Мінфін у своєму листі від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339 роз’яснив, як розуміти внесені до законодавства зміни щодо використання рахунка (інвойса) як первинного документа.

Що є рахунком (рахунок, інвойс) згідно з українським законодавством? Це документ, який означає пропозицію про оплату. Сам по собі рахунок, виставлений постачальником (отриманий покупцем, замовником), не підтверджує проведення господарської операції, оскільки не викликає змін у структурі активів і зобов’язань, у власному капіталі кожної зі сторін (ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Тобто виставлений рахунок не є первинним документом. Якщо ж рахунок оплачений (гроші списані з рахунка, видані з каси), значить, господарська операція проведена. І у цьому випадку рахунок, що містить усі необхідні реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, є первинним документом, що підтверджує таку операцію.

При експорті послуг факту оплати рахунка (інвойсу) цілком достатньо, щоб визнати операцію такою, що відбулася. От чому згідно з новою редакцією ч. 2 ст. 6 Закону від 16.04.91 р. № 959-XII «Про зовнішньоекономічну діяльність» ЗЕД-договір можна укладати не тільки у простій письмовій, але й в електронній формі, а для послуг (крім транспортних) – шляхом прийняття публічної оферти або виставляння рахунка (інвойсу).

А як бути з внутрішньоукраїнськими господарськими операціями? У новій редакції ч. 1 ст. 9 Закону № 996 сказано, що первинним є документ, який містить відомості про господарську операцію. Сплачений рахунок підтверджує господарську операцію. При оформленні операції з надання послуг між резидентами цей документ може замінити акт приймання-передачі наданих послуг.

А ось для товарів (робіт), коли в господарській операції присутня матеріальна складова, одного, навіть оплаченого, рахунка як самостійного первинного документа недостатньо. Як і раніше, необхідний документ про передачу товару від однієї сторони операції другій, наприклад накладна, транспортний документ, акт приймання-передачі виконаних робіт.