Ситуация: руководитель бюджетного учреждения (неплательщик НДС) принял решение о перераспределении остатка средств в прошлом году специального фонда – собственных поступлений первой группы (поступление от платы за услуги, которые предоставляются бюджетными учреждениями согласно законодательству) и направил часть этих средств на приобретение 2 калькуляторов стоимостью по 650 грн. каждый. Имеет ли право руководитель принять такое решение? Как задокументировать и отразить в учете эту операцию?

Как учреждение может распорядиться собственными средствами

В соответствии с пп. 2.1.15 Бюджетного кодекса (далее – БК) собственные поступления бюджетных учреждений – это средства, полученные ими в установленном порядке как плата за предоставление услуг, выполнение работ, гранты, подарки и благотворительные взносы, а также средства от реализации в установленном порядке продукции или имущества и другой деятельности.

Если собственные поступления бюджетных учреждений превышают расходы, утвержденные законом о Госбюджете (решением о местном бюджете), распорядитель бюджетных средств (далее – распорядитель) предусматривает направление таких сверхплановых объемов в первую очередь на погашение задолженности по оплате труда, начислений на зарплату, стипендий, коммунальных услуг и энергоносителей.

Если такой задолженности нет, распорядитель направляет 50 % средств на мероприятия, которые осуществляются за счет соответствующих поступлений, и остальные 50 % – на мероприятия, необходимые для выполнения основных функций, но не обеспеченные средствами общего фонда бюджета по соответствующей бюджетной программе.

В таком случае распорядитель перераспределяет объемы взятых бюджетных обязательств по общему фонду для проведения расходов по этим обязательствам из специального фонда (п. 51.9 БК). Такое решение оформляется распорядительным документом (распоряжением, приказом).

По какому КЭКР следует проводить приобретение?

Экономическая классификация расходов бюджета четко разграничивает расходы бюджетных учреждений и получателей бюджетных средств по экономическим характеристикам операций, которые осуществляются в соответствии с функциями государства и местного самоуправления.

Согласно Инструкции относительно применения экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333 (далее – Инструкция № 333), в нашей ситуации следует применить КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Именно по этому коду обеспечиваются расходы на приобретение малоценных предметов, в том числе и физкультурного и спортивного инвентаря, велосипедов, калькуляторов, игрушек для детских учреждений и т. п. (пп. 2.2.1.6 Инструкции № 333).

Учет приобретенных активов – как МНМА или МБП?

Этот вопрос следует осветить в приказе об учетной политике учреждения. В частности, нужно заметить, чем является приобретенный калькулятор – активом, который пополняет фонд малоценных необоротных материальных активов (далее – МНМА), независимо от его стоимости и срока использования (более года), или малоценным и быстроизнашивающимся предметом (далее – МБП) со сроком использования менее года или операционного цикла. Это решение принимается также с учетом интенсивности использования приобретенного калькулятора и его качества. От принятого решения зависит порядок оприходования актива и отражения этой операции в бухучете.

Итак, рассмотрим оба варианта учета.

Калькуляторы – МНМА

В соответствии с приказом об учетной политике бюджетного учреждения, НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету основных средств для субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации № 11), приобретенные калькуляторы зачисляются в состав МНМА, которые кроме других активов, определенных в абзаце пятом пп. 1.2 разд. II Методрекомендаций № 11, включают также вычислительную технику.

Как задокументировать поступление калькуляторов?

В момент поступления в учреждение объекта МНМА необходимо открыть Инвентарную карточку учета объекта основных средств на основании Акта ввода в эксплуатацию основных средств (типовые формы данных документов утверждены приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818) или других первичных документов (расходной накладной и т. п.).

Кроме того, приобретенному объекту следует присвоить номенклатурный номер. При этом согласно Методрекомендациям № 11 предметам одного наименования, качества материала и цены устанавливается один номенклатурный номер. Первые четыре знака номенклатурного номера означают номер субсчета, пятый – подгруппу, остальные знаки – порядковый номер предмета в подгруппе. Для тех групп МНМА, для которых не выделены подгруппы, пятый знак может отражаться нулем.

Номенклатурные номера, присвоенные объектам МНМА, сохраняются за ними на весь период их пребывания у данного субъекта госсектора.

Примите во внимание: номера инвентарных объектов, которые выбыли или ликвидированы, не должны присваиваться другим вновь поступившим объектам в течение трех лет.

Как амортизируется стоимость калькуляторов?

Амортизация МНМА, указанных в п. 3.2 (кроме пп. 3.2.7) разд. II НП(С)БУГС 121, начисляется в первом месяце передачи в использование объекта в размере 50 % его первоначальной стоимости и остальные 50 % первоначальной стоимости – в месяце их исключения из активов (списания с баланса) (п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121).

Как ведется учет калькуляторов – МНМА?

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203 (далее – План счетов № 1203), и Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), в конце года счета доходов и расходов закрываются.

Остаток средств в прошлом году, который накапливался на субсчете 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)», где ведется учет доходов от реализации продукции (работ, услуг), распорядителем и государственными целевыми фондами в конце года закрывается и формируется финрезультат. Этот результат отражается на субсчете 5512 «Накопленные финансовые результаты исполнения сметы», где учитываются финрезультаты исполнения распорядителями сметы (бюджета) за предыдущие отчетные периоды.

То есть, чтобы обеспечить корректное отражение операций по приобретению калькуляторов, необходимо изъять прошлогодние остатки средств с субсчета 5512 и направить их на приобретение калькуляторов на основании решения руководителя.

Для учета и обобщения информации о наличии и движении средств финансирования мероприятий целевого назначения, в частности средств, которые направляются на приобретение необоротных активов, предназначен счет 54 «Целевое финансирование». В частности, на субсчете 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств» ведется учет поступления средств целевого финансирования, которые выделяются из соответствующего бюджета на проведение мероприятий целевого характера с последующим включением во внесенный капитал в части ввода в эксплуатацию необоротных активов.

МНМА, срок эксплуатации которых превышает один год, но которые по стоимостным признакам не отнесены к ОС, учитываются на субсчете 1113 «Малоценные необоротные материальные активы».

Как определено НП(С)БУГС 121 и Порядком № 1219, все расходы, понесенные при приобретении МНМА до момента ввода их в эксплуатацию, отражаются на счете 13 «Капитальные инвестиции», в частности на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в другие необоротные материальные активы», где ведется учет расходов на приобретение, создание (изготовление) собственными силами других необоротных материальных активов.

В соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219), учет операции по приобретению калькуляторов ведется следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отражен остаток в прошлом году	2313 «Регистрационные счета»	5512	1 300
2	Исключены средства из финансового результута и направлены на целевое финансирование для приобретения калькуляторов	5512	5411	1 300
3	Получены калькуляторы от поставщика	1312 «Капитальные инвестиции в другие необоротные материальные активы»	6211 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	1 300
4	Перечислены средства поставщику за полученные калькуляторы	6211	2313	1 300
5	Введены в эксплуатацию калькуляторы	1113	1312	1 300
6	Одновременно проведена вторая запись об увеличении внесенного капитала	5411	5111 «Внесенный капитал распорядителям бюджетных средств»	1 300
7	Начислена амортизация на введенные в эксплуатацию активы (50 %)	8114 «Амортизация»	1412 «Износ других необоротных материальных активов»	650
8	Закрыт счет расходов на амортизацию в конце отчетного периода	5511 «Финансовый результат исполнения сметы отчетного периода»	8114	650

Калькуляторы – МБП

В соответствии с приказом об учетной политике бюджетного учреждения, НП(С)БУГС 123 «Запасы» и Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету запасов для субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации запасов), приобретенные калькуляторы засчитываются в состав МБП.

Напомним, к МБП относятся предметы, которые используются в течение не более одного года или в течение операционного цикла, если он больше одного года (Порядок № 1219), в частности:

• орудия лова (тралы, невода, сети и т. п.);
• пилы, сучкорезы, тросы для сплава;
• специальные инструменты и специальные приспособления для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуальных заказов;
• предметы производственного назначения, оборудование, способствующее охране труда, предметы технического назначения, которые не могут быть отнесены к необоротным активам;
• хозяйственный инвентарь – предметы конторского и хозяйственного обустройства, столовый, кухонный и другой хозяйственный инвентарь, предметы противопожарного назначения;
• хозяйственные материалы, которые используются для текущих нужд учреждений (электрические лампы, мыло, щетки и т. п.);
• канцелярские принадлежности (бумага, карандаши и т. п.);
• другие предметы, в частности смарт-карточки.

Обращаем внимание: после передачи в эксплуатацию МБП списывают с баланса учреждения, но организуют оперативный количественный учет таких предметов по местам эксплуатации и материально ответственными лицами в течение срока их фактического использования (п. 37 разд. II Методрекомендаций запасов).

Как задокументировать операции по МБП?

Операции по перемещению, выдаче и выбытию запасов, в том числе МБП, оформляются типовыми формами, утвержденными приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. К сожалению, в этом приказе нет форм для ведения оперативного учета, поэтому каждое учреждение должно разработать и утвердить приказом об учетной политике собственную форму для оперативного учета запасов и МБП после передачи их в эксплуатацию.

Как ведется учет калькуляторов – МБП?

Согласно Плану счетов № 1203 и Порядку № 1219 доходы в прошлом году закрываются на финансовый результат на субсчет 5512, поэтому для корректного отражения этой операции расходования средств проводим с субсчета 5512, а не с субсчета 7111, который формируется уже в новом отчетном периоде и никакого отношения к прошлогодним средствам не имеет.

На субсчете 1812 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» ведется учет МБП на складе, в том числе МБП, которые имеют специфическое назначение и ограничено краткосрочное применение в отдельных отраслях.

Согласно Типовой корреспонденции № 1219 в учете указанные операции отражаются следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отражен остаток в прошлом году	2313	5512	1 300
2	Получены от поставщика калькуляторы	1812	6211	1 300
3	Перечислены средства поставщику за полученные калькуляторы	6211	2313	1 300
4	Выданы со склада в использование калькуляторы	8113 «Материальные расходы»	1812	1 300
5	Закрыт в отчетном периоде счет расходов	5511	8113	1 300

Выводы

Мы рассмотрели два способа оприходования калькуляторов. Более приемлемым для учреждения, на наш взгляд, является учет калькуляторов в составе МНМА, ведь тогда будет осуществляться постоянный контроль за фактическим наличием активов путем проведения инвентаризации. Учитывать калькуляторы в составе МБП целесообразно при интенсивном использовании калькуляторов и в случае, когда существует вероятность, что они будут пригодны к использованию менее года.

Источник: "Баланс-Бюджет" № 11, который вышел из печати 12.03.18 г.