Акценты этой статьи:

• кто отвечает за хранение документации, связанной с закупками;
• каковы сроки хранения такой документации и когда ее можно уничтожить.

Нормативная база

Документация в сфере закупок за бюджетные средства тесно связана с бухгалтерской, а вот лица, ответственные за ее хранение, – другие. Поэтому и нормативная база несколько отличается. В нее, в частности, входят:

• Закон от 25.12.15 г. № 922-VIII «О публичных закупках» (далее – Закон № 922);
• Закон от 24.12.93 г. № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814);
• Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5;
• Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578);
• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000).

В консультации «Хранение бухгалтерских документов» мы рассмотрели все важные положения Перечня № 578 и Правил № 1000. Поэтому остановимся подробнее на полномочиях заказчика закупок по вопросам хранения документации.

Кто отвечает за хранение документации

Закон № 922 устанавливает правовые и экономические принципы осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения потребностей государства и территориальной громады. Напомним определения основных понятий.

Тендерный комитет – это служебные (должностные) и другие лица заказчика, назначенные ответственными за организацию и проведение процедур закупки согласно Закону № 922 (п. 1.31 данного Закона).

Тендерная документация – документация относительно условий проведения публичных закупок, которая разрабатывается и утверждается заказчиком и обнародуется для свободного доступа на веб-портале Уполномоченного органа и авторизованных электронных площадках (п. 1.29 Закона № 922).

Даже если осуществляются закупки товаров, работ и услуг, стоимость которых меньше стоимости, установленной в абзацах втором и третьем ст. 2 Закона № 922, заказчики должны соблюдать принципы, предусмотренные данным Законом.

В соответствии с п. 3 ст. 11 Закона № 922 тендерный комитет или уполномоченное лицо (лица) обеспечивает составление, утверждение и хранение соответствующих документов по вопросам публичных закупок, определенных данным Законом, следовательно, несет ответственность и за сохранность документации, созданной во время своей деятельности.

Функция хранения электронных документов возложена на Электронную систему закупок (далее – ЭСЗ).

ЭСЗ должна обеспечить хранение и надлежащую защиту всей информации относительно процедур закупок, возможность доступа к этой информации заказчиков, участников, контролирующих органов, органа обжалования, уполномоченного органа и других лиц согласно Закону № 922 и соответствовать требованиям к наличию (абзац четвертый п. 3 ст. 12 Закона № 922):

• возможности осуществлять обмен информацией с использованием Интернета;
• общедоступных средств телекоммуникации, которые не ограничивают участия в процедурах закупок;
• системы электронного обмена документами с использованием методов идентификации, требования к которым определяются Кабмином;
• возможности осуществлять идентификацию участников и точно определять время и дату получения тендерных предложений (их частей) при условии отсутствия доступа к таким данным со стороны каких-либо лиц до установленного конечного срока представления и времени и даты раскрытия их предложений;
• системы хранения данных, которая осуществляет хранение в течение не менее 10 лет всех документов, поступивших от заказчиков, участников, органа обжалования и созданных во время оценки тендерных предложений, и обеспечивает автоматическое резервирование и восстановление данных;
• обеспечения непрерывности процесса закупок.

Таким образом, все документы, включенные в ЭСЗ, хранятся ею в течение 10 лет.

Кто устанавливает сроки хранения бумажных документов

Перечень документов и отчетности, которую создает в ходе деятельности тендерный комитет, приведен в ст. 8 и 10 Закона № 922. Кроме того, во время планирования закупок, проведения мониторинга стоимости на тот или иной товар/услугу и других действий тендерного комитета составляется множество документов, которые тоже нужно отразить в номенклатуре дел.

Прежде всего заказчик должен определить, к какой категории дел отнести тот или иной документ. Для этого в соответствии со ст. 6 Закона № 3814 он создает экспертную комиссию, полномочия которой установлены в Типовом положении об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденном приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5.

Во время проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел:

• постоянного хранения;
• длительного (более 10 лет) хранения;
• временного хранения (до 10 лет включительно);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

Указанные группы документов формируются на основании номенклатуры дел учреждения, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения путем просмотра каждого листа дела. Одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение правил оформления документов и формирования дел (п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Внимание! Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2017 году, начинается с 1 января 2018 года (п. 4 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Сроки хранения документов по вопросам закупок

Приведем в таблице примерный перечень и сроки хранения документов, созданных в процессе деятельности бюджетного учреждения, которое проводит закупку товаров, работ и услуг за бюджетные средства, согласно Перечню № 578.

№ п/п	Вид документа	Срок хранения
1	2	3
1	Документы (заключения, акты, отчеты) ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), центральных и местных органов финансового контроля	Постоянно
2	Документы (акты, постановления, решения, справки, докладные и объяснительные записки, заключения, письма) служебных расследований	5 лет
3	Документы (постановления, решения, предписания, акты, заключения, запросы, справки, письма) по вопросам соблюдения норм законодательства, решения конфликтов, споров и другим правовым вопросам
4	Копии документов (исковые заявления, акты, поручения, апелляционные жалобы, справки, докладные записки, характеристики и т. п.), которые подаются в судебные органы; копии решений, приговоров, отдельных определений, постановлений	3 года
5	Постановления, заключения по делам об административных взысканиях
6	Переписка по правовым вопросам, в т. ч. о разъяснении законодательства
7	Переписка о заключении договоров и соглашений, формах договоров
8	Регистрационные журналы, карточки, электронные базы данных входящих, исходящих и внутренних (заявлений, докладных и объяснительных записок и т. п.) документов	5 лет
9	Регистрационные журналы телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений	1 год
10	Годовые планы организации: – по основной деятельности	Постоянно
	– по вспомогательным видам деятельности	5 лет
11	Документы (ведомости, технико-экономические отчеты, аналитические справки) о расчетах и обоснованиях разработки планов
12	Документы (докладные записки, справки, ведомости) о внесении изменений в планы	3 года
13	Переписка по вопросам планирования
14	Справки, расчеты по прогнозированию цен	Постоянно
15	Документы (справки, расчеты, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировках	Пока существует необходимость
16	Документы (протоколы, отчеты, экспертные заключения, акты, доклады, экономические обоснования, расчеты) о проведении конкурсных торгов и участии в них	3 года
17	Переписка по организации и проведению конкурсных торгов
18	Отчетность заказчика	От 3 до 5 лет

В таблице перечислены документы, которые могут создаваться непосредственно заказчиком (тендерным комитетом/уполномоченным лицом) для осуществления закупок за бюджетные средства. Этот перечень по желанию можно конкретизировать и добавить необходимые, с вашей точки зрения, документы, но сроки хранения документов лучше не уменьшать.

Обратите внимание: Перечень № 578 является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение или для уничтожения (п. 1.4 Перечня № 578).

Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление этих сроков допускается, только если этого требуют специфические особенности работы конкретной организации (п. 1.7 Перечня № 578).

Срок хранения типовых документов на электронных носителях должен соответствовать срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578).

Документы, не подлежащие постоянному хранению, уничтожаются только при условии окончания срока хранения в архиве учреждения
и после завершения ревизии органами госфинконтроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам документы хранятся до принятия окончательного решения (п. 2.11 Перечня № 578).

Источник: "Баланс-Бюджет" № 35, который вышел из печати 27.08.18 г.