признаются действительными в Украине в случае их легализации, если иное не предусмотрено законом или международным договором Украины.
Справка действительна в пределах календарного года, в котором она выдана.
Если нерезидент представил вам справку за предыдущий отчетный налоговый период (год), то вы можете применить правила международного договора при выплате ему дохода и в отчетном (налоговом) году. Но только при условии, что он представит новую справку по окончании отчетного (налогового) года.

Перевод на украинский язык
По мнению ГФС, верность перевода справки с одного языка на другой заверяет нотариус, если он владеет этими языками. А если не владеет, тогда перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого засвидетельствует нотариус (ОИР, категория 102.18).

Консульская легализация
Порядок консульской легализации официальных документов в иностранных дипломатических учреждениях Украины установлен Инструкцией,
утвержденной приказом МИД от 04.06.02 г. № 113 (далее – Инструкция
№ 113). Консульская легализация – это процедура засвидетельствования подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности отпечатков штампов, печатей, которыми скреплен этот документ. Легализованный документ должен содержать штамп удостоверения подлинности подписей в соответствии с образцом, приведенным в приложении 2 к Инструкции № 113.
Например, консульской легализации подлежат документы нерезидентов таких стран, как Алжир, Индонезия, Кувейт, Ливан, Объединенные Арабские Эмираты, Таиланд, Ливия, Пакистан.
Консульская легализация не обязательна, если документ можно заверить апостилем.

Источник: https://uteka.ua/publication/Kak-legalizovat-spravku-nerezidenta