Из этой статьи вы узнаете: как сделать расчет среднеучетной численности штатных работников и работников льготной категории и рассчитать квоту по трудоустройству «льготников».

Что можно сделать на практике: правильно заполнить отчет и подать его в службу занятости до 1 февраля 2019 года.

В начале каждого года работодателям необходимо отчитаться перед центром занятости о количестве трудоустроенных в прошлом году граждан с дополнительными гарантиями на трудоустройство.

В данной консультации мы расскажем, как пошагово заполнить такой отчет. А начнем с общих требований.

Льготные категории граждан

Каждый работодатель должен знать, каких граждан он обязан принять на работу по квоте на трудоустройство. Квота – это количество лиц льготной категории, которые должны быть трудоустроены на данное предприятие.

Каким категориям граждан предоставляются дополнительные гарантии по трудоустройству?

Категории лиц, которым предоставляются дополнительные гарантии по содействию в трудоустройстве, предусмотрены ст. 14 Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI (далее – Закон № 5067). Статус таких граждан должен подтверждаться документами, указанными в п. 3.2 Порядка, утвержденного приказом Минсоцполитики от 16.05.13 г. № 271 (далее – Порядок № 271). В табл. 1 мы привели необходимую информацию по этому вопросу.

Таблица 1

№ п/п	Гарантии по трудоустройству для льготных категорий граждан
	Льготные категории	Подтверждающий документ
1	2	3
1	Один из родителей* (опекун**), на иждивении которого находится ребенок (дети) возрастом до 6 лет	Копия свидетельства о рождении ребенка
2	Один из родителей* (опекун**), который без участия второго супруга воспитывает ребенка возрастом до 14 лет
3	Один из родителей* (опекун**), который без участия второго супруга воспитывает ребенка с инвалидностью	Копия пенсионного удостоверения ребенка, где имеется запись об инвалидности
4	Один из родителей* (опекун**), который без участия второго супруга содержит лицо с инвалидностью с детства (независимо от возраста) и/или лицо с инвалидностью I группы (независимо от причины инвалидности)	Копия пенсионного удостоверения ребенка, где имеется запись об инвалидности или: – копия удостоверения лица, которое получает государственную социальную помощь; – копия формы № 080/о «Медицинское заключение о ребенке-инвалиде в возрасте до 18 лет»; – копия формы первичной учетной документации № 157-1/о «Справка к акту осмотра медико-социальной экспертной комиссией»
5	Дети-сироты	Копия извлечения из электронной учетно-статистической карточки ребенка
6	Дети, лишенные родительской опеки, которым исполнилось 15 лет и которые с согласия одного из родителей или опекуна могут в виде исключения приниматься на работу	Копия свидетельства о рождении
7	Лица, освободившиеся после отбытия наказания или принудительного лечения	Копия справки об освобождении
8	Молодежь, т. е. лица до 35 лет, которые окончили или прекратили учебу в общеобразовательных, профессионально-технических и высших заведениях, уволились со срочной военной службы или альтернативной (невоенной) службы (в течение 6 месяцев после завершения или прекращения обучения или службы) и впервые принимаются на работу	Копия диплома или другого документа об образовании. Копия военного билета
9	Лица, которым до наступления права на пенсию осталось 10 и менее лет	Копия паспорта
10	Лица, которым исполнилось 15 лет и которые по согласию одного из родителей или опекуна могут в виде исключения приниматься на работу	Копия свидетельства о рождении
11	Участники боевых действий	Копия удостоверения участника боевых действий
12	Лица с инвалидностью, которые не достигли пенсионного возраста	Копия паспорта. Копия формы первичной учетной документации № 157-1/о «Справка к акту осмотра медико-социальной экспертной комиссией»
* Статус одинокой матери (отца) можно подтвердить справкой о получении (неполучении) пособия по форме приложения 11 к Инструкции, утвержденной приказом Минтруда и соцполитики от 19.09.06 г. № 345. ** Опекун может подтвердить свой статус копией решения местного органа исполнительной власти и органа местного самоуправления об установлении опеки или попечительства над таким ребенком либо копией решения суда.

Предприятие может самостоятельно заниматься поиском таких работников или же обратиться непосредственно в службу занятости (ч. 3 ст. 14 Закона № 5067).

Расчет квоты

Какая установлена квота по трудоустройству льготных категорий граждан?

Норматив (квота) по трудоустройству вышеперечисленных льготных категорий граждан установлен в размере 5 % среднеучетной численности штатных работников за предыдущий календарный год (ч. 2 ст. 14 Закона № 5067).

Важный нюанс! Данный норматив распространяется только на предприятия со среднеучетной численностью штатных работников более 20 человек.

Как рассчитать 5%-ную квоту?

Квота рассчитывается работодателями самостоятельно с учетом лиц льготных категорий, которые уже работают в условиях полной занятости у этого работодателя. В расчет квоты не входят лица с инвалидностью, которые не достигли пенсионного возраста (ч. 3 ст. 14 Закона № 5067).

Кроме того, есть отдельная квота по трудоустройству лиц, которым до наступления права на пенсию согласно ст. 26 Закона от 09.07.03 г. № 1058-IV осталось 10 и менее лет. Назовем их гражданами предпенсионного возраста.

Какие предприятия обязаны принимать по квоте лиц предпенсионного возраста?

Начиная с 01.01.18 г. такая квота установлена для предприятий с численностью штатных работников от 8 до 20 человек. Размер квоты – не менее одного такого лица в среднеучетной численности штатных работников. Это правило касается только предприятий, предприниматели не обязаны выполнять данную квоту.

Подача Отчета

Куда и в какой срок подается отчет по квотам?

Отчет о выполнении квоты по трудоустройству льготных категорий граждан подается в службу занятости (ст. 14 Закона № 5067, п. 2.5 Порядка № 271) по окончании отчетного года. Сделать это нужно не позже 1 февраля. То есть последний день подачи отчета за 2018 год – 1 февраля 2019 года, это пятница.

По какой форме следует подавать отчет?

Форма отчета и правила его заполнения установлены Порядком № 271. В этом году отчет о трудоустройстве лиц предпенсионного возраста за 2018 год впервые должны подать предприятия с численностью штатных работников от 8 до 20 человек.

Внимание, изменения в форме! 08.01.19 г. вступил в силу приказ Минсоцполитики от 23.11.18 г. № 1763. Данным приказом внесены изменения в Порядок № 271. В частности, утверждена новая форма отчета по квотам (добавлено две новые строки). Согласно примечаниям к строкам нового отчета, строки 01–03 заполняются предприятиями с численностью штатных работников более 20 человек, а строки 04 и 05 – предприятиями с численностью штатных работников от 8 до 20 человек. Строку 06 отчета должны заполнять все предприятия независимо от численности работников.

Как заполнить отчет по квотам?

Приведем алгоритм заполнения отчета пошагово. Напомним, что среднеучетная численность штатных работников рассчитывается согласно Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.05 г. № 286 (далее – Инструкция № 286).

Шаг 1. Рассчитываем учетное количество штатных работников (далее – УКШР) за каждый календарный день 2018 года.

Показатель УКШР должен соответствовать данным табеля учета рабочего времени. Данный показатель определяют по правилам разд. 2 Инструкции № 286. В УКШР включают количество лиц за каждый календарный день, которые фактически работали или отсутствовали на работе по каким-либо причинами (п. 2.3 Инструкции № 286). За выходные и нерабочие дни учетное количество работников отражают по состоянию на рабочий день, предшествовавший праздничному или нерабочему дню (абзац второй п. 2.2 Инструкции № 286).

В УКШР включают всех сотрудников, перечисленных в п. 2.4–2.5 Инструкции № 286, а именно тех, кто:

• заключил трудовой договор (контракт) и выполняет постоянную, сезонную или временную работу, работает на условиях неполного рабочего времени или временно отсутствует на работе по каким-либо причинам (командировка, болезнь, отпуск, выполнение общественных или государственных обязанностей и т. п.);
• принят на работу для замещения отсутствующих на время болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до трех лет (по медицинскому заключению – до шести) или более длительного периода согласно условиям коллективного договора.

Как одно физическое лицо учитывают лиц, которые работают:

• как внутренние совместители (т. е. оформлены больше чем на ставку – на полторы, две);
• на условиях неполного рабочего времени (абзац второй пп. 2.6.1 Инструкции № 286).

Не включают в УКШР, в частности:

• совместителей с других предприятий (внешнее совместительство);
• лиц, привлеченных к выполнению работ по договорам гражданско-правового характера;
• работников, переведенных с других предприятий по договорам;
• учащихся, слушателей, которые проходят производственную практику согласно договорам;
• лиц, которые учатся за счет предприятий с отрывом от производства (п. 2.6 Инструкции № 286).

Шаг 2. Рассчитываем СКШР (среднеучетное количество штатных работников) за каждый месяц 2018 года.

СКШР за месяц определяем так:

• суммируем количество штатных работников учетного состава за все календарные дни (информация за каждый день уточняется на основании приказов о приеме, переводе и увольнении работников) отчетного месяца (включая выходные, праздничные и нерабочие дни);
• делим полученный результат на число календарных дней в этом месяце (пп. 3.2.1 Инструкции № 286).

В СКШР не входят: работники, которые находятся в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет или по медицинским показаниям – до 6 лет (пп. 3.2.2 Инструкции № 286).

Пример 1

По состоянию на 01.12.18 г. в штате предприятия числилось 115 сотрудников. В течение декабря из них: трое находились в отпуске по уходу за ребенком; двое – в ежегодном отпуске; один – на больничном с 19 по 25 декабря; один – внешний совместитель; 10 декабря уволен один сотрудник, 12 декабря – принят один сотрудник, 13 декабря – принят еще один сотрудник.

В показатель УКШР в данном случае не включаются только внешние совместители, а сотрудники, которые находились в ежегодном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, включаются в данный показатель. А вот в показатель СКШР не входят работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Приведем пример расчета УКШР и СКШР в табл. 2.

Таблица 2

Числа месяца (декабрь 2018 года)	УКШР за календарные дни	Исключается из расчета СКШР	Включается в расчет СКШР за соответствующий период
1	2	3	4
С 1 по 10 декабря	114 (115 – 1)	3	1 110 [(114 – 3) x 10]
11 декабря	113 (114 – 1)	3	110 (113 – 3)
12 декабря	114 (115 – 1)	3	111 (114 – 3)
С 13 декабря по 31 декабря	115 (116 – 1)	3	2 128 [(115 – 3) x 19]
За весь месяц			3 459

В итоге мы получили суммарный показатель УКШР за календарные дни декабря 2018 года – 3 459. Далее этот показатель мы будем использовать для расчета показателя СКШР за декабрь 2018 года.

СКШР за месяц определяют путем деления полученной итоговой суммы – 3 458 единиц на количество календарных дней в декабре (31 к. д.):

3 459 : 31 к. д. = 111,58 ед. (с округлением до 112).

Показатели количества работников отражают в целых единицах (п. 1.9 Инструкции № 286). При этом округление осуществляют по правилу «четной цифры», то есть округляют цифры постепенно справа налево. Если последняя значимая цифра равняется 4, ее отбрасывают; если это 6 и более – ближайшая слева значимая цифра увеличивается на единицу; а если это 5, тогда ближайшую слева нечетную цифру увеличивают на единицу, а если она четная, то ее не изменяют (письмо Госкомстата от 27.03.06 г. № 09/3-9/116). Для примера: по этому правилу 2,5 округляют до 2, а 3,5 – до 4.

Шаг 3. Определяем СКШР за предыдущий календарный год (стр. 01).

Данный показатель рассчитывается так (пп. 3.2.5 Инструкции № 286):

• суммируем среднеучетное количество штатных работников за все месяцы работы предприятия с начала года до последнего месяца года;
• полученную сумму делим на 12 (на количество месяцев в году).

Пример 2

В течение 2018 года показатель СКШР на предприятии составлял: за январь – 117; за февраль – 115; за март – 112; за апрель – 112; за май – 117; за июнь – 117; за июль – 116; за август – 116; за сентябрь – 115; за октябрь – 114; за ноябрь – 115; за декабрь – 112.

Определяем СКШР за 2018 год:

(117 + 115 + 112 + 112 + 117 + 117 + 116 +
+ 116 + 115 + 114 + 115 + 112) : 12 =
= 114,83 (чел.) (с округлением 115).

Шаг 4. Определяем среднеучетное количество работников, имеющих дополнительные гарантии в содействии по трудоустройству.

Этот показатель заносится в строку 02 при условии, что «льготники» работают на предприятии в режиме полной занятости (п. 3.2 Порядка № 271).

Пример 3

В течение 2018 года показатель СКШР, имеющих дополнительные гарантии по трудоустройству на предприятии, составлял: за январь – 3; за февраль – 3; за март – 4; за апрель – 4; за май – 3; за июнь – 3; за июль – 3; за август – 4; за сентябрь – 4; за октябрь – 4; за ноябрь – 4; за декабрь – 4.

Делаем расчет:

(3 + 3 + 4 + 4 + 3 + 3 + 3 + 4 + 4 +
+ 4 + 4 + 4) : 12 = 3,58 (≈ 4).

То есть показатель среднеучетного количества работников, имеющих дополнительные гарантии, по предприятию составил 4 человека.

Шаг 5. Указываем в строке 03 квоту льготных категорий работников, которая рассчитывается в размере 5 % СКШР за предыдущий год (2017-й).

Данный показатель рассчитывается по формуле строка 01 х 5 %. Результаты округляются по правилам, установленным в п. 3.3 Порядка № 271. В нашем случае средняя численность работников на предприятии за 2018 год – 115; работников льготных категорий – 4. Рассчитываем квоту для предприятия:

115 х 5 % : 100 = 5,75 (≈ 6).

То есть предприятие из нашего примера не выполнило установленную квоту: у него в штате числится 4 работника льготных категорий, а должно быть 6 таких работников.

Шаг 6. В строке 06 фиксируем информацию о том, какое количество работников предприятие планирует принять в текущем году по квоте.

То есть в этой строке указывают плановый показатель трудоустройства квотных категорий граждан в 2019 году за счет выполнения квоты в 2018 году. При этом необходимо обратить внимание на такие моменты:

• если показатель строки 02 больше показателя строки 03 – то в строке 04 ставится прочерк, так как в отчетном периоде квота выполняется;
• если значение строки 03 больше сроки 02 – тогда в строке 04 нужно указать, сколько человек предприятие планирует принять за счет квоты (это как раз наш случай).

Посмотреть фрагмент заполнения отчета о выполнении квоты по трудоустройству льготных категорий граждан могжна в повном тексте консультации из "Баланс" № 4-5, который вышел из печати 14.01.19 г.