Что можно сделать на практике: в случае выявления хищения придерживаться алгоритма действий:
Шаг 1. Вызывайте милицию.
Если в учреждении обнаружена кража, важно зафиксировать этот факт.
Шаг 2. Проводите инвентаризацию.
В тот же день, когда обнаружите пропажу, нужно провести инвентаризацию.
Шаг 3. Определяйте размер убытков.
Сумма убытков, которые должны быть возмещены виновным лицом, рассчитывается согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.
Шаг 4. Отражайте хищение в бухучете.
Похищенный объект основных средств или запасов перестает соответствовать критериям признания активом и поэтому списывается с баланса независимо от того, установлено виновное лицо или нет.
Если виновные лица не установлены и дела находятся в органах дознания или судебного следствия, стоимость похищенного имущества списывается с баланса учреждения и зачисляется на забалансовый счет до момента установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации от органов дознания или досудебного следствия по этим делам.
Для учета стоимости такого имущества служит забалансовый субсчет 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей», на котором учитываются суммы невозмещенных недостач материальных ценностей до момента установления виновных лиц.
После установления стражами порядка виновного лица сумма похищенного имущества списывается с забаланса и одновременно отражается дебиторская задолженность на сумму ущерба, которую такое лицо должно возместить учреждению, по Дт субсчета 363 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба» и Кт 711 «Доходы по средствам, полученным как плата за услуги» (на сумму ущерба, нанесенного учреждению, с учетом расходов на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению) и Кт 642 «Прочие расчеты с бюджетом» (на сумму, которая подлежит перечислению в бюджет в случае, если остались средства после покрытия ущерба учреждения).
Шаг 5. Отражение хищения в отчетности.

Подробную консультацию как правильно определить размер ущерба от хищения и отразить его в учете см. в «БАЛАНС-БЮДЖЕТ» № 32, который вышел из печати 11.08.14 г.