Суть вопроса: штатное расписание является одним из наиболее важных документов каждого предприятия, ведь он устанавливает количество и перечень должностей, должностные оклады. С наступлением нового года его изменяют в связи с увеличением минимальной зарплаты или с целью внутренней оптимизации кадров, введения/исключения штатных единиц, проведения мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия. По необходимости изменять штатное расписание можно множество раз, но это следует делать правильно. В консультации напомним правила утверждения и изменения штатного расписания и приведем образцы документов.

Для чего нужно штатное расписание

Штатное расписание – это внутренний документ предприятия, который определяет структуру, штатный состав, численность работников, а также их оклады (см. письмо Минсоцполитики от 22.03.12 г. № 42/06/186-12).

Предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание (ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса, далее – ХК). На законодательном уровне этому вопросу уделено немного внимания, поскольку руководящий орган предприятия самостоятельно составляет и утверждает штатное расписание. Обычно расписание утверждается руководителем (директором, председателем фермерского хозяйства), который также имеет право вносить в него изменения.

Напомним, что одной из причин расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного органа является сокращение численности или штата работников (ст. 40 КЗоТ). Поэтому информация о сокращении или увеличении штатных единиц обязательно должна приводиться в штатном расписании. Этот документ крайне важен, ведь на его основании могут решаться вопросы увольнения работников (в случае сокращения).

То есть утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным. Его отсутствие может расцениваться как нарушение требований законодательства о труде, за что предусмотрена админответственность в виде штрафа в размере от 510 до 1 700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП). Аналогичный вывод содержит письмо Минсоцполитики от 25.04.13 г. № 336/13/155-13 (далее – Письмо № 336).

Кроме того, предприятие могут привлечь к финансовой ответственности на основании абзаца девятого ч. 2 ст. 265 КЗоТ за нарушение других требований трудового законодательства, наложив штраф в размере 1 минимальной заработной платы (далее – МЗП). На сегодня это 5 000 грн.

Имейте в виду: предприниматели могут утверждать штатное расписание по своему желанию (особенно это целесообразно для предпринимателей, которые имеют большой штат наемных работников). Такого же мнения придерживается и Минсоцполитики (письмо от 21.05.19 г. № 34/0/23-19/133).

Форма и содержание штатного расписания

При разработке штатного расписания предприятиям различных форм собственности нужно действовать так:

• бюджетные организации должны брать за основу Типовую форму штатного расписания, утвержденную приказом Минфина от 28.01.02 г. № 57;
• коммерческие (в т. ч. сельскохозяйственные) предприятия должны разработать ее самостоятельно. Для них не установлена типовая форма, но для удобства можно взять за ориентир типовую форму штатного расписания бюджетников.

Важно: при составлении штатного расписания надо руководствоваться Классификатором профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор), который утвержден приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327.

Штатное расписание коммерческих предприятий должно содержать следующую информацию:

• название структурного подразделения, например бухгалтерия или бухгалтерский отдел;
• наименование должностей и код согласно Классификатору;
• количество единиц вообще и по конкретной должности. Определяется самостоятельно. Например, главный бухгалтер – 1, бухгалтер – 3;
• размер должностного оклада. Это может быть постоянная сумма (5 тыс. грн) или в определенном диапазоне (от 4 тыс. до 6 тыс. грн);
• общий месячный фонд зарплаты.

Что касается наименования должностей, то производные слова к профессиям устанавливаются на основании приложения В к Классификатору (заместитель, помощник, ведущий и т. п.). Не допускается создание расширенных названий профессий через дефис или с приведением уточнений в скобках, кроме тех, которые предусмотрены в Классификаторе. То есть давать наименование профессий, которые самостоятельно составлены из двух и более профессий, неправомерно.

А если работник фактически выполняет работы по двум должностям, то с ним заключается трудовой договор по основной должности (той, которая предусматривает больше обязанностей, времени выполнения). В должностной инструкции на работника можно возложить часть другой работы, но только с его согласия.

Обращаем внимание! Во избежание недоразумений в штатном расписании можно указывать отдельной графой коды профессиональных названий работ согласно Классификатору.

Утверждение и изменение штатного расписания

Нужно ли менять штатное расписание ежегодно?

Нет, такого правила не установлено, но Минсоцполитики рекомендует утверждать штатное расписание на текущий год (письмо от 28.12.16 г. № 1812/0/101-16/284).

Частные коммерческие предприятия (в т. ч. сельхозпроизводители) могут утвердить штатное расписание:

• или на определенный период, например на год, два, пять. В таком случае после истечения предусмотренного срока в него следует внести изменения или изложить в новой редакции. Важно! Нужно обращать внимание на формулировку названия: «Штатное расписание на 2020 год» или «Штатное расписание». Если оно утверждено на определенный год, то с наступлением нового года нужно утверждать расписание заново;
• или бессрочно. Точного срока действия расписания нет, оно может применяться постоянно.

К сведению! Штатное расписание обычно вводится на предприятии в начале года и может действовать на протяжении календарного года или быть бессрочным. Но на практике его утверждают в начале календарного года, ведь обычно с нового года меняется размер МЗП, а следовательно, приходится менять размер оплаты труда.

Как вносят изменения в штатное расписание?

Обычно разработкой проекта штатного расписания занимается кадровая служба или бухгалтер. Проект согласовывается с руководителем и утверждается приказом (распоряжением) руководителя. По необходимости в течение года в него вносят изменения по той же процедуре – разработка проекта, согласование, утверждение приказом.

Изменения в штатное расписание вносятся в случае изменения размеров должностных окладов, смены одних должностей на другие (реструктуризация, оптимизация или другие внутренние изменения), введение/исключение штатных единиц, проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия. Изменения можно вносить множество раз, если этого требуют обстоятельства.

Внести изменения в штатное расписание можно одним из способов:

1. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием в нем изменений.
2. Утвердить приказом штатное расписание в новой редакции.

Приведем образцы документов, а именно: приказа по предприятию в связи с сокращением штата (см. образец 1) и штатного расписания, изложенного в новой редакции (см. образец 2).

ОБРАЗЕЦ 1 Фермерське господарство «Захід» Наказ № 344-к м. Полтава 30.10.20 р. Про скорочення штату та внесення змін до штатного розпису У зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зменшенням врожайності у поточному році, враховуючи постанову КМУ від 22.07.20 р. № 641 «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», а також згідно з рішенням загальних зборів членів Фермерського господарства «Захід» НАКАЗУЮ: 1. Із 01.01.21 р. скоротити такі штатні одиниці: Таблиця 1 (грн) Назва посади, професії Код за ДК 003:2010 Кількість штатних одиниць Посадовий оклад на повну штатну одиницю Над- бавки Місячний фонд зарплати 1 2 3 4 5 6 Бухгалтер 3433 1 7 000,00 – 7 000,00 Експедитор 3422 1 6 000,00 – 6 000,00 Унести з 01.01.21 р. зміни до штатного розпису, виклавши його у новій редакції (додається). Начальнику відділу кадрів Стерляк О. В.: ознайомити працівників, які обіймають ці посади, з наказом під підпис та попередити їх у встановленому порядку про можливе вивільнення відповідно до п. 1 ст. 40 КЗпП України; запропонувати всім працівникам, які підпадають під скорочення, переведення за їхньою згодою на вакантні посади. У разі відмови від переведення або відсутності вакансій підготувати документи для їх звільнення згідно із п. 1 ст. 40 КЗпП України. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою. Голова (підпис) Д. О. Стельмах

Следует знать! В случае сокращения штата согласно ст. 49-2 КЗоТ о предстоящем высвобождении работников предупреждают персонально не позже чем за два месяца. Из установленного двухмесячного срока не исключается время пребывания в отпуске, период временной нетрудоспособности, другое время, в течение которого работник не работал по уважительной или неуважительной причине.

ОБРАЗЕЦ 2 Додаток до наказу по ФГ «Захід» від 30.10.20 р. № 344-к ЗАТВЕРДЖУЮ штат у кількості 8 штатних одиниць із місячним фондом заробітної плати за посадовими окладами 65 500 грн. Голова Стельмах Д. О. 30.10.20 р. Штатний розпис на 2021 рік ФГ «Захід» у новій редакції з 01.01.21 р., виходячи з мінімальної заробітної плати 6 000 грн на місяць № п/п Найменування структурних підрозділів, посад і професій Код професії за Класифі-катором професій Кількість штатних одиниць Посадовий оклад Місячний фонд заробітної плати Примітка (прізвище, ініціа ли працівника, який заміщує штатну одиницю) 1 2 3 4 5 6 7 Апарат управління 1 Голова фермерського господарства 1210.1 1 15 000 15 000 Стельмах Д. О. Бухгалтерія 1 Головний бухгалтер 1231 1 8 500 8 500 Боровик В. І. 2 Спеціаліст-бухгалтер 2419.3 1 6 000 6 000 Іванова Д. Д. Ферма 1 Завідувач господарства підсобного сільського 1221.2 1 6 000 6 000 Корсун Р. П. 2 Дояр 6121 2 6 000 12 000 Симоненко П. С., Петренко Т. Д. ... ... ... ... ... ... ...   Разом - 8   65 500   Головний бухгалтер (підпис) В. І. Боровик

Выводы

Штатное расписание – один из самых важных документов на предприятии. Оно должно быть на каждом предприятии без исключения. Штатное расписание обычно вводится в начале года и может действовать на протяжении календарного года или быть бессрочным. Штатное расписание и изменения в него утверждаются приказом руководителя.

Источник: "Баланс-Агро" № 58-59, который выходит из печати 21.12.20 г.