Ситуация. В январе заканчивается срок действия договора аренды помещения под офис. В связи с этим предприятие планирует поменять свое местонахождение, заключив договор аренды другого помещения. Возник ряд вопросов относительно оформления всех необходимых документов.

О чем статья? Мы рассмотрим, какой должна быть последовательность действий предприятия при смене местонахождения, куда и какие документы нужно будет представить.

Общие положения

Местонахождением юридического лица является фактическое место ведения деятельности или расположения офиса, из которого осуществляется ежедневное руководство деятельностью юрлица (там преимущественно находятся руководители), управление и учет (ст. 93 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Сведения о местонахождении предприятия содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закона от 15.05.2003 № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований», далее – Закон № 755).

Если предприятие меняет свое местонахождение, то в ЕГР должны быть внесены изменения. Кроме того, об этом событии необходимо уведомить соответствующие государственные органы и других заинтересованных лиц.

Что грозит предприятию, которое поменяло свой адрес, но не внесло эти изменения в ЕГР?

Сведения в ЕГР должны быть в актуальном состоянии, поскольку ими пользуются контролирующие органы и ваши контрагенты. Расхождение в данных – когда фактическое местонахождение не сопадает с указанным в ЕГР – могут иметь негативные последствия.

Например, налоговый орган в этом случае может применить к предприятию штраф на основании п. 117.1 Налогового кодекса (далее – НК) в размере 1 020 грн.

Кроме того, предприятие не сможет своевременно «встретить» проверяющих, если они придут с проверкой по адресу, указанному в ЕГР, по которому предприятие не находится. А это уже чревато штрафами за недопуск к проверке. Например, если органы Гоструда не найдут предприятие по адресу, указанному в ЕГР, и по этой причине проверка не состоится, к предприятию могут применить штраф на основании ст. 265 КЗоТ:

• за недопуск к проверке по вопросам соблюдения законодательства о труде, создание препятствий при ее проведении – в размере 3 МЗП (минимальных зарплат) (сейчас это 21 300 грн);
• за вышеуказанные действия в случае проверки на предмет выявления нарушений, касающихся фактического допуска физлица к работе без оформления с ним трудового договора (контракта), оформления работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы в течение полного рабочего времени, установленного на предприятии, и выплаты зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ – в размере 16 МЗП (сейчас это 113 600 грн).

Кроме того, на ваш старый адрес будет приходить почтовая корреспонденция, и если ее своевременно не забирать, вы можете пропустить важные для вас сообщения.

Поэтому рекомендуем вам не затягивать с внесением изменений в ЕГР, а также оформлением других необходимых документов. Ниже мы подробно расскажем, как вам следует действовать.

Вносим изменения в ЕГР

Уведомляем налоговый орган

Уведомляем другие органы и контрагентов

Полный текст консультации см. в «БАЛАНС» № 2 или «БАЛАНС-АГРО» № 2 от 09.01.2024.