Из этой статьи вы узнаете: какими нормативными документами руководствуется проверяющий, как проводится ревизия служебных командировок и каковы наиболее важные моменты этой процедуры.

Нормативная база

Основными нормативными документами, регулирующими правовые принципы проведения ревизии расходов на командировку работников бюджетных учреждений, являются:

Налоговый кодекс (далее – НК);

• Закон от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265);
• постановление КМУ от 02.02.11 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» (далее – Постановление № 98);
• приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»;
• Инструкция о служебных командировках и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59);
• Положение о проведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148).

Порядок проведения ревизии

С чего начинается ревизия

Ревизия целесообразности и законности расходов на командировку работников органов государственной власти, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, начинается с проверки наличия документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью учреждения (организации). Такими документами являются:

• отчет о командировке;
• договоры, контракты;
• приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью учреждения, направляющего в командировку,
• документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с деятельностью учреждения, которое командировало работника.

Обязательно проверяется наличие приказа (распоряжения) руководителя о направлении работника в командировку, который содержит следующие реквизиты: срок командировки, пункт назначения, название предприятия, куда командируется работник, цель и служебная задача.

Согласно приказу устанавливается фактическое количество дней пребывания работника в командировке и определяется сумма суточных.

На что обращает особое внимание ревизор

1. Наличие выданного работнику аванса и правильность его определения. Аванс рассчитывается из стоимости билетов в обе стороны, суточных и стоимости проживания.

2. Наличие отчета работника, который получает аванс на командировку, за ранее полученные подотчетные суммы, то есть не нарушаются требования п. 19 разд. 2 Положения № 148.

3. Срок выдачи аванса (не может быть выдан раньше даты создания приказа о командировке).

4. Наличие нарушений трудового законодательства, а именно: направление в командировку работника без выплаты аванса или работника, который выполняет работу по гражданско-правовому договору и которому неправомерно возмещены расходы на командировку, которые он должен возмещать за счет вознаграждения по такому договору.

5. Правильность начисления суточных, случаи превышения предельного размера суточных (было ли дано на это разрешение руководителя), соответствие дней, за которые начислены суточные, количеству дней, определенных приказом руководителя о направлении работника в служебную командировку.

Напомним, что в Отчете об использовании средств, полученных на командировку или под отчет (далее – Отчет), который подает работник в бухгалтерию при возвращении из командировки, сумма суточных должна исчисляться путем умножения на 60 грн. количества дней пребывания в командировке, включая день выбытия в пункт назначения и день прибытия в учреждение (организацию), предусмотренных приказом (приложение 1 к Постановлению № 98).

Если ревизор выявляет превышение предельных сумм суточных или отсутствие документов (приказа), которые удостоверяют суточные, то одновременно проверяется, удержан ли из таких расходов НДФЛ на основании пп. 164.2.11, п. 167.1 и 170.9 НК, а также обложены ли эти суммы военным сбором согласно ст. 163 НК.

6. Наличие транспортных билетов, по которым устанавливается соответствие дат отправления транспортного средства в пункт назначения и возврат в место работы датам, определенным приказом руководителя о командировке.

Важно знать: в случае приобретения билета у физлица-предпринимателя, предоставляющего услуги по транспортной перевозке пассажиров, необходимо проверить наличие документов, подтверждающих предпринимательскую деятельность. Их копии прилагаются к Отчету как подтверждающие документы.

Если с разрешения руководителя учреждения работник добровольно задерживается в командировке на выходные, то проверяется, не возмещались ли ему суточные и расходы на наем жилого помещения за эти дни. Согласно Инструкции № 59 за такие дни возмещаются только расходы на проезд.

7. Наличие маршрутного листа с приложенными билетами проезда по городу, утвержденного руководителем принимающей стороны, в случае возмещения командированному работнику расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси).

В ходе ревизии особое внимание отводится: расходам на проезд госслужащих, а также других лиц, которые направляются в командировку бюджетными учреждениями и организациями, в мягком вагоне, на судах речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса, фактическим расходам, превышающим предельные суммы расходов на наем жилого помещения и перевозку багажа сверх веса, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, и которые возмещаются с разрешения руководителя согласно подтверждающим документам. Расходы, возмещенные на основании п. 9 Постановления № 98, не являются излишне израсходованными средствами.

Оригиналы каких документов подлежат проверке

Ревизор проверяет законность всех других расходов на командировку согласно пп. 140.1.7 НК. В частности, тщательно проверяются оригиналы таких документов, как счета, квитанции, чеки на оплату проживания в отеле, а в случае найма жилья у физлиц-предпринимателей, предоставляющих услуги по сдаче жилья в аренду или во временное пользование, – документы, подтверждающие предпринимательскую деятельность: свидетельство о регистрации и свидетельство об уплате налога.

Ревизор проверяет, не были ли выписаны счет или квитанция на наем жилого помещения на нескольких человек, которые снимали жилье, а не на каждого командированного работника.

В счете (квитанции) должны быть указаны фамилия, имя, отчество работника, который снимал жилье, срок и стоимость проживания.

Если в счет на оплату стоимости проживания включены расходы на бытовые услуги (стирка, глаженье, ремонт одежды и т. п.), то ревизор выясняет, не превышает ли сумма таких расходов 10 % суточных за все дни проживания, как предусмотрено Инструкцией № 59.

Устанавливаются также случаи превышения предельных сумм расходов на наем жилого помещения, определенных Постановлением № 98 (приложение 1), – 600 грн. Проверяется наличие разрешения руководителя на сверхурочные расходы по найму жилья. При отсутствии разрешения такие средства считаются излишне израсходованными и подлежат возврату в кассу.

Если командированный работник питался в отеле и ему выписали счет на оплату стоимости проживания, в который включены расходы на питание, то проверяется, оплачивал ли эти расходы работник за счет суточных. Например, работник, направлен в командировку для участия в совещании, которое касалось основной деятельности учреждения, бесплатно обеспечивался питаниям организаторами мероприятия и снимал жилье, а в счет на наем жилья стоимость питания была включена без указания конкретной суммы. Работнику неправомерно выплатили 100 % суточных вместо 55 %, как предусмотрено п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59, поскольку он дважды в день питался.

Проверка Отчета и окончательный расчет

При возвращении из командировки работник подает в бухгалтерию Отчет. Задача ревизора – проверить, своевременно ли он сдан, соблюдены ли сроки сдачи, предусмотренные п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59, а именно до окончания:

• пятого банковского дня после завершения командировки;
• третьего банковского дня – в случае получения наличности с применением платежной карточки работника во время командировки;
• 10 банковских дней (в некоторых случаях с разрешения руководителя до 20 банковских дней) после завершения командировки – если работник в командировке рассчитывался с помощью платежной карточки в безналичной форме.

В ходе проверки выявляются случаи, когда после завершения командировки работник не возвращает в кассу суммы излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок представления Отчета, и из такой суммы не удерживается НДФЛ согласно п. 167.1 НК.

Ревизор также проверяет:

• не было ли случаев, когда работник получил аванс, но не выехал в командировку в связи с отменой приказа о командировке;
• своевременно ли учреждение (организация) вернуло работнику дополнительно израсходованные им средства;
• не было ли случаев превышения определенного Постановлением № 98 предельного срока пребывания работника в командировке – 30 календарных дней, а для госслужащих – 60 календарных дней в течение года.

Кроме того, ревизор проводит проверку начисления работнику зарплаты за время командировки, выявляет случаи оплаты труда не по среднему заработку, как предусмотрено п. 13 разд. І Инструкции № 59, а по установленному окладу, тогда как в предыдущие два месяца перед командировкой работнику начислялись премии и надбавки. Такие ошибки приводят к занижению размера оплаты труда за дни командировки.

Важно знать: госслужащим за период командировки выплачивается их заработок исходя из установленных им условий оплаты труда в соответствии со ст. 42 Закона от 10.12.15 г. № 889-VIII. Сохранение им среднего заработка является неправомерным.

Проверяется наличие всех подтверждающих документов в оригинале, которые прилагаются к Отчету и удостоверяют стоимость понесенных расходов. Выявляются случаи, когда при отсутствии подтверждающих документов или их недействительности (составлены не по установленной форме, отсутствуют обязательные реквизиты) работнику неправомерно возмещались расходы вопреки требованиям ст. 3 и 8 Закона № 265 и п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59.

В Отчете проверяется:

• наличие всех необходимых реквизитов;
• правильность корреспонденции счетов по списанию расходов на командировку;
• соответствие данных Мемориального ордера № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» (типовая форма утверждена приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755) данным отчетов, а данных аналитического учета (мемориального ордера № 8) – данным Главной книги.

Ревизор выясняет, не было ли в учреждении случаев фактического расходования средств на командировку в большем размере, нежели предусмотрено утвержденной сметой доходов и расходов по КЭКР 2250 согласно Бюджетному кодексу и Инструкции относительно применения экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333.

Оформление результатов ревизии

В ходе ревизии рассматриваются и проверяются все направления деятельности учреждения, в частности осуществление кассовых расходов, начисление и выплата заработной платы, целесообразность и законность расходов на командировку работников, оприходование и выбытие основных средств и запасов и пр. Организация проведения ревизии регламентируется Порядком проведения инспектирования Государственной аудиторской службой, ее межрегиональными территориальными органами, утвержденным постановлением КМУ от 20.04.06 г. № 550.

По результатам проверки составляется акт, в котором отражаются все направления, рассмотренные в ходе проверки.

Результаты ревизии оформляются с соблюдением требований Порядка оформления и обнародования результатов проведенных Госаудитслужбой, ее офисами и их управлениями в областях государственных финансовых аудитов, утвержденного приказом Госаудитслужбы от 20.02.17 г. № 39.

Целью проведения ревизии являются: установление правильности организации бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, предупреждение искажения, установление незаконных и не по целевому назначению проведенных расходов и предотвращение их в дальнейшем.

В консультации приведен пошаговый алгоритм проведения проверки контролирующими органами ГАСУ служебных командировок и рассмотрены все важные моменты, на которые обращает внимание ревизор. Благодаря нашим подсказкам бухгалтер сможет провести собственный внутренний финансовый аудит, выявить (при наличии) нарушения и устранить их еще до появления ревизора.

Источник: "Баланс-Бюджет" № 31, который вышел из печати 30.07.18 г.