Несмотря на жесткий финмониторинг операций с наличными, многие предприятия не отказываются от наличных расчетов. А для торговых предприятий наличная выручка – основной источник дохода. Деньги, как и любой другой актив предприятия, требуют контроля. Для этого проводится инвентаризация кассы. Когда и как правильно это сделать, вы узнаете из нашей статьи.

Когда проводим инвентаризацию

Обязанность проводить инвентаризацию кассы предусмотрена п. 46 Положения,утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее - Положение № 148). По общим правилам обязательную инвентаризацию кассы проводят при наличии оснований, установленных в п. 7 разд. І Положения, утвердженого приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879 (далее - Положения № 879), например, перед составлением годовой финотчетности в течение двух месяцев до даты баланса (подробнее см. в материале «Порядок проведения инвентаризации»).

В остальных случаях периодичность и сроки проведения инвентаризации кассы устанавливаются руководителем предприятия. Так, руководитель имеет право назначить внезапную инвентаризацию (п. 5 разд. II Положения № 879).

Что и где инвентаризуем

Понятно, что главный объект инвентаризации – наличные.

Для справки. Наличные – это денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в т. ч. разменные, оборотные, памятные монеты, которые являются платежными средствами) (пп. 3 п. 3 Положения № 148).

Учет наличных ведут на субсчетах 301 «Наличность в национальной валюте» и 302 «Наличность в иностранной валюте».

Объектом инвентаризации являются и другие ценности, которые хранятся в кассе. Это денежные документы (например, оплаченные проездные документы), ценные бумаги, чековые книжки. Учет денежных документов ведется на субсчетах 331 «Денежные документы в национальной валюте» и 332 «Денежные документы в иностранной валюте».

Поскольку все эти ценности хранятся в кассе, напомним, что кассой является помещение или место проведения наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, а также кассовых документов (пп. 8 п. 3 Положения № 148).

Значит, инвентаризация проводится не только в центральной кассе предприятия, но и в кассах обособленных подразделений (при наличии). Если предприятие при расчетах с покупателями использует РРО или расчетные книжки (далее – РК), то инвентаризацию нужно проводить и в местах осуществления наличных расчетов.

Этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы проводится по правилам, предусмотренным Положением № 148 (пп. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879).

Подготовительный этап

Шаг 1. Кассир должен вывести в кассовой книге остаток денежных средств в кассе.

Важно! Если до начала проверки кассир не успел внести приходные и расходные документы в кассовую книгу, тогда в присутствии инвентаризационной комиссии он составляет отчет кассира и определяет остаток денежных средств в кассе.

Шаг 2. Комиссия записывает последние номера заполненных приходного и расходного кассовых ордеров (типовые формы № КО-1 и № КО-2 приведены соответственно в приложениях 2 и 3 к Положению № 148). После этого предъявленные кассиром документы не принимаются во внимание.

Шаг 3. Кассир дает расписку в том, что все кассовые документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие – списаны на расходы.

К сведению: расписка является частью Акта о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств по форме приложения 7 к Положению № 148.

Следует знать, что в кассе запрещено хранить денежные средства и другие ценности, которые не являются собственностью предприятия (п. 38 Положения № 148). Кассир должен следить за выполнением этого требования, иначе такие средства будут считаться излишком и должны будут оприходоваться в кассе.

Проведение инвентаризации

Шаг 1. Комиссия подсчитывает (покупюрно) фактически имеющиеся в кассе денежные средства (п. 46 Положения № 148). Остаток наличных в кассе сверяется с данными книг учета.

На заметку! Книги учета – это кассовая книга, книга учета выданных и принятых старшим кассиром наличных, КУРО (в случае ее использования) (пп. 13 п. 3 Положения № 148).

Если предприятие осуществляло расчеты через РРО, сумма имеющихся наличных в месте проведения кассиром расчета сверяется с суммой, указанной в фискальных отчетах РРО (Х- или Z-отчете) (п. 46 Положения № 148). Если расчеты проводятся с применением РК и КУРО, то остаток наличных в кассе сверяется с данными КУРО (приложение 2 к Порядку, утвержденному приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547).

Шаг 2. Проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов в случае ведения кассовой книги в электронной форме.

Шаг 3. При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме, которые хранятся в кассе, особое внимание уделяют (п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879):

• фактическому наличию ценных бумаг;
• правильности их оформления и реальности стоимости, по которой они отражены в балансе предприятия;
• тому, насколько полно и своевременно отражены в бухучете доходы от финансовых инвестиций.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте инвентаризации названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Оформление результатов инвентаризации

По окончании инвентаризации комиссия составляет в двух экземплярах акт, который подписывают председатель комиссии, ее члены и материально ответственное лицо. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, другой остается у кассира (см. образец).

На заметку! Если инвентаризация проводится при смене материально ответственного лица, то акт составляется в трех экземплярах (по одному экземпляру материально ответственным лицам, между которыми происходит передача ценностей, и один для бухгалтерии).

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков ценностей этот факт фиксируется в акте. Здесь же кассир указывает причину их возникновения.

Выявленные излишки денежных средств должны быть оприходованы. Для этого оформляют приходный кассовый ордер.

В случае выявления в кассе недостачи ценностей руководитель предприятия выясняет причину ее возникновения и устанавливает виновное лицо. Как правило, это кассир. Ведь именно кассир является материально ответственным лицом.

Следует знать! Сведения о наличных в иностранной валюте вносятся в акт инвентаризации с указанием названия и суммы инвалюты, курса НБУ на начало рабочего дня инвентаризации, суммы инвалюты в пересчете на денежную единицу Украины.

Для денежных документов и бланков строгой отчетности может применяться Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности, форма которого утверждена приказом Минфина от 17.06.15 г. № 572. В акте приводятся название, номер, серия и номинальная стоимость таких документов.

Учет результатов инвентаризации

Если в результате инвентаризации обнаружены излишки наличных, то их сумма включается в доход (п. 46 Положения № 148, п. 4 разд. IV Положения № 879). Такая операция отражается проводкой Дт 301, 302 – Кт 719 «Прочие доходы от операционной деятельности». Излишек денежных документов учитывается аналогично (Дт 331, 332 – Кт 719).

Недостача наличных и денежных документов списывается проводкой Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – Кт 301, 302, 331, 332 с одновременным отражением на забалансовом субсчете 072 «Невозмещеные недостачи и потери от порчи ценностей».

Сумма задолженности кассира перед предприятием начисляется проводкой Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» – Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов», а погашение недостачи – записью Дт 301, 302, 331, 332 – Кт 375 с одновременным списанием с забалансового субсчета 072.

Удержание суммы недостачи из зарплаты кассира отражается записью Дт 661 «Расчеты по заработной плате» – Кт 375.

Пример

В ходе инвентаризации кассы предприятия был выявлен:

• вариант 1 – излишек наличных в сумме 1 000 грн. На эту сумму оформлен приходный кассовый ордер;
• вариант 2 – недостача денежных средств в сумме 200 грн. Виновное лицо установлено. Кассир возместил недостачу.

В учете результаты инвентаризации отражаются так:

(грн)

№ п/п	Содержание операции	Первичные документы	Бухгалтерский учет
			Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
Вариант 1. Учет излишка
1	Оприходован в кассу предприятия излишек наличных	Приходный кассовый ордер	301	719	1 000
Вариант 2. Учет недостачи
1	Списана сумма недостачи	Акт инвентаризации	375	301	200
2	Возмещена сумма недостачи	Приходный кассовый ордер	301	375	200

Выводы

1. Для контроля за денежными средствами и документами предприятие проводит инвентаризацию. Результаты инвентаризации фиксируют в акте. Излишки наличных приходуют в кассе, а для возмещения недостачи устанавливают виновных лиц.

Образец см. можно скачать в бесплатном доступе из Практического руководста № 19, октябрь 2020 года.