Нацдержслужба прийняла наказ від 22.03.16 р. № 64 "Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців".
Ведення, облік і зберігання особових справ здійснює служба управління персоналом державного органу, у якому працює державний службовець.
Ведення особової справи розпочинається одночасно зі вступом на державну службу чи іншим призначенням на посаду держслужбовця.
Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:
- особова картка держслужбовця встановленого зразка;
- текст Присяги держслужбовця, скріплений підписом держслужбовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
- копія паспорта держслужбовця;
- копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки та мають відмітку в паспорті);
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
- копія трудової книжки (у разі наявності);
- копія військового квитка (у разі наявності);
- копії документів про надані пільги (у разі наявності);
- довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад);
- декларація про майно, доходи, витрати та зобов'язання фінансового характеру;
- довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) або копія відповідної довідки;
- довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;
- ознайомлення з обмеженнями, установленими Законом України «Про державну службу», пов'язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;
- ознайомлення з обмеженнями, установленими Законом України «Про запобігання корупції»;
- ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;
- ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку й іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);
- згода на обробку персональних даних;
- заява про призначення на посаду;
- копія акта про призначення на посаду;
- витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
- копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
- погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади держслужбовців.

Джерело: https://uteka.ua/ua/publication/Utverzhden-Poryadok-vedeniya-i-xraneniya-lichnyx-del-gossluzhashhi.