Про що ця стаття? Вивчивши полеміку бухгалтерів на форумах і в соцмережах, автор доходить висновку: багато колег уважають, що без інвентаризації можна обійтися. Розглянемо, чи так це насправді та до яких наслідків на практиці (не віртуальних!) може призвести відмова від проведення фактичної (не формальної) інвентаризації.

Навіщо потрібна інвентаризація?

Інвентаризація, будучи елементом бухгалтерського обліку, служить доповненням до документування господарських операцій. Мета її проведення – установити фактичну наявність цінностей і порівняти дані інвентаризації з обліковими даними. Здавалося б, а як інакше?

Проте на практиці керівники та бухгалтери (переважно малих підприємств) нерідко дивляться на інвентаризацію як на щось непотрібне, без чого цілком можна обійтися. Ось що вони говорять, обговорюючи цю тему на форумах:

• «Є такі виробництва, де провести інвентаризацію неможливо».
• «Якщо це цікавить директора або власника, то нехай самі беруть і рахують».
• «Доводиться проводити лікнеп для директора, що ж таке ця інвентаризація та що робити з її даними потім, коли все порахуємо».
• «Не виходить добитися рішення від керівництва, що робити з виявленими розбіжностями, довго працювали – і все марно» і т. п.

Звичайно, під тиском мотивованих власників, керівництва, відповідальних топ-менеджерів інвентаризацію все-таки проводять. Але й тут не обходиться без проблем. Адже не секрет, що інвентаризація може бути реальною, а може бути формальною. От що говорять про цей самі бухгалтери:

• «Усе залежить від керівництва, якщо директорові це потрібно, то реальна процедура, а якщо крім бухгалтера нікому не потрібно, тоді це формальна процедура»,
• «На практиці найчастіше це формальність. Інвентаризація в більшості випадків є тільки на папері. Обліковці прагнуть підігнати «під папірець», із заплющеними очима «пташки» у роздрукованій відомості рисують»...

Чи може примиритися з такою позицією (прямо кажучи – із пофігізмом) бухгалтер-професіонал?

Відповідь на це запитання криється в кінцевій меті інвентаризації. Власники підприємства, його керівники, інвестори та інші користувачі фінансової звітності повинні бути впевнені в достовірності даних бухобліку. Адже що відбудеться, якщо склад активів і зобов’язань не підтверджено перевіркою їх наявності або перекручено у фінзвітності? Прийняті на основі фіктивних даних балансу управлінські рішення можуть виявитися помилковими та призвести до погіршення фінансового стану підприємства й навіть до банкрутства!

Ознаками такий формальної, «паперової» інвентаризації можуть бути:

• висока швидкість її проведення (виникає підозра, що інвентаризація або була проведена з порушеннями, або взагалі реально не проводилася);
• відсутність на документах підписів усіх членів інвентаризаційної комісії або підозра в дійсності підписів (наприклад, під час інвентаризації працівник був у відпустці або на лікарняному, а його підпис красується в інвентаризаційній відомості);
• повний (достеменний) збіг фактичних та облікових даних (треба ж! На практиці такого ніколи не буває. У цьому випадку потрібна перевірка: нове перерахування за участю інших осіб).

Своєчасне виявлення «паперової» інвентаризації дозволить компанії уникнути збитків і вжити заходів проти несумлінних співробітників.

Водночас реальна інвентаризація – це ефективна процедура внутрішнього контролю, засіб забезпечити внутрішню економічну безпеку компанії, виявити неефективність внутрішніх процесів, попередити різні протиправні дії співробітників і випадки нераціонального використання майна компанії.

Треба сказати, що в такого підходу до інвентаризації багато розсудливих прихильників, особливо серед бухгалтерів великих підприємств. От що вони говорять:

«Я працювала на великому заводі в холдингу. Інвентаризація проводилася на 1-ше число кожного місяця. Очолював процес один із засновників. Результати інвентаризації приймав генеральний директор особисто. Номенклатура була дуже велика, багато складів. Але все було, як належить, тому що бухгалтерія була на вищому рівні (усе чітко, процедуру прописано відповідно до вимог законодавства, процес автоматизовано)!»;

«При багатопередільному виробництві проводили інвентаризацію щомісяця. Створили по всіх складах постійно діючі комісії. Переписували швидко, бухгалтерія довше виводила результати інвентаризації»;

«У виробничих холдингах (на заводах), у торгівлі мені попадалися причепливі власники. Колективи на підприємствах великі, багато майна. Практично скрізь поставало питання про серйозний підхід до інвентаризації та запобігання зловживанням. Тому нормативку з інвентаризації треба було, по-перше, досконально знати, а по-друге – щомісяця застосовувати на практиці».

Такий професіональний підхід не тільки відповідає букві закону, але й приносить реальну користь підприємству. Адже виявлені нестачі й надлишки найчастіше пов’язані не тільки з банальними помилками через неуважність. Вони можуть свідчити про розкрадання, псування майна, порушення технології виробництва, нереальні норми списання ТМЦ, махінації із цінностями та документами, шахрайство.

А це, у свою чергу, сигналізує про проблеми в бізнес-процесах підприємства: або вони порушуються (відсутній контроль, має місце недбалість), або неефективні та вимагають доопрацювання.

У чому вигода професійної інвентаризації?

Інвентаризація допомагає вдосконалювати операційну діяльність підприємства, оскільки дозволяє:

• виявити дійсні причини розбіжностей між обліковими та фактичними даними про матеріальні цінності, установити осіб, винних у розкраданнях і зловживаннях, і притягти їх до відповідальності. При цьому не забудьте про наявність договорів про матеріальну відповідальність! Якщо вони не укладалися із працівниками, то у вас на підприємстві ніхто нізащо не відповідає й винних немає;
• знайти причини неефективних дій, наприклад, при прийманні тих або інших цінностей, перерахуванні залишків. Так, на ОЗ повинні бути інвентарні номери та шильдики, на ТМЦ на складі повинні бути ярлики (бажано зі штрихкодами). Хто не пам’ятає, шильдик – це табличка, на якій розміщена інформація виробника про виріб;
• підтвердити залишок коштів та їх еквівалентів;
• обґрунтувати та підтвердити розрахункові статті балансу (резерви, забезпечення, витрати та доходи майбутніх періодів);
• перевірити всі розрахунки з контрагентами, виявити прострочені заборгованості зі строком давності, що закінчився. Списання таких заборгованостей допоможе розвантажити баланс підприємства від неіснуючих активів і зобов’язань;
• виявити помилки в роботі керівників, бухгалтерії й контрагентів і поліпшити бізнес-процеси компанії, щоб не допускати таких помилок надалі.

Регулярна інвентаризація дозволяє топ-менеджерам отримувати актуальну інформацію про майно компанії та на основі отриманих даних координувати свої дії.

До речі, строки проведення обов’язкової річної інвентаризації вже розпочалися. Який підхід до її проведення обираєте ви?

Джерело: "Баланс" № 43, який виходить з друку 26.10.20 р.