У Листі ДФС від 15.12.16 р. № 27169/6/99-99-13-02-03-15 податківці вкотре процитували норми Порядку, затвердженого спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.13 р. № 331/137 (далі – Порядок), про те, які документи про проїзд (провезення багажу) в потязі можуть бути визнані як такі, що підтверджують витрати у відрядженні.

Коротко резюмуємо сказане в листі:

· електронний проїзний (перевізний) документ на залізничному транспорті одночасно є і договором на перевезення пасажира (багажу) (п. 1.4 Порядку), і розрахунковим документом (транспортним квитком) (п. 5.6 Порядку);

· візуальними формами електронного проїзного і перевізного документів є посадочний і перевізний документи, які роздруковуються на звичайному папері або зберігаються як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чіп-карта тощо) (п. 5.2, 5.3 Порядку). Як виглядають ці форми, можна подивитися в додатках 12–15 до Порядку.

Що це означає? Припустимо, відряджений працівник придбав електронний проїзний/перевіз-ний документ на потяг. Бухгалтерія може відшкодувати витрати на придбання такого квитка, якщо працівник приніс роздрукований на папері: посадочний документ, перевізний документ (при провезенні багажу), документ на повернення, документ на послуги (наприклад, у разі окремого замовлення комплекту постільної білизни, резервування місця).
Зверніть увагу: подібна норма передбачена і в такій улюбленій податківцями Інструкції, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № № 59 (п. 12 розд. IІ), якою затверджені правила для відрядження для бюджетників і яку податківці настійно рекомендують застосовувати підприємствам небюджетної сфери.
Завважимо, що раніше ДФС не бажала визнавати роздрукований на папері посадочний документ розрахунковим документом. Це створювало певні проблеми: для підтвердження витрат на проїзд відрядженого працівника потрібно було або роздрукувати електронний квиток на відповідному бланку (для цього треба було спеціально їхати до залізничної каси), або при перевірці показувати «картинку» такого квитка, наприклад, у смартфоні працівника (див. лист МГУ ДФС – Центрального офісу після обслуговування великих платників від 13.06.16 р. № 12975/10/28-10-01-03-11 і коментар редакції в «БАЛАНСІ», 2016, № 66-67, с. 17). Погодьтеся, що це незручно. Та й нелогічно: чому бюджетникам можна обходитися паперовою копією посадочного документа, а всім іншим підприємствам – ні?
Але, як бачите, позиція податківців стала більш зваженою, що, безперечно, спрощує життя відряджених працівників і бухгалтерів.