Роботодавець прийняв рішення оплатити співробітнику і членам його сімї, які не перебувають із роботодавцем у трудових відносинах, вартість проїзду (їдуть на море). Вартість проїзду для однієї людини становить 450 грн. Виникли запитання.

Чи можна таку оплату вважати подарунком?

Оплата квитка на проїзд може вважатися подарунком співробітнику і членам його сімї, якщо правильно документально оформити таку операцію.
У ст. 718 Цивільного кодексу, зокрема, сказано, що подарунком можуть бути рухомі предмети, у тому числі гроші та цінні папери, а також майнові права. Значить, для того щоб дохід уважався подарунком, можна подарувати співробітнику або квитки, або гроші на проїзд.
Зверніть увагу: роботодавець може передати співробітнику в подарунок будь-яку суму. А той уже розпорядиться грошима, як забажає. Може, наприклад, придбати квитки на проїзд для всієї своєї сім’ї.
Крім того, співробітник може не отримувати на руки подаровані йому гроші, а подати заяву із проханням направити цю суму або на придбання чого-небудь (тих же квитків), або в рахунок погашення якогось боргу.
Дуже важливо правильно документально оформити подарунок, щоб:
а) у подальшому в перевіряючих не виникало сумнівів, що даний дохід є подарунком;
б) уникнути зайвого оподаткування.
Як правило, подарунок (у т. ч. у грошовій формі, у вигляді проїзних квитків та ін.) оформляється наказом по підприємству. Наприклад, із таким формулюванням:
Надати маркетологу Івкіну Є. З. подарунок у грошовій формі в розмірі 1 000 грн.
(або подарунок у вигляді проїзних квитків на автобус по маршруту Дніпро – <...> загальною вартістю 1 000 грн.).
Бухгалтерії здійснити оподаткування подарунка відповідно до діючого законодавства. Податки утримати за рахунок подарунка в грошовій формі (або за рахунок заробітної плати Івкіна Є. З.).
Якщо ж не оформити документально передачу квитків або грошей на їх придбання як подарунок співробітнику, тоді оплата проїзду буде вважатися додатковим благом для отримувача такого доходу.

Якщо це дохід, тоді кого вважати отримувачем: тільки співробітника чи кожного члена його сімї?

Отримувачем доходу у вигляді подарунка або додблага може бути не тільки співробітник, але й будь-яка інша фізособа. Усе залежить від того, як у наказі буде визначений отримувач.
Якщо роботодавець прийняв рішення подарувати безпосередньо квитки, то в них, як правило, зазначена особа, яка таким квитком скористається. Значить, і отримувачем доходу у вигляді подарунка (а саме квитка на проїзд) буде ця особа.
Припустимо, роботодавець дарує не квитки, а гроші на проїзд. І згідно з формулюванням наказу гроші подаровано співробітнику. Тоді отримувачем грошового подарунка буде тільки цей співробітник.

Який порядок оподаткування такого доходу і як відобразити цю операцію у звітності?

Оподаткування доходу залежить від документального оформлення операції. Якщо роботодавець вирішив, що цей дохід – подарунок, то повинен бути виданий наказ про те, що гроші або квитки передано як подарунок. Якщо такого наказу немає, тоді це додаткове благо.

ПДФО і військовий збір. Тут можуть бути такі варіанти:

• якщо це додаткове благо у вигляді грошей або квитків на проїзд, то сума доходу підлягає обкладенню ПДФО на загальних підставах. Причому якщо дохід надається в негрошовій формі (квитки), то для визначення бази обкладення ПДФО слід застосувати коефіцієнт, передбачений п. 164.5 Податкового кодексу (далі – ПК) (див. ЗІР, категорія 103.25). Дохід фізособи, який підпадає під обкладення ПДФО, буде також обкладатися і військовим збором (пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК). Однак для доходів у негрошовій формі з метою обкладення військовим збором не передбачено застосування підвищувального коефіцієнта (ЗІР, категорія 132.05);
• якщо це подарунок у вигляді квитка, то отримувачем такого доходу буде особа, зазначена у квитку (у т. ч. і дитина). Згідно з пп. 165.1.39 ПК вартість подарунків, що не перевищує в розрахунку на місяць 25 % МЗП, установленої на 1 січня звітного податкового року (для 2017 року ця сума становить 800 грн.), не є оподатковуваним доходом такої фізособи. А сума перевищення підлягає обкладенню ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПК;
• якщо це подарунок у грошовій формі, то вартість такого подарунка з метою обкладення ПДФО не буде зменшуватися на 25 % МЗП (пп. 165.1.39 ПК) і коефіцієнт за п. 164.5 ПК не застосовується. Із суми такого подарунка в грошовій формі утримується ПДФО і військовий збір без застосування підвищувального коефіцієнта.

ЄСВ. Базою для нарахування збору є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464).
При визначенні виплат, які відносяться до основної та додаткової зарплати, інших заохочувальних і компенсаційних виплат, необхідно керуватися Інструкцією, затвердженою наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5 (далі – Інструкція № 5) (пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449).
Згідно з пп. 2.3.4 Інструкції № 5 до заохочувальних і компенсаційних виплат, що входять до фонду оплати праці, відносяться інші виплати індивідуального характеру. Тобто вартість проїзду співробітника є базою для нарахування ЄСВ за ставкою 22 %.
Таким чином, якщо дохід буде визначений як подарунок або додблаго у вигляді квитка на проїзд, то цей дохід співробітника буде базою для нарахування ЄСВ на загальних підставах.
Якщо ж квитки або їх компенсація надані членам родини співробітника, які не перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, тоді такі квитки або їх компенсація не є базою для нарахування ЄСВ (ст. 4 Закону № 2464).

Форма № 1ДФ. Якщо дохід документально визначений:

• як додблаго, то у формі № 1ДФ його відображають за кодом «126»;
• як подарунок, то неоподатковувана частина доходу (яка не перевищує 25 % МЗП) відображається за кодом «160», а сума перевищення – за кодом «126».

Доходи в негрошовій формі відображають у графі 3а «Сума нарахованого доходу» і графі 3 «Сума виплаченого доходу» з урахуванням застосованого підвищувального коефіцієнта (ЗІР, категорія 103.25).

Звіт з ЄСВ. Дохід у вигляді вартості проїзду відображається в таблиці 6 Звіту з ЄСВ тільки за співробітниками у складі заробітної плати.

Наші рекомендації. Є альтернативний варіант допомогти співробітнику з оплатою проїзду. Підприємство може надати йому або іншій фізособі нецільову благодійну допомогу, що відповідає критеріям пп. 170.7.3 ПК. Цей варіант уважається найбільш оптимальним із погляду оподаткування. Нагадаємо, що нецільова благодійна допомога в сумі 2 240 грн. (у 2017 році) не підлягає обкладенню ПДФО і військовим збором. Оформляється така допомога відповідним наказом на підставі заяви співробітника або іншої фізособи.

Джерело: "Баланс" № 66-67, який вийшов з друку 21.08.17 р.