Ця консультація допоможе економічним та кадровим службам бюджетних закладів розібратись у деяких питаннях щодо порядку обліку робочого часу, установлення особливих режимів роботи за деякими посадами працівників, а також дотримання гарантій держави. Надаємо її у вигляді запитань, що надійшли від читачів, та відповідей на них.

Як здійснюється в умовах підсумованого обліку робочого часу розрахунок годинної ставки працівника, якщо протягом облікового періоду він працював у нічні години, а також у святкові та вихідні дні?

Якщо в закладі для певних категорій працівників запроваджено підсумований облік робочого часу, як це передбачено ст. 61 КЗпП, тобто для них щоденна або щотижнева тривалість робочого часу не може бути дотримана, то це означає, що ці працівники мають працювати за особливим режимом. Тобто передбачається залучення їх до роботи в нічний час, до роботи у святкові та вихідні дні тощо.

Отже, якщо в колдоговорі закладу встановлено як обліковий період квартал або ж півріччя, рік, то до цього періоду входить: робочий час, години роботи у вихідні та неробочі дні, свята, а також дні відпочинку. Години роботи працівників, за посадами яких запроваджено підсумований облік робочого часу, відображаються у графіках змінності (далі – графік), а потім факт їх роботи, передбачений графіком, має бути зафіксований у табелі обліку робочого часу (далі – табель).

Хоча обліковим є період тривалістю квартал, півріччя, рік, заробітну плату кожному працівникові необхідно виплачувати щомісяця. Здійснюватись це має відповідноі до умов оплати праці, визначених нормативно-правовими актами та положенням про оплату праці, що діє в кожному закладі.

Зарплата працівникові нараховується виходячи з установленого працівникові посадового окладу, а також доплат і надбавок. До неї входять також виплати за роботу в нічні години або ж у святкові та вихідні дні. Надурочні години оплачуються працівникові після закінчення облікового періоду (кварталу, півріччя, року), а саме в останній місяць установленого в закладі облікового періоду.

Трудове законодавство не встановлює норми тривалості робочого часу, а лише передбачає, що нормальна тривалість робочого часу становить не більше 40 год. на тиждень (ст. 50 КЗпП), за винятком деяких категорій працівників, яким може бути встановлено скорочену тривалість (ст. 51 КЗпП).

У листі Мінсоцполітики від 18.08.17 р. № 1537/ 0/102-17 зазначено, що нормою тривалості робочого часу в обліковому періоді для працівників є норма, установлена їм графіками змінності. Тому для визначення годинної ставки (для оплати нічного часу, фактично відпрацьованих годин у святкові та вихідні дні) необхідно місячний оклад працівника розділити на норму тривалості робочого часу на відповідний місяць, затверджену правилами внутрішнього трудового розпорядку для цього працівника.

Правила розпорядку, в яких установлюється режим роботи, тривалість робочого часу та часу відпочинку для кожної категорії працюючих у закладі, мають бути затверджені роботодавцем самостійно, однак з безумовним дотриманням норм і гарантій, установлених трудовим законодавством, а також генеральної та галузевої угод, колдоговором закладу. На це, до речі, звертається увага в листі Мінсоцполітики від 05.05.11 р. № 149/13/116-11.

Як визначається годинна ставка для оплати надурочної роботи за підсумованого обліку робочого часу?

Згідно з нормами ст. 97 КЗпП оплата праці працівників здійснюється за погодинною, відрядною або іншими системами оплати праці. В установах та закладах бюджетної сфери оплата провадиться на підставі законів, інших нормативно-правових актів, генеральної, галузевих, регіональних угод, колдоворів, причому в межах бюджетних асигнувань та позабюджетних доходів (ст. 98 КЗпП).

Якщо мали місце роботи в надурочний час, то згідно зі ст. 106 КЗпП:

• за погодинної системи оплати праці – робота оплачується в подвійному розмірі годинної ставки;
• за відрядної – виплачується доплата в розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, за всі відпрацьовані надурочні години.

Надурочні години в разі підсумованого обліку робочого часу визначаються як різниця між встановленим робочим часом в обліковому періоді та часом, фактично відпрацьованим конкретним працівником.

Тобто якщо графіки змінності складено таким чином, щоб у працівників за результатами облікового періоду не було надурочних годин роботи, однак за фактом працівникові доводилось працювати понаднормово, оплати таких «перепрацювань» має здійснюватись із дотриманням трудового законодавства.

Як зазначено в листі Мінсоцполітики від 24.04.17 р. № 1264/0/101-17/282, діяти необхідно так. Якщо, приміром, обліковий період триває рік, годинна ставка для оплати надурочних робіт обчислюється шляхом ділення окладу (місячної тарифної ставки), установленої працівникові на момент нарахування зазначеної оплати (у кінці року, якщо обліковим періодом є рік), на середньомісячне число годин за обліковий період (рік), яке має обчислюватися з урахуванням норми тривалості робочого часу за рік, установленої з дотриманням вимог ст. 50–53, 67 і 73 КЗпП.

Додамо: за умови встановлення іншої тривалості облікового періоду до уваги береться середньомісячне число годин за квартал, півріччя тощо.

Територія дитячої спортивної школи перебуває у віданні селищної громади. Територія досить великої площі, на ній розташовано стадіон, тенісний корт, і вона потребує ретельного прибирання та догляду. Чи передбачено законодавством преференції для робітників, які здійснюють прибирання території взимку?

Так, згідно зі ст. 168 КЗпП тим працівникам, які працюють у холодну пору року на відкритому повітрі (або в закритих неопалювальних приміщеннях), надаються спеціальні перерви для обігрівання та відпочинку, які входять у робочий час. Передбачається, що для цього власником обов’язково обладнуються приміщення.

Крім того, дотепер є чинними такі документи:

• постанова Наркомпраці СРСР від 11.12.29 р. «Правила роботи на відкритому повітрі в холодну пору року» (далі – Правила);
• постанова Головного державного санітарного лікаря України від 01.12.99 р. № 42 «Санітарні норми мікроклімату виробничих приміщень» (далі – Норми № 42).

Згадані Правила передбачають, що перерви для обігріву (вони кваліфікуються як компенсація) застосовуються залежно від температури повітря, сили вітру за місцем роботи. Порядок здійснення такої компенсації залежно від цих чинників визначається місцевими органами влади.

Як передбачено Правилами, засоби для обігріву надаються чи на місці роботи, чи в безпосередній близькості від місця роботи. У будь-якому разі роботодавець самостійно вирішує питання надання перерв для обігріву, їх тривалості, а також обладнання особливого приміщення для обігріву працівників.

У п. 2.14 Норм № 42 також зазначено, що для попередження можливого переохолодження працюючих, крім виділення спеціальних місць для обігріву, установлюється внутрішньозмінний режим праці та відпочинку, що передбачає можливість перерв для обігріву.

На сьогодні законодавством (зокрема, Законом від 21.05.97 р. № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні») не визначено таких повноважень органів місцевого самоврядування (наприклад, виконкомів селищних рад), як визначення необхідності надання перерв для обігріву працівників залежно від кліматичних умов, у яких вони працюють.

Ініціатива стосовно вирішення порушеного питання має бути опрацьована керівником комунального спортивного закладу таким чином, щоб у колдоговорі закладу була зафіксована норма про надання в холодну пору року працівникам перерви для обігріву.

Тобто в колдоговорі має бути перелік працівників, яких це стосуватиметься, а також метеорологічні умови, за наявності яких надаватиметься перерва (температура повітря, сила вітру, дощ, сніг, інші кліматичні негаразди). Конкретизуються критерії таким чином, щоб, з одного боку, роботодавець дотримувався правил охорони праці, а з іншого боку, щоб працівники знали умови надання перерв для обігріву, їх тривалість протягом зміни, місце знаходження приміщення для обігріву (можливо, з обладнанням для приготування гарячого чаю). Звісно, з умовами колдоговору має бути ознайомлений кожен працівник.

Наприклад, згідно з умовами колдоговору в холодну пору року, якщо температура повітря перевищує –15 °С, або 10 °С – при одночасних сильних чи дуже сильних поривах вітру (тобто понад 14 м/с чи понад 25 м/с відповідно), працівникам, які прибирають та облаштовують територію спортивної школи, через кожні 2 год. роботи надаються перерви тривалістю 15 хв. кожна. Виходить, що протягом зміни (наприклад, тривалістю 8 год.) таких перерв буде не менше трьох. Зауважимо: ці перерви тривалістю 45 хв. за зміну входять до робочого часу працівника й не відображаються ні в графіках змінності, ні в табелі обліку робочого часу.

Підсумовуючи вищенаведене, додамо: імовірно, що згідно з Порядком здійснення державного нагляду за додержанням законодавства про працю, затвердженим постановою КМУ від 26.04.17 р. № 295, серед числа питань, які перевірятимуться інспекторами праці, буде питання дотримання норм щодо трудового законодавства, з охорони праці.

Тож звертаємо увагу, що надання спеціальних перерв для обігрівання та відпочинку, які включаються в робочий час, а також обладнання роботодавцем відповідних приміщень також належать до питань, які перевірятимуться. Ці питання, зокрема, містяться в п. 10.7 та 10.8 постанови Мінсоцполітики від 18.08.17 р. № 1338 «Про затвердження форм документів, що складаються при здійсненні заходів державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, зайнятість населення, зайнятість та працевлаштування інвалідів».

Перенесення робочих днів у зв’язку зі святами відбулося за рішенням керівника медичного закладу. Як це має відображатись у документах закладу?

Цього року згідно з розпорядженням КМУ від 11.01.18 р. № 1-р, що діє з 11.01.18 р., керівникам установ запропоновано перенести робочі дні для забезпечення раціонального використання робочого часу і створення сприятливих умов для святкування визначених законодавством днів (ст. 73 КЗпП). Ідеться про: 8 Березня – Міжнародний жіночий день, 1 Травня – День праці, 28 червня – День Конституції України, 25 грудня – Різдво Христове та у 2019 році 1 січня – Новий рік.

Нагадаємо: за ст. 67 КЗпП Кабмін має ухвалити нормативно-правовий акт із цього питання не пізніше ніж за три місяці до таких днів. Тож оскільки перше перенесення стосується 8 Березня, ця норма майже дотримана.

Стосується таке перенесення працівників, яким установлено п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями в суботу та неділю.

У документі зазначено, що перенесення має відповідати порядку та умовам, визначеним законодавством.

Знаємо, що подібні нормативно-правові акти видаються Кабміном щороку та мають рекомендаційний характер. Тож кожен роботодавець має самостійно визначитися, застосовуватиме він такі рекомендації чи ж переноситиме ці дні інакше. Не виключено, що перенесення робочих днів протягом року взагалі не відбуватиметься.

Оскільки кожний заклад, установа функціонують відповідно до своїх графіків роботи, видання розпорядчого документа в разі прийняття керівником рішення про перенесення робочих днів протягом відповідного календарного року є обов’язковим. Фактично це рішення змінює графік роботи установи, а також норму тривалості робочого часу в місяцях, в яких запроваджено перенесення робочих днів.

Звертаємо увагу: перенесення робочих днів не має призводити до зменшення тривалості робочого часу протягом року. Не має змінюватися через це й розмір заробітку працівників.

Отже, виникає потреба в коригуванні локальних документів установи, в яких зафіксовано норми, зокрема, стосовно надання відпусток, графіків змінності.

Якщо в установі ухвалюється рішення про перенесення робочих днів, роботодавцеві своїм розпорядчим документом (наприклад, наказом), погодженим із первинною профспілкою, необхідно зафіксувати порядок та умови здійснення такого перенесення, зокрема:

• визначити період, протягом якого кожному працівникові заздалегідь повідомляється про це (не пізніше ніж за 2 місяці до перенесення, як це встановлено ст. 67 КЗпП);
• виходячи з діючих в установі правил внутрішнього трудового розпорядку зафіксувати у графіках змінності щодо працівників, до яких застосовується підсумований облік робочого часу, новий алгоритм їх виходу на зміни;
• за потреби – призначити відповідальних чергових, які працюватимуть у дні свят;
• переглянути ухвалені графіки відпусток працівників виходячи з нового графіка роботи установи після перенесення робочих днів.

Радимо врахувати такі особливості. Якщо установа працює за безперервним графіком (наприклад, лікарня чи пансіонат, будинок відпочинку), має бути враховано, що вихідні дні надаватимуться почергово кожній групі працівників, як це передбачено оновленим графіком змінності. Головне – щоб перенесення робочих днів не спричинило в поточному році зменшення тривалості робочого часу. Бажано також мінімізувати кількість надурочних робіт за результатами облікового періоду, адже вони оплачуватимуться в подвійному розмірі тарифної ставки (окладу) працівника.

Факт роботи у дні відпрацювання відображається в табелі обліку робочого часу за кожною посадою.

Ще звернімо увагу: оскільки святкові дні не будуть робочими, задля дотримання норми тривалості робочого часу, визначеної для кожної категорії працюючих за п’ятиденним робочим тижнем із двома вихідними днями, відпрацьовувати їм доведеться по суботах.

Працівникам бухгалтерських служб радимо заздалегідь підготувати необхідні документи та звіти, аби в установлені строки подати їх до відповідних державних органів (казначейство, відділення Пенсійного фонду тощо) з урахуванням можливого перенесення робочих днів у цих державних структурах.

Тому, по-перше, тривалість роботи у такі суботи має дорівнювати тривалості робочого дня, за який проводиться відпрацювання. По-друге, відсутність будь-якого працівника, якому згідно із графіком роботи установи (а тим більше, згідно із графіком змінності) належить працювати в такі суботи, кваліфікується як прогул. Якщо працівником документально не підтверджується його відсутність у цей день (приміром, через хворобу або ж згідно із наказом про відпустку), ініціюється його звільнення згідно з ч. 4 ст. 40 КЗпП (прогул або відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин).

Коректно слід діяти роботодавцеві, вирішуючи питання щодо відпусток. Так, у разі закінчення відпустки працівника, наприклад, 2 березня 2018 року, він має стати до роботи в суботу 3 березня, якщо здійснено перенесення робочого дня з п’ятниці 9 березня на 3 березня поточного року.

Джерело: "Баланс-Бюджет" № 10, який вийшов з друку 05.03.18 р.