Підприємство планує передавати дані з трудових книжок працівників до Пенсійного фонду. Для цього потрібно отримати згоду працівником на обробку його персональних даних. Як має бути оформлена ця згода та яку інформацію вона має містити?

Нагадаємо, що впровадження електронних трудових книжок передбачене Законом від 05.02.21 р. № 1217-IX (далі – Закон № 1217). Закон № 1217 набуває чинності з 10.06.21 р., але передбачає 5-річний перехідний період для передачі даних з паперових трудових книжок до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр) (п. 2 розд II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).

Порядок і строки передачі відомостей з трудових книжок до Реєстру має визначити ПФУ. Уважаємо, що найближчим часом (до дати набуття чинності Закону № 1217) з’являться підзаконні акти, якими будуть врегульовані всі неясні моменти. Зокрема, як оформити згоду працівника на обробку його персональних даних. Про всі прийняті підзаконні акти ми неодмінно вас проінформуємо, стежте за нашими публікаціями.

Але вже сьогодні є можливість передавати відомості з паперових трудових книжок до Реєстру. І багато роботодавців нею вже скористалися, уважаючи за краще не затягувати з процесом передачі. Особливо це актуально для великих підприємств, у яких багато найманих працівників.

Зараз діє Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.19 р. № 1084 (далі – Порядок № 1084). Згідно з Порядком № 1084 відомості про трудовий стаж працівника можна передати добровільно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Причому передати до Реєстру відомості про трудовий стаж може:

• або сам найманий працівник (для цього йому необхідно оформити електронний підпис). Тоді працівник в електронному кабінеті ставить позначку про те, що дає дозвіл на обробку своїх персональних даних;
• або роботодавець. У цьому випадку разом з відомостями про стаж працівника необхідно передати відскановану копію згоди працівника на обробку його персональних даних, передбачених Порядком № 1084 (п. 7 Порядку № 1084).

Саме про таку згоду й ідеться в запитанні, яке ми розглядаємо.

Як саме має бути оформлена така згода, у Порядку № 1084 не пояснюється. Тому зараз згода складається в довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів та з огляду на вимоги Закону від 01.06.10 р. № 2297-VI «Про захист персональних даних». Зокрема, така згода має містити:

• П. І. Б. працівника, його місце проживання і паспортні дані;
• дату складання і підпис працівника;
• перелік персональних даних, на обробку яких працівник дає згоду (у нашому випадку це, зокрема, дані про освіту, професію, спеціальність, кваліфікацію, трудову діяльність, науковий ступінь, учене звання, паспортні дані та дані про місце проживання).

Також можна скористатися формою такої згоди, наведеною на вебпорталі ПФУ.

Джерело: "Баланс" № 19, який виходить з друку 17.05.21 р.