Что изменилось? С 26 ноября 2021 года начинает действовать Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц – предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина от 03.09.2021 № 496 (далее – Приказ № 496, Порядок № 496).

В консультации мы рассмотрим:

• кто из предпринимателей обязан вести учет товарных запасов, а кто – нет;
• как вести учет товарных запасов и какие правила нужно соблюдать;
• как заполнить форму для учета товарных запасов в разных ситуациях (см. фрагмент в конце консультации) и как исправить ошибки, допущенные при ее заполнении;
• какая ответственность установлена за нарушение порядка ведения товарного учета.

Кто обязан вести товарный учет?

Обратимся к Закону от 06.07.1995 № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265). В ст. 3 этого Закона сказано, что субъекты хозяйствования (далее – СХ), которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением электронных платежных средств, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны вести учет товарных запасов в порядке, установленном законодательством, а также осуществлять продажу только тех товаров (услуг), которые отражены в таком учете (п. 12).

Нормы этой статьи распространяются и на предпринимателей (за некоторым исключением). Но вот порядок ведения товарного учета для них законодательно не устанавливался. А теперь под эту норму закона Минфин разработал Порядок № 496.

Кто именно из предпринимателей обязан вести товарный учет запасов согласно Порядку № 496?

Товарный учет запасов должны вести предприниматели, которые одновременно отвечают двум условиям, указанным в п. 12 ст. 3 Закона № 265 и в п. 1 разд. І Порядка № 496.

Условие 1. Предприниматель является:

• субъектом общей системы налогообложения;
• единщиком – плательщиком НДС (т. е. единщиком третьей группы со ставкой ЕН 3 % или единщиком четвертой группы);
• единщиком – неплательщиком НДС (первая, вторая и третья группы), который торгует технически сложными бытовыми товарами (далее – ТСБТ), лекарствами, медицинскими и ювелирными изделиями.

Условие 2. Предприниматель осуществляет расчетные операции. Нет расчетных операций – значит, нет и товарного учета.

Ниже в таблице-подсказке рассмотрим разные ситуации, чтобы вы могли понять, когда надо вести товарный учет, а когда нет.

Таблица-подсказка

№ п/п	Ситуация	Надо ли вести товарный учет (да/нет)?
1	2	3
1	Предприниматель – единщик первой группы торгует на рынке одеждой и обувью	Нет. Не выполняется условие 1, поскольку предприниматель: – торгует товаром, продажа которого не требует применения РРО и ПРРО; – не является плательщиком НДС
2	Предприниматель – единщик первой группы торгует на рынке ТСБТ	Да. Оба условия выполняются, поскольку предприниматель: – торгует ТСБТ (условие 1); – осуществляет расчетные операции (условие 2). При этом не имеет значения, что у него есть льгота в виде неприменения РРО/ПРРО и расчетных квитанций согласно п. 296.10 Налогового кодекса (далее – НК) и п. 6 ст. 9 Закона № 265
3	Предприниматель – единщик второй группы торгует товарами медицинского назначения. Оплату принимает только по безналу через кассу банка	Нет. Не выполняется условие 2: у предпринимателя нет расчетных операций
4	Предприниматель – единщик второй или третьей группы – неплательщик НДС продает в своем интернет-магазине одежду и обувь, текстиль. При расчетах с покупателями применяет РРО	Нет. Не выполняется условие 1, поскольку предприниматель: – торгует товаром, продажа которого не требует применения РРО и ПРРО; – не является плательщиком НДС
5	Предприниматель – единщик третьей группы со ставкой ЕН 3 %, плательщик НДС торгует металлопластиковыми окнами в магазине за наличные деньги и принимает платежные карты	Да. Оба условия выполняются: предприниматель является плательщиком НДС и осуществляет расчетную операцию
6	Предприниматель на общей системе налогообложения реализует стройматериалы только юрлицам, которые рассчитываются с ним по безналу, перечисляя деньги на его текущий счет	Нет. Не выполняется условие 2: у предпринимателя нет расчетных операций

Как вести учет товаров?

Вести учет товарных запасов означает постоянно вносить информацию об их поступлении и выбытии в специальную форму учета (п. 1 разд. ІІ Порядка № 496). Приведем основные правила такого учета.

Правило 1. Учету подлежат только товары, предназначенные для продажи или оказания услуг.

Это правило вытекает из определения, приведенного в п. 2 разд. І Порядка № 496. Там сказано, что товарные запасы – это совокупность товаров, которые содержатся предпринимателем для дальнейшей продажи (оказания услуг).

Значит, если вы храните в своем магазине чужой товар, его не следует отражать в форме учета. Однако вы должны иметь документ, который подтверждает, что товар был передан вам именно на хранение (договор хранения, акт приемки-передачи товара).

Правило 2. Учет ведется по местам продажи и по местам хранения.

В п. 1 разд. І Порядка № 496 сказано, что предприниматель должен вести учет только тех товаров, которые находятся у него в месте продажи (на его хозяйственном объекте).

Местом продажи (хозяйственным объектом) является стационарный или любой передвижной объект, в том числе транспортное средство (далее – ТС), часть передвижного или стационарного объекта, в том числе ТС, где осуществляются расчетные операции при продаже товаров (оказании услуг) (п. 2 разд. І Порядка № 496).

Однако в п. 2 разд. І Порядка № 496 приведено еще и понятие «место хранения». Это стационарный или любой передвижной объект, в том числе ТС, часть передвижного или стационарного объекта, в том числе ТС, земельный участок, где хранятся товарные запасы, принадлежащие предпринимателю.

И нормы Порядка выписаны так, что когда товары попадают в места продажи из мест хранения, надо оформить документы, которые также являются составляющей товарного учета. Вот и получается, что вести учет надо не только в местах продажи, но и в местах хранения товаров.

Правило 3. Надо вести отдельный учет по каждому месту продажи.

Предприниматель, у которого есть несколько торговых точек в разных местах, должен вести не только общий учет товаров, но также и учет товарных запасов по каждому отдельному месту продажи (п. 1 разд. ІІ Порядка № 496).

Правило 4. Вести учет надо в специальной форме для учета товарных запасов (приложение к Порядку № 496).

Форму учета можно вести в бумажном или в электронном виде по выбору предпринимателя.

При этом записи в бумажной форме следует выполнять разборчиво, чернилами темного цвета или шариковой ручкой (п. 7 разд. ІІ Порядка № 496).

Электронную форму учета можно вести в той программе, которую выберет сам предприниматель. Но по требованию налоговиков электронная версия должна быть визуализирована в формате, который позволяет просмотреть форму учета или скопировать ее (п. 8, 11 разд. ІІ Порядка № 496).

Правило 5. Записи в форму учета вносятся на основании первичных документов.

Первичные документы являются неотъемлемой частью товарного учета и приложениями к форме учета. Это опись остатка товаров на начало учета, накладные, транспортные документы, таможенные декларации, акты закупки, фискальные чеки, товарные чеки, другие документы, реквизиты которых позволяют идентифицировать поставщика и получателя товара, дату проведения операции, наименование, количество и стоимость товара (п. 2 разд. І Порядка № 496).

На заметку! Среди реквизитов первичного документа, перечисленных в п. 2 разд. І Порядка № 496, нет цены товара. Поэтому если в первичном документе не указана цена, но указана общая стоимость товара, то такой документ будет отвечать требованиям Порядка № 496.

Правило 6. Форму учета и первичные документы надо хранить.

Форма учета, первичные документы на товары должны храниться в месте продажи до тех пор, пока последняя единица товара, отраженного в таких первичных документах, не будет продана (или иным путем списана).

Эти документы нужно ежемесячно группировать в хронологическом порядке (так, как вы их отражали в форме учета). Также можно подшить их к форме учета, чтобы хранить вместе с ней (п. 10 разд. ІІ Порядка № 469).

Как заполнить учетную форму?

Мы уже сказали, что учет можно вести в бумажном или в электронном виде (см. правило 4).

Прежде чем приступить к учету, предприниматель должен указать о себе данные, перечисленные в п. 2 разд. ІІ Порядка № 496. Эти данные в бумажной форме указываются на титульной странице.

Заполняя форму учета, следуйте таким правилам:

• записи вносятся в хронологическом порядке (п. 4 разд. ІІ Порядка № 496);
• каждая строка формы соответствует одному первичному документу;
• если поступление и выбытие состоялись в один день, на них должны быть отдельные записи.

В форме учета должны быть указаны:

• в графе 1 – порядковый номер строки, в которой делается запись;
• графе 2 – дата осуществления записи;
• графах 3–6 – реквизиты первичного документа;
• графе 7 – общая стоимость товара согласно первичному документу о поступлении товара;
• графе 8 – общая стоимость товара согласно первичному документу о выбытии товара (кроме данных о продаже через РРО и ПРРО).

В графе 9 приводятся примечания, предусмотренные Порядком № 496 (в случае исправления ошибок).

На заметку! Образец заполнения формы был приведен на сайте Минфина (см. файл «Додаток. Форма приклад» в блоке о проекте Порядка (блок датирован 05.04.2021)).

Как исправить ошибки в форме учета?

Чтобы заменить неправильную запись на правильную, сделайте так:

• в графе 9 той строки, где допущена ошибка, проставьте отметку «Аннулировано – исправлено» с указанием порядкового номера новой строки, в которой теперь приведена правильная (исправленная) информация;
• в графе 9 этой новой строки проставьте отметку «Исправлено» с указанием порядкового номера строки, информация из которой исправлена.

Какое выбытие товара отражается в графе 8?

Выбытием товаров для целей товарного учета считается:

• продажа товаров с получением оплаты в безналичной форме, осуществленная в установленных законодательством случаях без применения РРО/ПРРО;
• внутреннее перемещение товара между принадлежащими одному предпринимателю местами продаж (хозяйственными объектами) и/или местами хранения;
• уничтожение или потеря товара;
• возврат товара поставщику;
• использование товаров для собственных нужд.

Обратите внимание! Если вы реализуете все товары через РРО или ПРРО, то в форме учета у вас будут только записи о приобретении товаров.

Как предпринимателю начать вести учет товаров?

Прежде всего надо составить опись остатка товаров на начало учета, которая имеет статус первичного документа (п. 2 разд. І Порядка № 496). Такая опись составляется в произвольной форме, но в ней должна быть информация о наименовании имеющихся товаров, их количестве (с указанием единицы измерения) и стоимости.

Стоимость товаров предприниматель определяет самостоятельно:

• по первичным документам на товар – если они имеются. Такой вариант подходит единщикам – плательщикам НДС и предпринимателям на общей системе: они и раньше должны были вести учет своих расходов (п. 177.10, 296.1 НК);
• если документов нет – тогда можно взять рыночную закупочную стоимость таких товаров или продажную стоимость (на ваш выбор).

Важный нюанс! Порядок № 496 позволяет предпринимателю внести в форму учета начальные остатки по описи, даже если на них нет никаких документов.

Как данные из описи товарных остатков заносятся в форму учета?

Данные из описи заносятся в форму учета следующим образом (п. 5 разд. ІІ Порядка 496):

• в графе 2 ставим дату начала учета. Предприниматели, которые на дату вступления в силу Приказа № 496 уже были обязаны вести товарный учет, в этой графе укажут «26.11.2021». Предприниматели, у которых такая обязанность возникнет позже, укажут свою дату;
• графе 3 указываем: «Опис залишку товарів на початок обліку»;
• графе 4 ставим дату, на которую составлена опись. Например, опись может быть составлена как 25.11.2021 на конец дня, так и 26.11.2021. Главное сделать запись в форме учета (заполнить гр. 2) до начала торговли;
• графе 5 – ставим цифру «1»;
• графе 7 – указываем общую стоимость товара, определенную в описи;
• графы 6, 8 и 9 не заполняем.

Как заполнить форму, если товар поступил по одной накладной, а дальше реализуется в течение длительного периода разными партиями?

В такой ситуации в графы 1–7 формы вносят данные из документа поставщика. Если весь товар реализован через РРО или ПРРО, то больше никаких записей в форме учета не делают.

Если товар испортился или было другое выбытие (не через РРО или ПРРО), тогда в форму учета вносят реквизиты документа, который подтверждает факт выбытия. Например, при порче товара это будет акт на списание, в котором надо указать причину порчи товара.

Как вести учет предпринимателю на общей системе налогообложения, который работает в сфере общепита?

В Порядке к № 496 нет специальных правил для учета операций по приобретению сырья или реализации готовой продукции. И здесь возникает другой вопрос: входит ли сырье в перечень товарных запасов, учет которых нужно вести предпринимателю?

Определение понятия «товарные запасы» в п. 2 разд. І Порядка № 496 не позволяет однозначно ответить на этот вопрос. Поэтому здесь возможны варианты. Например, в графах 1–7 формы учета можно указать реквизиты документов на приобретение сырья. В графах 1–6 привести данные внутреннего документа – акта на списание сырья в производство, в графе 8 указать общую стоимость списанного в производство сырья. А поступление готовой продукции из производства отражать на основании акта об оприходовании или другого документа, который свидетельствует о поступлении запасов из собственного производства.

Или можно вообще не отражать в учете стоимость сырья для производства. А поступление готовой продукции из производства отражать на основании акта об оприходовании или другого документа, который подтверждает поступление запасов из собственного производства.

Как и за что будут штрафовать?

Если предприниматель обязан вести учет товаров (см. нашу таблицу-подсказку), то ему придется выполнять требования, установленные Законом № 265 и Порядком № 496.

Как мы уже отмечали выше, п. 12 ст. 3 Закона № 265:

• позволяет продавать только те товары, которые отражены в учете товарных запасов;
• обязывает предъявлять налоговикам во время проверки документы, подтверждающие учет и происхождение тех товаров, которые на момент проверки находятся в месте продажи.

Кроме того, запрещено продавать товары, если в местах продажи (в хозяйственных объектах) отсутствуют (п. 9 разд. ІІ Порядка № 496):

• первичные документы на этот товар, реквизиты которых внесены в форму учета;
• записи в форме учета об имеющихся первичных документах;
• первичные документы и записи в форме учета о таких первичных документах.

За несоблюдение этих правил предпринимателю грозит штраф в размере двойной стоимости товаров, не учтенных в установленном порядке, но не ниже 170 грн (ст. 20 Закона № 265). При этом стоимость товаров определяется по ценам реализации.

Хотим предупредить! Документы на месте продажи налоговикам может предъявить не только лично физлицо-предприниматель, но и продавец (п. 11 разд. ІІ Порядка № 496). Если на момент проверки нет оригиналов первичных документов, то налоговикам можно дать копии. Но до конца проверки оригиналы все равно придется предъявить.

Применяем на практике

Покажем, как заполнить форму учета по данным нашего примера.

Пример

Предприниматель – единщик второй группы торгует ТСБТ в магазине и через Интернет. В описи товарных остатков на начало учета указана такая информация:

• 10 электромассажеров для ног по цене 1 200 грн/шт. общей стоимостью 12 000 грн;
• 5 электромассажеров для живота по цене 800 грн/шт. общей стоимостью 4 000 грн.

Общая стоимость товарных остатков составляет 16 000 грн.

26.11.2021 предприниматель продал два массажера для ног по цене 1 500 грн/шт. на сумму 3 000 грн. Покупатель оплатил товар наложенным платежом через Novapay, и оплата поступила от «Новой почты» на текущий счет предпринимателя. Поскольку такая операция не проводится через РРО, надо заполнить графы 1–6 и 8 формы учета. В этот же день было продано 2 массажера для живота по цене 1 000 грн/шт. на сумму 2 000 грн при продаже в магазине с расчетом банковской картой через POS-терминал. Хотя это и безналичная операция, однако она является расчетной и проводится через РРО. Поэтому данные об этой операции не отражаются в форме учета.

27.11.2021 предприниматель обнаружил, что один массажер для живота непригоден для использования. Он составил акт о порче товара. Поскольку такая операция не проводится через РРО, надо заполнить графы 1–6 и 8 формы учета.

ФРАГМЕНТ

Додаток до Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку (пункт 2 розділу I) Форма ведення обліку товарних запасів ФОП Петренко Петро Петрович, РНОКПП 12345678912 Податкова адреса: м. Дніпро, проспект Слобожанський, 25 Місце продажу: магазин «Забава», м. Дніпро, вул. Артільна, 22 (дані ФОП відповідно до пункту 2 розділу II цього Порядку) № з/п Дата внесення запису Реквізити первинного документа, що підтверджує надходження або вибуття товару (підпункт 3 пункту 3 розділу II цього Порядку) Загальна вартість товарів за первинним документом, грн Примітки (підпункт 6 пункту 3 розділу II цього Порядку) Вид Дата № Постачальник (продавець, виробник) або отримувач товару Надходження товару (придбання, повернення товару від покупця, або внутрішнє переміщення) (підпункт 4 пункту 3 розділу II цього Порядку) Вибуття товару (продаж товарів в безготівковій формі, внутрішнє переміщення, знищення або втрата, повер- нення товару постачальнику, використання на власні потреби) (підпункт 5 пункту 3 розділу II цього Порядку) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 26.11.2021 Опис залишку товарів на початок обліку 25.11.2021 1   16 000     2 26.11.2021 Накладна 26.11.2021 23 Тихова А. С.   3 000   3 27.11.2021 Акт списання 27.11.2021 1     800   <...>

Источник: "Баланс" № 47, который выходит из печати 29.11.2021.