Хто може розписуватися на касових документах у вихідні дні бухгалтерії?
Ситуація: структурний підрозділ підприємства (аптека) працює без вихідних, а адміністрація цього підприємства (у т. ч. і бухгалтерія) – 5 днів на тиждень із вихідними в суботу та неділю. Тому виникло запитання: хто може підписувати касові документи аптеки (прибуткові, видаткові ордери та касову книгу) у вихідні дні бухгалтерії та як правильно оформити повноваження на підпис касових документів?
Аналіз ситуації
У всьому, що стосується каси, керуємося Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148).
Наприклад, режим структурного підрозділу, який проводить касові операції, не збігається з режимом роботи бухгалтерії підприємства (п'ятиденний робочий тиждень). Конкретне запитання: хто буде підписувати касові документи по суботах і неділях?
Відповідь знаходимо в п. 25, 26 і 45 Положення № 148, де сказано, що:
- прибуткові касові ордери повинні бути підписані головним бухгалтером або іншою особою, уповноваженою керівником;
- видаткові касові ордери або видаткові відомості повинні бути підписані керівником підприємства, а також головним бухгалтером або іншою особою, уповноваженою керівником;
- на підприємствах, що мають одного касира, у разі необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника на підставі письмового наказу керівника.
Як бачимо, уповноважений працівник може підписувати касові документи замість головного бухгалтера та/або замість керівника підприємства, касира. Такого працівника керівник повинен призначити своїм наказом (розпорядженням).
Документальне оформлення
Будь-які операції вимагають правильного документального оформлення, а касові – тим більше. Розглянемо, які запитання можуть виникнути в підприємства на практиці та які нюанси йому слід урахувати.
Кого можна вповноважити на підписання касових документів підрозділу (аптеки)?
Обов'язок підписувати касові документи можна покласти на працівника аптеки (наприклад, на провізора). При цьому є два варіанти:
- або він буде робити це на постійній основі (зразок наказу див. нижче);
- або тільки у вихідні для адміністрації підприємства (бухгалтерії) дні, а в будні дні в касових документах буде розписуватися головний бухгалтер, директор, касир.
Радимо обрати перший варіант, щоб не виникало плутанини з оформленням касових документів.
|
Важливий нюанс! У працівника, який буде вповноважений розписуватися в касових документах за головного бухгалтера/директора, теж є вихідні дні (згідно з його графіком роботи). А аптека, швидше за все, працює без вихідних. Хто ж буде розписуватися в касових документах у вихідні дні вповноваженого працівника? Законодавством не заборонено призначити двох уповноважених осіб. Продумайте і такий момент: у двох уповноважених графіки роботи не повинні збігатися. |
Якщо на працівника, який не є касиром, покладено обов'язки з оформлення касових операцій (у т. ч. обов'язок підписувати касові документи), чи потрібно з ним укладати договір про повну матеріальну відповідальність?
Так, потрібно. Підстава – абзац третій п. 45 Положення № 148. Тому керівник підприємства повинен:
- видати наказ про призначення особи, відповідальної за підписання касових документів підрозділу (аптеки);
- укласти з таким працівником договір про повну матеріальну відповідальність.
Чи потрібно доплачувати працівнику за виконання додаткових обов'язків?
У даному випадку йдеться про суміщення посад (професій). Адже підписання касових документів не входить у коло професійних обов'язків, наприклад, провізора. А за суміщення посад (професій) працівникам належить доплата в розмірі, установленому колективним договором (ст. 105 КЗпП). Якщо на підприємстві немає колективного договору, то розмір доплат може бути встановлений внутрішнім документом (наказом, положенням про оплату праці і т. д.).
Чиє прізвище треба вказувати у видатковому/прибутковому ордері, якщо замість головного бухгалтера в документі розписується уповноважена особа: цієї особи чи головного бухгалтера?
Потрібно вказувати прізвище (П. І. Б.) тієї особи, яка ставить свій підпис. Обґрунтування: працівник уповноважений на підписання касових документів належним чином і це допускається Положенням № 148.
|
ЗРАЗОК ТОВ «Тополі» (код ЄДРПОУ 12365478) Наказ № 123-1 м. Київ 29.05.18 р. Про надання права
|
Висновки
На практиці режим структурного підрозділу, який проводить касові операції, може не збігатися з режимом роботи бухгалтерії підприємства. У цьому випадку керівник підприємства має право своїм наказом (розпорядженням) призначити працівника, відповідального за підписання касових документів підрозділу.
Із працівником, на якого покладено обов'язок з оформлення касових операцій, необхідно укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Такому працівнику належить доплата за суміщення (посад) професій.
Джерело: "Баланс" № 51-52, який вийшов з друку 25.06.18 р.