Суть питання: штатний розпис є одним із найважливіших документів кожного підприємства, адже він установлює кількість і перелік посад, посадові оклади. Із настанням нового року його змінюють у зв’язку із збільшенням мінімальної зарплати або з метою внутрішньої оптимізації кадрів, уведення/виключення штатних одиниць, проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства. За потреби змінювати штатний розпис можна безліч разів, але це слід робити правильно. У консультації нагадаємо правила затвердження та зміни штатного розпису та наведемо зразки документів.

Для чого потрібен штатний розпис

Штатний розпис – це внутрішній документ підприємства, який визначає структуру, штатний склад, чисельність працівників, а також їхні оклади (див. лист Мінсоцполітики від 22.03.12 р. № 42/06/186-12).

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та штатний розпис (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу, далі – ГК). На законодавчому рівні цьому питанню приділено небагато уваги, оскільки керівний орган підприємства самостійно складає і затверджує штатний розпис. Зазвичай розпис затверджується керівником (директором, головою фермерського господарства), який також має право вносити до нього зміни.

Нагадаємо, що однією із причин розірвання трудового договору за ініціативою власника чи уповноваженого органу є скорочення чисельності або штату працівників (ст. 40 КЗпП). Тож інформація про скорочення чи збільшення штатних одиниць обов’язково має наводитися у штатному розписі. Цей документ украй важливий, адже на його підставі можуть розв’язуватися питання звільнення працівників (у разі скорочень).

Тобто затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Його відсутність може розцінюватись як порушення вимог законодавства про працю, за що передбачено адмінвідповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 510 до 1 700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП). Аналогічний висновок містить лист Мінсоцполітики від 25.04.13 р. № 336/13/155-13 (далі – Лист № 336).

Крім того, підприємство можуть притягти до фінансової відповідальності на підставі абзацу дев’ятого ч. 2 ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог трудового законодавства, наклавши штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (далі – МЗП). На сьогодні це 5 000 грн.

Майте на увазі: підприємці можуть затверджувати штатний розпис за своїм бажанням (особливо це є доцільним для підприємців, які мають великий штат найманих працівників). Такої ж думки дотримується і Мінсоцполітики (лист від 21.05.19 р. № 34/0/23-19/133).

Форма та зміст штатного розпису

Під час розроблення штатного розпису підприємствам різних форм власності слід діяти так:

• бюджетні організації повинні брати за основу Типову форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну від 28.01.02 р. № 57;
• комерційні (у т. ч. сільськогосподарські) підприємства мають розробити її самостійно. Для них не встановлено типової форми, але для зручності можна взяти за орієнтир типову форму штатного розпису бюджетників.

Важливо: під час складання штатного розпису треба керуватися Класифікатором професій ДК 003:2010 (далі – Класифікатор), який затверджено наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327.

Штатний розпис комерційних підприємств має містити таку інформацію:

• назва структурного підрозділу, наприклад, бухгалтерія чи бухгалтерський відділ;
• найменування посад та код згідно із Класифікатором;
• кількість одиниць загалом та за конкретною посадою. Визначається самостійно. Наприклад, головний бухгалтер – 1, бухгалтер – 3;
• розмір посадового окладу. Це може бути стала сума (5 тис. грн) або в певному діапазоні (від 4 тис. до 6 тис. грн);
• загальний місячний фонд зарплати.

Що стосується найменування посад, то похідні слова до професій установлюються на підставі додатка В до Класифікатора (заступник, помічник, провідний тощо). Не допускається створення розширених назв професій через дефіс або з наведенням уточнень у дужках, крім тих, що передбачені у Класифікаторі. Тобто давати найменування професій, які самостійно складені із двох та більше професій, неправомірно.

А якщо працівник фактично виконує роботи за двома посадами, то з ним укладається трудовий договір за основною посадою (та, що передбачає більше обов’язків, часу виконання). У посадовій інструкції на працівника можна покласти частину іншої роботи, але тільки за його згодою.

Звертаємо увагу! Для уникнення непорозумінь у штатному розписі можна вказувати окремою графою коди професійних назв робіт згідно із Класифікатором.

Затвердження та зміна штатного розпису

Чи потрібно змінювати штатний розпис щороку?

Ні, такого правила не встановлено, але Мінсоцполітики рекомендує затверджувати штатний розпис на поточний рік (лист від 28.12.16 р. № 1812/0/101-16/284).

Приватні комерційні підприємства (у т. ч. сільгоспвиробники) можуть затвердити штатний розпис:

• або на певний період, наприклад на рік, два, п’ять. У такому разі після спливу передбаченого строку до нього варто внести зміни або викласти у новій редакції. Важливо! Слід звертати увагу на формулювання назви: «Штатний розпис на 2020 рік» чи «Штатний розпис». Якщо його затверджено на певний рік, то з настанням нового року потрібно затверджувати розпис заново;
• або безстроково. Точного строку дії розпису немає, він може застосовуватися постійно.

До відома! Штатний розпис зазвичай вводиться на підприємстві на початку року та може діяти протягом календарного року або бути безстроковим. Але на практиці його затверджують на початку календарного року, адже зазвичай з нового року змінюється розмір МЗП, а отже, доводиться міняти розмір оплати праці

Як уносяться зміни до штатного розпису?

Зазвичай розробленням проєкту штатного розпису займається кадрова служба або бухгалтер. Проєкт погоджується із керівником і затверджується наказом (розпорядженням) керівника. За потреби протягом року до нього вносять зміни за тією ж процедурою – розроблення проєкту, погодження, затвердження наказом.

Зміни до штатного розпису вносяться у разі зміни розмірів посадових окладів, заміни одних посад на інші (реструктуризація, оптимізація або інші внутрішні зміни), введення/виключення штатних одиниць, проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства. Зміни можна вносити безліч разів, якщо цього потребують обставини.

Унести зміни до штатного розпису можна одним із способів:

1. Видати наказ про внесення змін до штатного розпису із зазначенням у ньому змін.
2. Затвердити наказом штатний розпис у новій редакції.

Наведемо зразки документів, а саме: наказу по підприємству у зв’язку із скороченням штату (див. зразок 1) і штатного розпису, викладеного в новій редакції (див. зразок 2).

Фермерське господарство «Захід» Наказ № 344-к м. Полтава 30.10.20 р. Про скорочення штату та внесення змін до штатного розпису У зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зменшенням врожайності у поточному році, враховуючи постанову КМУ від 22.07.20 р. № 641 «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», а також згідно з рішенням загальних зборів членів Фермерського господарства «Захід» НАКАЗУЮ: 1. Із 01.01.21 р. скоротити такі штатні одиниці: Таблиця 1 (грн) Назва посади, професії Код за ДК 003:2010 Кількість штатних одиниць Посадовий оклад на повну штатну одиницю Над- бавки Місячний фонд зарплати 1 2 3 4 5 6 Бухгалтер 3433 1 7 000,00 – 7 000,00 Експедитор 3422 1 6 000,00 – 6 000,00 Унести з 01.01.21 р. зміни до штатного розпису, виклавши його у новій редакції (додається). Начальнику відділу кадрів Стерляк О. В.: ознайомити працівників, які обіймають ці посади, з наказом під підпис та попередити їх у встановленому порядку про можливе вивільнення відповідно до п. 1 ст. 40 КЗпП України; запропонувати всім працівникам, які підпадають під скорочення, переведення за їхньою згодою на вакантні посади. У разі відмови від переведення або відсутності вакансій підготувати документи для їх звільнення згідно із п. 1 ст. 40 КЗпП України. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою. Голова (підпис) Д. О. Стельмах

Слід знати! У разі скороченння штату згідно зі ст. 49-2 КЗпП про наступне вивільнення працівників попереджають персонально не пізніше ніж за два місяці. З установленого двомісячного строку не вилучається час перебування у відпустці, період тимчасової непрацездатності, інший час, упродовж якого працівник не працював з поважної чи неповажної причини.

Додаток до наказу по ФГ «Захід» від 30.10.20 р. № 344-к ЗАТВЕРДЖУЮ штат у кількості 8 штатних одиниць із місячним фондом заробітної плати за посадовими окладами 65 500 грн. Голова Стельмах Д. О. 30.10.20 р. Штатний розпис на 2021 рік ФГ «Захід» у новій редакції з 01.01.21 р., виходячи з мінімальної заробітної плати 6 000 грн на місяць № п/п Найменування структурних підрозділів, посад і професій Код професії за Класифі-катором професій Кількість штатних одиниць Посадовий оклад Місячний фонд заробітної плати Примітка (прізвище, ініціа ли працівника, який заміщує штатну одиницю) 1 2 3 4 5 6 7 Апарат управління 1 Голова фермерського господарства 1210.1 1 15 000 15 000 Стельмах Д. О. Бухгалтерія 1 Головний бухгалтер 1231 1 8 500 8 500 Боровик В. І. 2 Спеціаліст-бухгалтер 2419.3 1 6 000 6 000 Іванова Д. Д. Ферма 1 Завідувач господарства підсобного сільського 1221.2 1 6 000 6 000 Корсун Р. П. 2 Дояр 6121 2 6 000 12 000 Симоненко П. С., Петренко Т. Д. ... ... ... ... ... ... ...   Разом - 8   65 500   Головний бухгалтер (підпис) В. І. Боровик

Висновки

Штатний розпис – один із найважливіших документів на підприємстві. Він має бути на кожному підприємстві без винятку. Штатний розпис зазвичай вводиться на початку року і може діяти протягом календарного року або бути безстроковим. Штатний розпис та зміни до нього затверджуються наказом керівника.

Джерело: "Баланс-Агро" № 58-59, який виходить з друку 21.12.20 р.