Акценти цієї статті:

• хто відповідає за зберігання документації, пов’язаної із закупівлями;
• якими є строки зберігання такої документації та коли її можна знищити.

Нормативна база

Документація у сфері закупівель за бюджетні кошти тісно пов’язана з бухгалтерською, а от особи, відповідальні за її зберігання, – інші. Тому й нормативна база дещо відрізняється. До неї, зокрема, входять:

• Закон від 25.12.15 р. № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922);
• Закон від 24.12.93 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814);
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578);
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000).

У консультації «Зберігання бухгалтерських документів» ми розглянули всі важливі положення Переліку № 578 та Правил № 1000. Тому зупинимося детальніше на повноваженнях замовника закупівель з питань зберігання документації.

Хто відповідає за зберігання документації

Закон № 922 установлює правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави і територіальної громади. Нагадаємо визначення основних понять.

Тендерний комітет – це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом № 922 (п. 1.31 цього Закону).

Тендерна документація – документація щодо умов проведення публічних закупівель, яка розробляється та затверджується замовником та оприлюднюється для вільного доступу на веб-порталі Уповноваженого органу та авторизованих електронних майданчиках (п. 1.29 Закону № 922).

Навіть якщо здійснюються закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, встановлену в абзацах другому і третьому ст. 2 Закону № 922, замовники повинні дотримуватися принципів, передбачених цим Законом.

Відповідно до п. 3 ст. 11 Закону № 922 тендерний комітет або уповноважена особа (особи) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом, отже, несе відповідальність і за збереження документації, створеної під час своєї діяльності.

Функцію зберігання електронних документів покладено на Електронну систему закупівель (далі – ЕСЗ).

ЕСЗ повинна забезпечити збереження та належний захист усієї інформації щодо процедур закупівель, можливість доступу до цієї інформації замовників, учасників, контролюючих органів, органу оскарження, уповноваженого органу та інших осіб згідно із Законом № 922 і відповідати вимогам до наявності (абзац четвертий п. 3 ст. 12 Закону № 922):

• можливості здійснювати обмін інформацією з використанням Інтернету;
• загальнодоступних засобів телекомунікації, що не обмежують участі у процедурах закупівель;
• системи електронного обміну документами з використанням методів ідентифікації, вимоги до яких визначаються Кабміном;
• можливості здійснювати ідентифікацію учасників і точно визначати час і дату отримання тендерних пропозицій (їх частин) за умови відсутності доступу до таких даних з боку будь-яких осіб до встановленого кінцевого строку подання та часу і дати розкриття їх пропозицій;
• системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження та були створені під час оцінки тендерних пропозицій, та забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних;
• забезпечення безперервності процесу закупівель.

Отже, всі документи, включені до ЕСЗ, зберігаються нею протягом 10 років.

Хто встановлює строки зберігання паперових документів

Перелік документів та звітності, які створює в ході діяльності тендерний комітет, наведено в ст. 8 та 10 Закону № 922. Крім того, під час планування закупівель, проведення моніторингу вартості на той чи інший товар/послугу та інших дій тендерного комітету складається безліч документів, які теж треба відобразити в номенклатурі справ.

Перш за все замовник має визначити, до якої категорії справ зарахувати той чи інший документ. Для цього відповідно до ст. 6 Закону № 3814 він створює експертну комісію, повноваження якої установлено в Типовому положенні про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженому наказом Мін’юсту від 19.06.13 р. № 1227/5.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ:

• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Зазначені групи документів формуються на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання правил оформлення документів та формування справ (п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

Увага! Строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2017 році, починається з 1 січня 2018 року (п. 4 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

Строки зберігання документів із питань закупівель

Наведемо в таблиці примірний перелік та строки зберігання документів, створених у процесі діяльності бюджетної установи, що проводить закупівлю товарів, робіт та послуг за бюджетні кошти, згідно з Переліком № 578.

№ з/п	Вид документа	Строк зберігання
1	2	3
1	Документи (висновки, акти, звіти) ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фірми), центральних та місцевих органів фінансового контролю	Постійно
2	Документи (акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листи) службових розслідувань	5 років
3	Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань
4	Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов	3 роки
5	Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення
6	Листування з правових питань, у т. ч. про роз’яснення законодавства
7	Листування про укладення договорів та угод, форми договорів
8	Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів	5 років
9	Реєстраційні журнали телеграм, телефонограм, факсограм, електронних повідомлень	1 рік
10	Річні плани організації: – з основної діяльності	Постійно
	– з допоміжних видів діяльності	5 років
11	Документи (відомості, техніко-економічні звіти, аналітичні довідки) про розрахунки та обґрунтування розроблення планів
12	Документи (доповідні записки, довідки, відомості) про внесення змін до планів	3 роки
13	Листування з питань планування
14	Довідки, розрахунки з прогнозування цін	Постійно
15	Документи (довідки, розрахунки, висновки, нормативні індикатори) про розроблення, застосування цін та їх коригування	Доки не мине потреба
16	Документи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення конкурсних торгів та участь у них	3 роки
17	Листування з організації та проведення конкурсних торгів
18	Звітність замовника	Від 3 до 5 років

У таблиці перелічені документи, які можуть створюватися безпосередньо замовником (тендерним комітетом/уповноваженою особою) для здійснення закупівель за бюджетні кошти. Цей перелік за бажанням можна конкретизувати і додати необхідні, на ваш погляд, документи, але строки зберігання документів краще не зменшувати.

Зверніть увагу: Перелік № 578 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення (п. 1.4 Переліку № 578).

Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження цих строків допускається, лише якщо цього потребують специфічні особливості роботи конкретної організації (п. 1.7 Переліку № 578).

Строк зберігання типових документів на електронних носіях має відповідати строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).

Документи, які не підлягають постійному зберіганню, знищуються лише за умови закінчення строку зберігання в архіві установи та після завершення ревізії органами держфінконтролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення (п. 2.11 Переліку № 578).

Джерело: "Баланс-Бюджет" № 35, який вийшов з друку 27.08.18 р.