В течение своего жизненного цикла на торговом предприятии товар может быть утерян, его количество может уменьшится по естественным причинам (испариться, усохнуть, разбиться и т. п.). Из статьи вы узнаете, как вести учет недостач, возникших при приобретении, хранении и реализации товара.

Недостачи при приобретении товара

Принимая товар, покупатель может выявить, что он поставлен не в том количестве. В таком случае составляется акт о приемке товаров (материалов) при участии материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинтересованной организации (п. 3.7 Методрекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2, далее - Методрекомендации № 2). Если товары поступили по железной дороге, составляется коммерческий акт.

Далее учет зависит от вида недостачи: в пределах норм естественной убыли или сверх таких норм.

Бухгалтерский учет

Недостачи товаров в пределах норм естественной убыли, выявленные при приемке товаров и возникшие при транспортировке, включаются в первоначальную стоимость приобретенных запасов (п. 2.2, 5.7 Методрекомендаций № 2). Товары приходуются на баланс по фактическому количеству и в учете отражаются проводкой Дт 28 «Товары» – Кт 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Недостачи сверх норм естественной убыли. При предъявлении претензии поставщику сумма сверхнормативных потерь отражается записью Дт 374 «Расчеты по претензиям» – Кт 63.

Расчеты по претензии покупатель отражает так:

• допоставка товара – Дт 28 – Кт 374;
• возврат предоплаты поставщиком (при ее наличии) – Дт 31 «Счета в банках» – Кт 374.

Если претензия не предъявлялась, то сверхнормативные расходы списываются покупателем на расходы периода по дебету субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (п. 2.3 Методрекомендаций № 2).

Налог на прибыль

Списание суммы недостачи товара в пределах и сверх норм естественной убыли не приводит у плательщиков налога на прибыль к корректировкам финрезультата до налогообложения.

НДС

Недостачи в пределах норм естественной убыли

Покупатель отражает налоговый кредит в полной сумме согласно полученной налоговой накладной (далее – НН), зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных (далее – ЕРНН).

Важно! На сумму такой недостачи налоговые обязательства согласно п. 198.5 НК не начисляются при условии, что стоимость недостающих товаров включается в стоимость реализуемых предприятием товаров, подлежащую налогообложению (ОИР, категория 101.04).

Недостачи сверх норм естественной убыли

Если первым событием была предоплата, то:

• в случае допоставки товара поставщиком корректировка налогового кредита не проводится (товар будет поставлен в количестве, предусмотренном договором);
• возврата предоплаты на дату ее возврата поставщик должен выписать расчет корректировки (далее – РК), а покупатель обязан его зарегистрировать.

Если первое событие – поставка товара, то во избежание споров с контролирующими органами рекомендуем покупателю не отражать налоговый кредит по НН, оформленной поставщиком. Ведь в ней указано количество товара с учетом сверхнормативных потерь, а не фактически полученное. Поэтому необходимо получить от поставщика РК к такой НН, а налоговый кредит отражать на основании НН и РК, зарегистрированного в ЕРНН.

Если претензия не предъявлялась, то недостающие товары не были использованы в хозяйственной деятельности плательщика. Значит, надо начислить налоговые обязательства на основании пп. «г» п. 198.5 НК. НН следует составить не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, в котором была обнаружена недопоставка товара, и зарегистрировать ее в ЕРНН (п. 201.10 НК). База налогообложения определяется исходя из цены приобретения недостающих товаров (п. 189.1 НК).

Недостачи при хранении

Основанием для списания недостающих товаров служит протокол инвентаризационной комиссии и бухгалтерская справка. Если недостача товара вызвана форс-мажором, то комиссия должна взять объяснительную записку у материально ответственного лица, допустившего такую недостачу. Если возможно, необходимо установить виновное лицо, которое обязано возместить предприятию ущерб.

Бухгалтерский учет

Суммы недостач впределах норм естественной убыли по общему правилу списываются на расходы предприятия (на субсчет 947).

Недостачи товаров сверх нормы естественной убыли, а также потери от порчи ценностей списываются с баланса и относятся на счет виновных лиц в размере, определенном в соответствии с нормами законодательства (п. 4 разд. IV Положения, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879). Сумма недостачи списывается в дебет субсчета 375 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков». При этом если виновное лицо:

• установлено сразу после проведения инвентаризации, то делаются записи: Дт 375 – Кт 28;
• сразу не установлено, то сумма недостачи зачисляется на забалансовый субсчет 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей» до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству. Одновременно стоимость недостающих товаров нужно списать на субсчет 947. При установлении виновного лица после окончания инвентаризации и списания ценностей с баланса делается проводка Дт 375 – Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов» – для оборотных активов.

Налог на прибыль

НК не предусмотрены корректировки финрезультата, связанные с нехозяйственным использованием активов, в частности корректировки на разницы при списании сверхнормативных недостач ценностей. Не корректируется и стоимость недостач в пределах норм естественной убыли.

НДС

Если выявлена недостача товаров сверх норм естественной убыли, операция по их списанию приводит к начислению налоговых обязательств согласно п. 198.5 НК. При этом базой налогообложения является цена приобретения (п. 189.1 НК).

На заметку! При списании запасов норма п. 198.5 НК применяется для начис­ления налоговых обязательств, только если лицо, виновное в сверхнормативной недостаче, не установлено.

Если же виновное лицо установлено, НДС следует начислять на сумму полученного возмещения, так как оно расценивается налоговиками (см. ОИР, категория 101.04) как компенсация стоимости недостающих запасов. То есть в данном случае НДС надо начислять, руководствуясь п. 188.1 НК, как при обычной поставке. При этом не имеет значения, приобретался товар с НДС или без него.

При списании запасов в пределах норм естественной убыли, при приобретении которых суммы НДС были отнесены к налоговому кредиту, налоговые обязательства не начисляются, если стоимость таких запасов включается в стоимость готовой продукции, подлежащей налогообложению (ОИР, категория 101.04). В других случаях НДС начисляется по основной ставке.

Недостачи при реализации товара

В данном случае торговец выступает в роли поставщика.

Бухгалтерский учет

При получении претензии от покупателя сумма сверхнормативных потерь отражается записью Дт 947 – Кт 28. Расчеты по претензии торговое предприятие отражает так:

1) допоставку товара:

• Дт 902 – Кт 28 – на стоимость допоставленного товара;
• Дт 902 – Кт 28 методом «сторно» и Дт 947 – Кт 28 (на стоимость недопоставленного товара);

2) возврат предоплаты покупателю (при ее наличии) – Дт 681 – Кт 311.

Если за транспортировку товара отвечал торговец, то недостачи в пределах норм естественной убыли списывают на прочие операционные расходы (Дт 947).

Налог на прибыль

Списание недостачи товара в пределах и сверх норм естественной убыли не приводит у плательщиков этого налога к корректировкам финрезультата до налогообложения.

НДС

Порядок отражения операций зависит от того, какое событие было первым.

Если первым событием была предоплата, то:

• при допоставке торговцем товара налоговые обязательства не корректируют;
• при возврате предоплаты на дату ее возврата торговец должен выписать РК, а покупатель обязан его зарегистрировать.

Если первое событие – поставка товара, то к оформленной НН выписывается РК, ведь в НН указано количество товара с учетом сверхнормативных потерь, а не фактически полученное.

Что касается недопоставленного товара (к примеру, поставщик отгрузил 100 ед. товара, а покупателю доставили 80 ед., 20 ед. утеряно при транспортировке), то эти недостающие 20 ед. товара считаются использованными в нехозяйственной деятельности. Следовательно, надо начислить налоговые обязательства так же, как и для недостачи при хранении товара.

Выводы

Учет недостач зависит от того, в какой момент они выявлены: при приобретении, хранении или реализации товара. Наиболее негативные последствия ждут плательщиков НДС: на стоимость сверхнормативных потерь придется начислить налоговые обязательства.

Источник: Практическое руководство № 18, сентябрь 2020 года.