Незважаючи на жорсткий фінмоніторинг операцій із готівкою, багато підприємств не відмовляються від готівкових розрахунків. А для торговельних підприємств готівкова виручка – основне джерело доходу. Гроші, як і будь-який інший актив підприємства, вимагають контролю. Для цього проводиться інвентаризація каси. Коли та як правильно це зробити, ви дізнаєтеся з нашої статті.

Коли проводимо інвентаризацію

Обов’язок проводити інвентаризацію каси передбачено п. 46 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі - Положення № 148). За загальними правилами обов’язкову інвентаризацію каси проводять за наявності підстав, установлених у п. 7 розд. І Положення № 879, наприклад, перед складанням річної фінзвітності протягом двох місяців до дати балансу (докладніше див. у матеріалі «Порядок проведення інвентаризації»).

В інших випадках періодичність і строки проведення інвентаризації каси встановлюються керівником підприємства. Так, керівник має право призначити раптову інвентаризацію (п. 5 розд. II Положення № 879).

Що та де інвентаризуємо

Зрозуміло, що головний об’єкт інвентаризації – готівка.

Для довідки. Готівка – це грошові знаки національної валюти України (банкноти та монети, у т. ч. розмінні, оборотні, пам’ятні монети, які є платіжними засобами) (пп. 3 п. 3 Положення № 148).

Облік готівки ведуть на субрахунках 301 «Готівка в національній валюті» і 302 «Готівка в іноземній валюті».

Об’єктом інвентаризації є й інші цінності, які зберігаються в касі. Це грошові документи (наприклад, оплачені проїзні документи), цінні папери, чекові книжки. Облік грошових документів ведеться на субрахунках 331 «Грошові документи в національній валюті» і 332 «Грошові документи в іноземній валюті».

Оскільки всі ці цінності зберігаються в касі, нагадаємо, що касою є приміщення або місце проведення готівкових розрахунків, а також приймання, видання, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, а також касових документів (пп. 8 п. 3 Положення № 148).

Значить, інвентаризація проводиться не тільки в центральній касі підприємства, але й у касах відокремлених підрозділів (за наявності). Якщо підприємство при розрахунках із покупцями використовує РРО або розрахункові книжки (далі – РК), то інвентаризацію потрібно проводити і в місцях здійснення готівкових розрахунків.

Етапи проведення інвентаризації

Інвентаризація каси проводиться за правилами, передбаченими Положенням № 148 (пп. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).

Підготовчий етап

Крок 1. Касир повинен вивести в касовій книзі залишок коштів у касі.

Важливо! Якщо до початку перевірки касир не встиг внести прибуткові та видаткові документи до касової книги, тоді в присутності інвентаризаційної комісії він складає звіт касира та визначає залишок коштів у касі.

Крок 2. Комісія записує останні номери заповнених прибуткового та видаткового касових ордерів (типові форми № КО-1 і № КО-2 наведено відповідно в додатках 2 і 3 до Положення № 148). Після цього пред’явлені касиром документи не беруться до уваги.

Крок 3. Касир дає розписку в тому, що всі касові документи здано до бухгалтерії, усі кошти, що надійшли, повністю оприбутковано, а вибулі – списано на витрати.

До відома: розписка є частиною Акта про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення № 148.

Слід знати, що в касі заборонено зберігати кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (п. 38 Положення № 148). Касир повинен стежити за виконанням цієї вимоги, інакше такі кошти будуть уважатися надлишком і повинні будуть оприбутковуватися в касі.

Проведення інвентаризації

Крок 1. Комісія підраховує (покупюрно) фактично наявні в касі кошти (п. 46 Положення № 148). Залишок готівки в касі звіряється з даними книг обліку.

На замітку! Книги обліку – це касова книга, книга обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки, КОРО (у випадку її використання) (пп. 13 п. 3 Положення № 148).

Якщо підприємство здійснювало розрахунки через РРО, сума наявної готівки в місці проведення касиром розрахунків звіряється із сумою, зазначеною у фіскальних звітах РРО (Х- або Z-звіті) (п. 46 Положення № 148). Якщо розрахунки проводяться із застосуванням РК і КОРО, то залишок готівки в касі звіряється з даними КОРО (додаток 2 до Порядку, затвердженому наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547).

Крок 2. Перевіряється правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів у випадку ведення касової книги в електронній формі.

Крок 3. Під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі, які зберігаються в касі, особливу увагу приділяють (п. 6.4 розд. ІІІ Положення № 879):

• фактичній наявності цінних паперів;
• правильності їх оформлення та реальності вартості, за якою вони відображені в балансі підприємства;
• тому, наскільки повно та своєчасно відображено в бухобліку доходи від фінансових інвестицій.

Інвентаризація цінних паперів проводиться за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.

Оформлення результатів інвентаризації

Після закінчення інвентаризації комісія складає у двох примірниках акт, який підписують голова комісії, її члени та матеріально відповідальна особа. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий залишається в касира (див. зразок).

На замітку! Якщо інвентаризація проводиться при зміні матеріально відповідальної особи, то акт складається в трьох примірниках (по одному примірнику матеріально відповідальним особам, між якими відбувається передання цінностей, і один для бухгалтерії).

У випадку виявлення в ході інвентаризації нестач або надлишків цінностей цей факт фіксується в акті. Тут же касир указує причину їх виникнення.

Виявлені надлишки коштів повинні бути оприбутковані. Для цього оформляють прибутковий касовий ордер.

У випадку виявлення в касі нестачі цінностей керівник підприємства з’ясовує причину її виникнення та встановлює винну особу. Як правило, це касир. Адже саме касир є матеріально відповідальною особою.

Слід знати! Відомості про готівку в іноземній валюті вносяться до акта інвентаризації із зазначенням назви та суми інвалюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми інвалюти в перерахунку на грошову одиницю України.

Для грошових документів і бланків суворої звітності може застосовуватися Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572. В акті наводяться назва, номер, серія та номінальна вартість таких документів.

Облік результатів інвентаризації

Якщо в результаті інвентаризації виявлені надлишки готівки, то їх сума включається до доходу (п. 46 Положення № 148, п. 4 розд. IV Положення № 879). Така операція відображається проведенням Дт 301, 302 – Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності». Надлишок грошових документів обліковується аналогічно (Дт 331, 332 – Кт 719).

Нестача готівки та грошових документів списується проведенням Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» – Кт 301, 302, 331, 332 з одночасним відображенням на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Сума заборгованостей касира перед підприємством нараховується проведенням Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» – Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів», а погашення нестачі – записом Дт 301, 302, 331, 332 – Кт 375 з одночасним списанням із позабалансового субрахунка 072.

Утримання суми нестачі із зарплати касира відображається записом Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» – Кт 375.

Приклад

У ході інвентаризації каси підприємства був виявлений:

• варіант 1 – надлишок готівки в сумі 1 000 грн. На цю суму оформлено прибутковий касовий ордер;
• варіант 2 – нестача коштів у сумі 200 грн. Винну особу встановлено. Касир відшкодував нестачу.

В обліку результати інвентаризації відображаються так:

(грн)

№ з/п	Зміст операції	Первинні документи	Бухгалтерський облік
			Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5	6
Варіант 1. Облік надлишку
1	Оприбутковано в касу підприємства надлишок готівки	Прибутковий касовий ордер	301	719	1 000
Варіант 2. Облік нестачі
1	Списано суму нестачі	Акт інвентаризації	375	301	200
2	Відшкодовано суму нестачі	Прибутковий касовий ордер	301	375	200

Висновки

1. Для контролю над коштами та документами підприємство проводить інвентаризацію. Результати інвентаризації фіксують в акті. Надлишки готівки прибуткують у касі, а для відшкодування нестачі встановлюють винних осіб

* Зразок можно завантажити у безкоштовному доступі з Практичного керівництва № 19, жовтень 2020 року.