Ситуація. У січні закінчується строк дії договору оренди приміщення під офіс. У зв’язку із цим підприємство планує змінити своє місцезнаходження, уклавши договір оренди іншого приміщення. Виникла низка запитань щодо оформлення всіх необхідних документів.

Про що стаття? Ми розглянемо, якою має бути послідовність дій підприємства при зміні місцезнаходження, куди та які документи потрібно буде подати.

Загальні положення

Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності або розташування офісу, з якого здійснюється щоденне керівництво діяльністю юрособи (там переважно перебувають керівники), управління та облік (ст. 93 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Відомості про місцезнаходження підприємства містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», далі – Закон № 755).

Якщо підприємство змінює своє місцезнаходження, то до ЄДР мають бути внесені зміни. Крім того, про цю подію необхідно повідомити відповідні державні органи та інших заінтересованих осіб.

Що загрожує підприємству, яке змінило свою адресу, але не внесло ці зміни до ЄДР?

Відомості в ЄДР мають бути в актуальному стані, оскільки ними користуються контролюючі органи та ваші контрагенти. Розбіжність у даних – коли фактичне місцезнаходження не збгається із зазначеним у ЄДР – може мати негативні наслідки.

Наприклад, податковий орган у цьому випадку може застосувати до підприємства штраф на підставі п. 117.1 Податкового кодексу (далі – ПК) у розмірі 1 020 грн.

Крім того, підприємство не зможе своєчасно «зустріти» перевіряючих, якщо вони прийдуть з перевіркою на адресу, зазначену в ЄДР, за якою підприємство не знаходиться. А це вже загрожує штрафами за недопуск до перевірки. Наприклад, якщо органи Держпраці не знайдуть підприємство за адресою, зазначеною в ЄДР, і з цієї причини перевірка не відбудеться, то до підприємства можуть застосувати штраф на підставі ст. 265 КЗпП:

• за недопуск до перевірки з питань дотримання законодавства про працю, створення перешкод під час її проведення – у розмірі 3 МЗП (мінімальних зарплати) (зараз це 21 300 грн);
• за вищезазначені дії у разі перевірки щодо виявлення порушень, які стосуються фактичного допуску фізособи до роботи без оформлення з нею трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання ним роботи протягом повного робочого часу, установленого на підприємстві, та виплати зарплати без нарахування та сплати ЄСВ – у розмірі 16 МЗП (зараз це 113 600 грн).

Крім того, на вашу стару адресу приходитиме поштова кореспонденція, і якщо її вчасно не забирати, ви можете пропустити важливі для вас повідомлення.

Тому рекомендуємо вам не затягувати з унесенням змін до ЄДР, а також оформленням інших необхідних документів. Нижче ми докладно розповімо, як вам треба діяти.

Вносимо зміни до ЄДР

Повідомляємо податковий орган

Повідомляємо інші органи та контрагентів

Повний текст консультації див. у «БАЛАНС» № 2 або «БАЛАНС-АГРО» № 2 від 09.01.2024.