Первинні документи є основою бухгалтерського та податкового обліку, тому дуже важливо їх правильно зберігати, здавати в архів і знищувати. Зберігати, оформляти і передавати до архіву первинні документи, облікові регістри і бухгалтерські звіти повинен головний бухгалтер підприємства. За недотримання цих правил законодавством передбачено заходи відпові-дальності.

Так, за незабезпечення збереження первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених ст. 44 ПК строків податкові органи застосовують до платника податків штрафні санкції в розмірі 510 грн., а за повторне таке порушення протягом року штраф збільшується вдвічі, тобто становить 1 020 грн..

Правила визначення строків зберігання. Назвемо основні з них.

1. Первинні документи потрібно зберігати не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовуються, а якщо звітність з будь-яких причин не подавалася – починаючи з граничного строку подання такої звітності, установленого ПК.

2. При ліквідації підприємства зазначені документи, що відображають період діяльності протягом 1 095 днів до дати ліквідації, необхідно передати до архіву.

3. Документи, пов`язані з предметом перевірки, процедурою адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення або судовим розглядом, слід зберігати до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами податкових повідомлень-рішень та/або до вирішення справи в суді, але не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності.

4. При втраті, пошкодженні або достроковому знищенні зазначених документів платник податків зобов`язаний повідомити про це податковий орган протягом 5 днів, а відновити їх – протягом 90 днів.

5. Знищення неревізованих (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається.

Зберігання й архівація документів

Первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, і бухгалтерські звіти підлягають передачі до архіву. До цього вони повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах. Відповідають за їх зберігання спеціально уповноважені головним бухгалтером особи.

Оброблені первинні документи поточного місяця комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Підприємства повинні забезпечити збереження документів, що накопичилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності і протягом року з дня реєстрації юридичних осіб узгоджувати номенклатуру справ з одним з держархівів або архівним відділом міськради.

Таким чином, для забезпечення збереження первинних документів на підприємстві можна:

- або створити архів як структурний підрозділ і ввести штатну одиницю архіваріуса;

- або покласти обов`язки архіваріуса в порядку суміщення на будь-якого іншого працівника, наприклад секретаря.

Завершені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і щодо особового складу повинні здаватися до архіву підприємства для подальшого зберігання і використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву підприємства за рішенням його керівника.

Більш докладну консультацію див. у ПК № 23: «Завершуємо рік: відповіді на 30 найактуальніших питань».