Акценти цієї статті:

• чи обкладаються лікарняні та декретні ПДФО та військовим збором (далі – ВЗ);
• чи нараховується на лікарняні та декретні ЄСВ;
• як відобразити лікарняні та декретні у формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ.

Допомога з тимчасової непрацездатності
Відповідно до п. 163.1, 164.1 Податкового кодексу (далі – ПК) об’єктом оподаткування платника податку є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, який складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом звітного податкового періоду.
Доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту), включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і є базою обкладення ПДФО (пп. 164.2.1 ПК).
Щодо оподаткування виплат за листками непрацездатності (оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця та допомоги з тимчасової непрацездатності), то абзацом третім пп. 169.4.1 ПК установлено: якщо платник податку отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі – ПСП), та в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.
Ураховуючи наведене, виплати за листками непрацездатності з метою обкладення ПДФО прирівнюються до зарплати, тобто включаються до складу місячного оподатковуваного доходу платника податку та обкладаються ПДФО за ставкою 18 % (див. лист ДПАУ від 18.03.11 р. № 5453/6/17-0715).
Крім того, вони враховуються для визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП.
Оскільки лікарняні відносяться до оподатковуваного доходу, то з них також утримується військовий збір (далі – ВЗ) за ставкою 1,5 % (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Зверніть увагу: обкладення ПДФО та ВЗ лікарняних проводять разом з іншими доходами у вигляді зарплати, нарахованими за звітний місяць.

Під час обкладення ПДФО також треба зважати, що доходи відносять до відповідних податкових періодів, за які вони нараховані (абзац третій пп. 169.4.1 ПК). Тому під час оподаткування перехідних лікарняних визначають базу обкладення ПДФО та застосовують ПСП окремо за кожен місяць, на який вони припадають.
У формі № 1ДФ лікарняні відображаються за ознакою доходів «101». Якщо сума нарахованих лікарняних припадає на різні місяці, то її треба розподілити для перевірки права працівника на ПСП, а в разі потреби – відобразити результати перерахунку доходів у кінці року або за будь-який інший період (пп. 169.4.2, 169.4.3 ПК).
Відповідно до ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 2464) ЄСВ нараховується на суму грошового забезпечення кожної застрахованої особи, оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.
Отже, на лікарняні, що виплачуються як за рахунок роботодавця, так і за рахунок Фонду, нараховують ЄСВ у розмірі 22 % (8,41 % – на лікарняні працюючим інвалідам, 5,3 % та 5,5 % – на лікарняні інвалідам, що працюють у всегромадських організаціях та громадській організаціях інвалідів).
У разі перехідних лікарняних їх розподіл за місяцями для ЄСВ також має значення. Адже відповідно до п. 2 ч. 3 розд. ІV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449 (далі – Інструкція № 449), застосування максимальної величини для нарахування ЄСВ на суми допомоги з тимчасової непрацездатності, період якої більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць (див. лист ДФС та ПФУ від 10.02.16 р. № 4465/7/99-99-17-03-01-17, № 4561/05-10).

Зверніть увагу: якщо працівник відпрацював частину місяця, а іншу частину перебував на лікарняному, і загальна сума нарахованого доходу (зарплата за відпрацьований час та лікарняні), не перевищує розміру мінімальної зарплати (далі – МЗП), ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП і ставки ЄСВ (ст. 8 Закону № 2464).

Отже, якщо у працівника початок і закінчення лікарняного припадають на різні місяці, ЄСВ у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не відома (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності).
Якщо після надання листка непрацездатності та розподілу лікарного за місяцями загальний дохід за місяць менше мінімального розміру, разом із нарахуваною сумою за дні тимчасової непрацездатності потрібно донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску.
У Звіті з ЄСВ виплату за листком непрацездатності відображають у тому місяці, в якому його пред’явлено роботодавцю і за ним проведено нарахування. Лікарняні, нараховані працівникові, відображають у таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ.
У таблиці 1 окремо вказуються:

• сума нарахованих лікарняних за перші 5 днів тимчасової непрацездатності (ряд. 1.3);
• допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок Фонду (ряд. 1.4).

Сума, на яку нараховується ЄСВ, тобто база нарахування за лікарняними, не виокремлюється і зазначається загальною сумою разом із зарплатою та іншими доходами, з урахуванням граничного розміру доходу, на який роботодавець нараховує ЄСВ (ряд. 2.1).
У таблиці 6 відображають лікарняні, виплачені у звітному місяці, за кожним працівником, якому проводили нарахування, в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць (п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435, далі – Порядок № 435).
Тобто якщо в одному звітному місяці працівнику нарахували і зарплату, і лікарняні, то на нього заповнюють два окремих рядки.
Якщо працівникові нарахували виплати за дні тимчасової непрацездатності, то в графі 9 для них передбачено код категорії застрахованої особи «29» – сума допомоги з тимчасової непрацездатності у всіх роботодавців, які нараховують ЄСВ за ставкою 22 % (або «36» якщо лікарняні виплачують працюючим інвалідам, для яких ставка ЄСВ – 8,41 %, чи «37», «39» якщо лікарняні виплачують інвалідам, що працюють у всегромадських організаціях та громадських організаціях інвалідів, для яких ставка ЄСВ – 5,3 % та 5,5 %).
Реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування», заповнюють обов’язково.
Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності зазначають у реквізиті 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» також окремо за кожен місяць, який припадає на дні тимчасової непрацездатності.
Якщо в місяці нарахування перехідних лікарняних виникає необхідність донарахування ЄСВ, його відображають у таблиці 6 Звіту з ЄСВ за місяць, у якому проведено таке нарахування. У такому разі в реквізиті 10 «Тип нарахувань» зазначається код типу нарахувань «13» – сума різниці між розміром МЗП (доходу) і фактично нарахованою зарплатою (доходом) за звітний місяць.
У реквізиті «19» окремим рядком зазначається сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою (доходом). У разі перехідних лікарняних слід зазначити код категорії застрахованої особи – «29», код типу нарахувань – «13».
Тип нарахувань «2» у разі «перехідних» лікарняних не застосовується, оскільки нарахування за фактично відпрацьований час, коли загальна сума доходу ще не відома (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності), не можна розцінювати як несвоєчасне нарахування додаткової бази ЄСВ (див. лист ДФС від 02.02.17 р. № 1925/6/99-99-13-02-01-15).

Приклад 1
У жовтні 2017 року працівник надав листок непрацездатності, за яким час непрацездатності припадає на 5 календарних днів (далі – к. д.) вересня та 6 к. д. жовтня. Лікарняні нараховуються в жовтні. Зарплата за фактично відпрацьовані дні жовтня становить 2 300 грн. Лікарняні за 5 днів вересня – 535 грн., за 6 днів жовтня – 642 грн.

У жовтні також слід перевірити, чи не є меншою від МЗП база для нарахування ЄСВ за вересень. Якщо так, то в окремому рядку зазначається сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою (доходом) за цей місяць з кодом категорії застрахованої особи – «29» та кодом типу нарахувань – «13».

Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами
Сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків, а тому ПДФО з неї не утримується (пп. 165.1.1 ПК).
Однак, незважаючи на це, повідомити податківців про суми нарахованої допомоги все-таки доведеться. Тобто, оскільки роботодавець є податковим агентом, він зобов’язаний відобразити її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «128».
Оскільки така допомога не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, вона не обкладається також і ВЗ.
Водночас допомога у зв’язку з вагітністю та пологами включається до бази для нарахування ЄСВ. Тобто ЄСВ нараховується на її суму в загальному порядку за ставкою 22 % (8,41 % – для працюючих інвалідів, 5,3 % та 5,5 % – для інвалідів, які працюють у всегромадських організаціях та громадських організаціях інвалідів).
Крім того, як передбачено ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, якщо сума допомоги в окремих місяцях буде меншою за МЗП, суму ЄСВ слід буде розрахувати виходячи з розміру МЗП.
Відповідно до пп. 1 п. 3 Інструкції № 449 нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і отримують відповідну допомогу, здійснюється за кожен місяць окремо таким чином:

• визначається середньоденний розмір допомоги шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за які її нараховано;
• визначається сума допомоги, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які її нараховано;
• визначається сума ЄСВ для роботодавця шляхом множення розрахованої суми допомоги за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ, установлений для зазначеної категорії платників (22 %, 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %).

Сплата ЄСВ за осіб, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, здійснюється з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, у якому були здійснені нарахування.
У Звіті з ЄСВ виплату такої допомоги відображають у тому місяці, у якому проведено нарахування, у таблицях 1, 5 і 6 Звіту з ЄСВ.
До таблиці 1 вносять загальні суми нарахованої допомоги і ЄСВ (рядки 1.5, 3.1).
У таблиці 5 зазначають період початку або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. У графі 7 – категорію особи «5» – особи, яким надано таку відпустку.
У графі 11:

• у місяці, коли працівниця йде у відпустку, – дату її початку згідно з листком непрацездатності;
• у місяці, коли відпустка закінчується, – дату закінчення згідно з листком непрацездатності.

Таблиця 6 Звіту з ЄСВ заповнюється в місяці нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами з розбивкою за місяцями, за які її нараховано. Тобто заповнюється стільки рядків, скільки місяців охоплює декретна відпустка (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
У графі 9 суми нарахованої допомоги слід відображати з кодом категорії застрахованої особи «42» – особи, які одержують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами і щодо яких нарахування ЄСВ здійснюється за ставкою 22 % (або «43» якщо допомога виплачується працюючим інвалідам, для яких ставка ЄСВ – 8,41 %, чи «44» «45», якщо допомогу виплачують інвалідам, які працюють у всегромадських організаціях та громадських організаціях інвалідів, для яких ставка ЄСВ – 5,3 % та 5,5 %).
Графу 11 заповнюють окремо за кожен місяць, що припадає на дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, оскільки допомога нараховується за майбутні періоди (п. 9 розд. IV Порядку № 435).
У графі 16 помісячно вказують календарні дні такої відпустки. А у графу 17 вносять суму допомоги за кожен місяць після того, як розподілили її за місяцями, без застосування максимальної величини доходу (25 прожиткових мінімумів для працездатних осіб).
У графі 18 вказують суму допомоги за кожен місяць, яку відобразили у графі 17, якщо вона не перевищує максимальної величини. Якщо перевищує, то зазначають максимальну величину.

Зверніть увагу: максимальну величину треба застосовувати окремо за кожен місяць, розподіливши суму допомоги по місяцях, на які припадають дні відпустки по вагітності та пологах.

Графа 19 заповнюється в разі, якщо сума допомоги в розрізі місяців не перевищує суми МЗП за місяць, за який проводиться нарахування. Тоді ЄСВ дорівнюватиме розміру МЗП, установленої на місяць, за який нараховуються декретні, помноженої на ставку ЄСВ 22 %.
У графі 21 зазначається ЄСВ, нарахований на суму допомоги за ставкою 22 % (8,41 %, 5,3 %, 5,5 %).

Приклад 2
Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. д. з 02.10.17 р. У жовтні їй нараховано відповідну допомогу:

• за жовтень 2017 року – 3 230,10 грн.;
• листопад 2017 року – 3 230,10 грн.;
• грудень 2017 року – 3 337,77 грн.;
• січень 2018 року – 3 337,77 грн.;
• лютий 2018 року – 430,68 грн.

Усього сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами становить 13 566,42 грн. Інших нарахувань у жовтні не було.
Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами – у лютому 2018 року слід також прослідкувати, чи здійснюватимуться нарахування, які разом із сумою допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за лютий досягнуть рівня МЗП. Якщо ні, то в лютому потрібно донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску та відобразити це у звітності.

Висновки
Роботодавці мають ураховувати низку особливостей оподаткування сум допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, а також їх відображення у формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ. Зокрема, це стосується розподілу сум зазначених виплат та донарахування ЄСВ до МЗП за місяцями.

Як вірно заповнити таблицю 6 Звіту з ЄСВ див. у повній консультації "Баланс-Агро" № 42, який виходить з друку 13.11.17 р.