Ситуація: керівник бюджетної установи (неплатник ПДВ) прийняв рішення про перерозподіл залишку коштів минулого року спеціального фонду – власних надходжень першої групи (надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством) та спрямував частину цих коштів на придбання 2 калькуляторів вартістю по 650 грн. кожен. Чи має право керівник прийняти таке рішення? Як задокументувати та відобразити в обліку цю операцію?

Як установа може розпорядитися власними коштами

Відповідно до пп. 2.1.15 Бюджетного кодексу (далі – БК) власні надходження бюджетних установ – це кошти, отримані ними в установленому порядку як плата за надання послуг, виконання робіт, гранти, дарунки та благодійні внески, а також кошти від реалізації в установленому порядку продукції чи майна та іншої діяльності.

Якщо власні надходження бюджетних установ перевищують витрати, затверджені законом про Держбюджет (рішенням про місцевий бюджет), розпорядник бюджетних коштів (далі – розпорядник) передбачає спрямування таких надпланових обсягів у першу чергу на погашення заборгованості з оплати праці, нарахувань на зарплату, стипендій, комунальних послуг та енергоносіїв.

Якщо такої заборгованості немає, розпорядник спрямовує 50 % коштів на заходи, що здійснюються за рахунок відповідних надходжень, і решту 50 % – на заходи, необхідні для виконання основних функцій, але не забезпечені коштами загального фонду бюджету за відповідною бюджетною програмою.

У такому разі розпорядник перерозподіляє обсяги взятих бюджетних зобов’язань за загальним фондом для проведення видатків за цими зобов’язаннями із спеціального фонду (п. 51.9 БК). Таке рішення оформлюється розпорядчим документом (розпорядженням, наказом).

За яким КЕКВ слід проводити придбання?

Економічна класифікація видатків бюджету чітко розмежовує видатки бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування.

Згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 (далі – Інструкція № 333), у нашій ситуації слід застосувати КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Саме за цим кодом забезпечуються видатки на придбання малоцінних предметів, у тому числі й фізкультурного та спортивного інвентарю, велосипедів, калькуляторів, іграшок для дитячих установ тощо (пп. 2.2.1.6 Інструкції № 333).

Облік придбаних активів – як МНМА чи МШП?

Це питання слід висвітлити в наказі про облікову політику установи. Зокрема, треба зазначити, чим є придбаний калькулятор – активом, що поповнює фонд малоцінних необоротних матеріальних активів (далі – МНМА), незалежно від його вартості та строку використання (більше року), чи малоцінним та швидкозношуваним предметом (далі – МШП) зі строком використання менше року або операційного циклу. Це рішення приймається також з огляду на інтенсивність використання придбаного калькулятора та його якість. Від прийнятого рішення залежить порядок оприбуткування активу та відображення цієї операції в бухобліку.

Отже, розглянемо обидва варіанти обліку.

Калькулятори – МНМА

Відповідно до наказу про облікову політику бюджетної установи, НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів для суб’єктів державного сектора, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11), придбані калькулятори зараховуються до складу МНМА, які крім інших активів, визначених в абзаці п’ятому пп. 1.2 розд. II Методрекомендацій № 11, включають також обчислювальну техніку.

Як задокументувати надходження калькуляторів?

У момент надходження до установи об’єкта МНМА необхідно відкрити Інвентарну картку обліку об’єкта основних засобів на підставі Акта введення в експлуатацію основних засобів (типові форми цих документів затверджені наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818) або інших первинних документів (видаткової накладної тощо).

Крім того, придбаному об’єкту слід присвоїти номенклатурний номер. При цьому згідно з Методрекомендаціями № 11 предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. Перші чотири знаки номенклатурного номера означають номер субрахунка, п’ятий – підгрупу, всі інші знаки – порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих груп МНМА, для яких не виділені підгрупи, п’ятий знак може позначатися нулем.

Номенклатурні номери, присвоєні об’єктам МНМА, зберігаються за ними на весь період їх перебування у даного суб’єкта держсектора.

Візьміть до уваги: номери інвентарних об’єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватися іншим об’єктам, що заново надійшли, протягом трьох років.

Як амортизується вартість калькуляторів?

Амортизація МНМА, зазначених у п. 3.2 (крім пп. 3.2.7) розд. II НП(С)БОДС 121, нараховується в першому місяці передачі у використання об’єкта у розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % первісної вартості – у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) (п. 7 розд. IV НП(С)БОДС 121).

Як ведеться облік калькуляторів – МНМА?

Згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – План рахунків № 1203), та Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), у кінці року рахунки доходів та витрат закриваються.

Залишок коштів минулого року, який накопичувався на субрахунку 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)», де ведеться облік доходів від реалізації продукції (робіт, послуг), розпорядником та державними цільовими фондами в кінці року закривається і формується фінрезультат. Цей результат відображається на субрахунку 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», де обліковуються фінрезультати виконання розпорядниками кошторису (бюджету) за попередні звітні періоди.

Тобто, аби забезпечити коректне відображення операцій з придбання калькуляторів, необхідно вилучити торішні залишки коштів із субрахунка 5512 та спрямувати їх на придбання калькуляторів на підставі рішення керівника.

Для обліку та узагальнення інформації про наявність та рух коштів фінансування заходів цільового призначення, зокрема коштів, які спрямовуються на придбання необоротних активів, призначено рахунок 54 «Цільове фінансування». Зокрема, на субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру з подальшим включенням до внесеного капіталу в частині введених в експлуатацію необоротних активів.

МНМА, строк експлуатації яких перевищує один рік, але які за вартісними ознаками не віднесено до ОЗ, обліковуються на субрахунку 1113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».

Як визначено НП(С)БОДС 121 та Порядком № 1219, усі витрати, понесені при придбанні МНМА до моменту введення їх в експлуатацію, відображаються на рахунку 13 «Капітальні інвестиції», зокрема на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи», де ведеться облік витрат на придбання, створення (виготовлення) власними силами інших необоротних матеріальних активів.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219), облік операції з придбання калькуляторів ведеться так:

(грн.)

№ з / п	Зміст операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5
1	Відображено залишок минулого року	2313 «Реєстраційні рахунки»	5512	1 300
2	Вилучено кошти з фінансового результуту та направлено на цільове фінансування для придбання калькуляторів	5512	5411	1 300
3	Отримано калькулятори від постачальника	1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи»	6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	1 300
4	Перераховано кошти постачальнику за отримані калькулятори	6211	2313	1 300
5	Введено в експлуатацію калькулятори	1113	1312	1 300
6	Водночас проведено другий запис про збільшення внесеного капіталу	5411	5111 «Внесений капітал розпорядникам бюджетних коштів»	1 300
7	Нараховано амортизацію на введені в експлуатацію активи (50 %)	8114 «Амортизація»	1412 «Знос інших необоротних матеріальних активів»	650
8	Закрито рахунок витрат на амортизацію в кінці звітного періоду	5511 «Фінансовий результат виконання кошторису звітного періоду»	8114	650

Калькулятори – МШП

Відповідно до наказу про облікову політику бюджетної установи, НП(С)БОДС 123 «Запаси» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів для суб’єктів державного сектора, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації запасів), придбані калькулятори зараховуються до складу МШП.

Нагадаємо, до МШП належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року (Порядок № 1219), зокрема:

• знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);
• пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
• спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;
• предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;
• господарський інвентар – предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;
• господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо);
• канцелярське приладдя (папір, олівці тощо);
• інші предмети, зокрема смарт-картки.

Звертаємо увагу: після передачі в експлуатацію МШП списують із балансу установи, але організовують оперативний кількісний облік таких предметів за місцями експлуатації та матеріально відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання (п. 37 розд. II Методрекомендацій запасів).

Як задокументувати операції з МШП?

Операції з переміщення, видачі й вибуття запасів, у тому числі МШП, оформляються типовими формами, затвердженими наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. На жаль, у цьому наказі немає форм для ведення оперативного обліку, тому кожна установа має розробити та затвердити наказом про облікову політику власну форму для оперативного обліку запасів та МШП після передачі їх в експлуатацію.

Як ведеться облік калькуляторів – МШП?

Згідно з Планом рахунків № 1203 та Порядком № 1219 доходи минулого року закриваються на фінансовий результат на субрахунок 5512, тому для коректного відображення цієї операції витрачання коштів проводимо з субрахунка 5512, а не з субрахунка 7111, який формується вже в новому звітному періоді й жодного відношення до торішніх коштів не має.

На субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» ведеться облік МШП на складі, у тому числі МШП, що мають специфічне призначення і обмежене короткострокове застосування в окремих галузях.

Згідно з Типовою кореспонденцією № 1219 в обліку вказані операції відображаються так:

(грн.)

№ з / п	Зміст операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5
1	Відображено залишок минулого року	2313	5512	1 300
2	Отримано від постачальника калькулятори	1812	6211	1 300
3	Перераховано кошти постачальнику за отримані калькулятори	6211	2313	1 300
4	Видано зі складу у використання калькулятори	8113 «Матеріальні витрати»	1812	1 300
5	Закрито у звітному періоді рахунок витрат	5511	8113	1 300

Висновки

Ми розглянули два способи оприбуткування калькуляторів. Більш прийнятним для установи, на наш погляд, є облік калькуляторів у складі МНМА, адже тоді буде здійснюватися постійний контроль за фактичною наявністю активів шляхом проведення інвентаризації. Обліковувати калькулятори у складі МШП доцільно при інтенсивному використанні калькуляторів та в разі, коли існує ймовірність, що вони будуть придатні до використання менше року.

Джерело: "Баланс-Бюджет" № 11, який вийшов з друку 12.03.18 р.