Ситуация: работникам предприятия последний раз повышали зарплату в январе 2021 года. В октябре обнаружили, что в 2021 году зарплату не индексировали. Нужно ли исправлять эту ошибку? И если нужно, то как это сделать? И как поступить, если некоторые работники в этом году уволились?

Исправлять эту ошибку необходимо. Ведь индексация зарплаты относится к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. И ее отсутствие – при наличии оснований для индексации – является нарушением ст. 95 КЗоТ (письмо Гоструда от 07.05.18 г. № 3570/4.1/4.1-ДП-18). За такое нарушение предусмотрены штрафные санкции:

• для работодателя – штраф в двукратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (ст. 265 КЗоТ);
• для должностных лиц работодателя – админштраф в размере от 510 до 1 700 грн (ст. 41 КУоАП).

Документальное оформление

Отметим, что конкретный порядок документооборота при обнаружении ошибки, в том числе по оплате труда, предприятие формирует самостоятельно. Но на практике по факту обнаружения ошибки составляют докладную записку, а при необходимости – еще и объяснительную записку.

Затем оформляют бухгалтерскую справку – как основание для доначисления потерянных выплат. В бухгалтерской справке должны быть приведены (п. 4.3 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88):

• содержание и причины ошибки – какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период (в разрезе месяцев), в какой сумме;
• ссылка на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;
• сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

Справку подписывает работник, который ее составил, а после ее проверки – главный бухгалтер.

Расчет индексации

Для того чтобы исправить ошибку, нужно сделать расчет сумм индексации за каждый пропущенный месяц, доначислить и выплатить эти суммы работникам.

Порядок запоздалой индексации – такой же, как и в случае своевременной индексации. То есть для проведения индексации за прошлый период для каждого индексируемого месяца необходимо определить (п. 4, 5 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 17.07.03 г. № 1078):

• месяц последнего повышения тарифных ставок (окладов);
• величину прироста индекса для проведения индексации (далее – ИПЦ) с месяца повышения дохода;
• прожиточный минимум месяца, за который проводится индексация, поскольку индексируется только доход, не превышающий этот размер.

Внимание! При расчете сумм запоздалой индексации в расчет берется тот индекс, который действовал в месяце, за который проводится индексация (а не тот, который действует в момент проведения индексации).

Если месяц отработан не полностью, сумма индексации рассчитывается исходя из полного рабочего времени, а выплачивается – пропорционально отработанному времени.

Бухгалтерский учет

Суммы зарплаты, начисленные за предыдущий период (в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок), отражают в месяце их начисления (пп. 1.6.2 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5). То есть начисленную работнику индексацию отражают в месяце начисления одной суммой (без разбивки по месяцам), например проводкой Дт 91 «Общепроизводственные расходы» – Кт 661 «Расчеты по заработной плате».

Налоговый расчет

Начисленная индексация отражается в Налоговом расчете по ЕСВ и НДФЛ (Порядок его заполнения утвержден приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4, далее – Порядок № 4), вместе с зарплатой того месяца, в котором провели доначисление.

4ДФ (НДФЛ и военный сбор). В 4ДФ индексация вместе с зарплатой отражается с признаком дохода «101». Ее не нужно распределять по месяцам, за которые провели доначисление (письмо ГНС от 13.05.16 г. № 10468/6/99-99-13-01-01-15).

Д1 (ЕСВ). Суммы индексации включаются в заработную плату того месяца, в котором они были начислены (абзац второй п. 2 разд. IV Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 20.04.15 г. № 449). То есть для целей обложения ЕСВ индексацию за прошлые периоды отражают одной суммой в том месяце, когда она была начислена (ОИР, категория 201.04.01), и разбрасывать ее по месяцам, за которые она была доначислена, не нужно.

Внимание! Подавать уточняющий Налоговый расчет за те кварталы 2021 года, в которых не было индексации, предприятию не нужно.

Пример 1

Последнее повышение зарплаты было в январе 2021 года. На предприятии работает 5 человек, которым индексация в 2021 году не начислялась. Необходимо рассчитать сумму индексации работникам.

Если последнее повышение зарплаты было в январе, то право на индексацию первый раз появилось у работников в июне 2021 года, а затем индексация должна была проводиться каждый месяц.

Для расчета сумм индексации воспользуемся готовыми индексами. Индекс для проведения индексации зарплаты с июня по сентябрь не менялся – 3,4 % (см. «Индексация денежных доходов граждан за май 2021 года», «Индексация денежных доходов граждан за июнь 2021 года», «Индексация денежных доходов граждан за август 2021 года»). Соответственно сумма индексации составила:

• за июнь – 77,18 грн (2 270 грн х 3,4 : 100, где 2 270 грн – размер прожиточного минимума (далее – ПМ) для трудоспособных лиц в июне);
• за июль, август и сентябрь – по 80,89 грн (2 379 грн х 3,4 : 100, где 2 379 грн – размер ПМ начиная с июля).

Всего каждому из работников предприятия полагается индексация за прошедший период 2021 года в сумме 319,85 грн (77,18 грн + 80,89 грн х 3 мес.).

В связи с исправлением ошибки на предприятии была составлена бухгалтерская справка (см. образец).

Образец

Товариство з обмеженою відповідальністю «Діамант» Бухгалтерська довідка за жовтень 2021 року Через помилку бухгалтера в 2021 році не проводилась індексація заробітної плати працівникам ТОВ «Діамант». Розрахунок сум індексації за період із червня по вересень 2021 року і відображення цих сум в облікових регістрах здійснено у жовтні 2021 року. (грн) № п/п Зміст операції Бухгалтерский облік Дт Кт Сума 1 2 3 4 5 1 Нараховано індексацію за червень – вересень 2021 року токарю Андрєєву С. В. 23 661 319,85 ... ... ... ... ... Виконавець   (підпис)    Ірина Семенова                                            Головний бухгалтер     (підпис)     Тетяна Козіна «__» ____________ 20__ р.

Напомним, что работникам предприятия из нашего примера также полагается индексация зарплаты за октябрь. Сумму запоздалой индексации вместе с суммой зарплаты и индексацией за октябрь нужно отразить в Налоговом расчете за IV квартал 2021 года в октябре.

Если работник уже уволен

Для уволенных работников порядок расчета пропущенной индексации – такой же, как и для работающих сотрудников. А вот порядок отражения сумм индексации в отчетности по НДФЛ и ЕСВ несколько отличается.

4ДФ. В этом приложении сумму индексации, начисленную (выплаченную) бывшему работнику, отражают с признаком дохода «127» за тот квартал, в котором она была начислена (выплачена). При этом в графе 8 «Дата увольнения с работы» проставляют дату увольнения, даже если работник был уволен в предыдущем отчетном периоде (квартале) и эту дату в отчете уже один раз указывали (абзац второй п. 4 разд. IV Порядка № 4).

Д1. Суммы выплат, связанные с индексацией зарплаты, считаются выплатой за отработанное время и являются объектом для начисления ЕСВ. А база начисления ЕСВ при выплате индексации за прошлые периоды определяется путем деления общей суммы на количество месяцев, за которые она выплачена, и результат сравнивается с минимальной и максимальной базой обложения ЕСВ (ОИР, категория 201.04.01). То есть суммы доначисленной индексации для уволенных работников отражаются в Д1 помесячно.

Пример 2

Возьмем условия примера 1 и предположим, что один из работников был уволен 30 сентября.

Поскольку доход в виде индексации начислен после увольнения работника, для отражения в Д1 ее сумму разбиваем на количество месяцев за которые она начислена (с июня по сентябрь). Тогда сумма доначислений за месяц составит 79,96 грн (319,85 грн : 4 мес.).

В Д1 за октябрь покажем отдельными строчками:

• в графе 8 код ЗО – «1»;
• графе 9 – КТН «1» – выплата за отработанное время после увольнения;
• графе 10 – месяц (и год), за который доначислена выплата;
• графах 16 и 17 – сумму доначисленной индексации по каждому месяцу (в нашем случае – 79,96 грн);
• графе 20 ЕСВ – «17,59» (79,96 грн х 22 %).

В 4ДФ за октябрь покажем:

• в графах 3а и 3 – «319,85»;
• графах 4а и 4 – «57,57» (319,85 грн х 18 %);
• графах 5а и 5 – «4,80» (319,85 грн х 1,5 %).

Доначисленная индексация и средняя зарплата

Обратимся к Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100. В п. 3 этого Порядка сказано, что при расчете средней зарплаты как базы для начисления определенных выплат все доходы (за исключением премий) должны учитываться в доходе того месяца, за который они начислены.

Значит, суммы доначисленной индексации в целях расчета средней зарплаты должны быть отнесены к тому месяцу, за который они доначислены (письмо Минсоцполитики от 18.06.19 г. № 718/0/204-19).

Поэтому если индексацию доначислили уже после того, как были рассчитаны и выплачены отпускные (или другие выплаты, начисленные исходя из средней зарплаты за 2 месяца), то сумму отпускных (других выплат, начисленных исходя из средней зарплаты за 2 месяца) нужно пересчитать.

При расчете средней зарплаты для оплаты больничных листков сумму доначисленной индексации включают в заработок того месяца, в котором она была фактически начислена. Относить доначисленную индексацию к месяцам, за которые она начислена, и пересчитывать суммы больничных не нужно. Ведь Порядком, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266, это не предусмотрено.

Компенсация за задержку выплаты индексации

Работодатель обязан начислить и выплатить работникам компенсацию потери части зарплаты в случае задержки ее выплаты на один и более календарных месяцев. Рассчитывают компенсацию согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 21.02.01 г. № 159. Расчет сумм компенсации см. «Компенсация за несвоевременную выплату заработной платы».

Источник: спецвыпуск "Баланс" № 41 от 18 октября 2021 года «Зарплатные ошибки: как исправить в учете и отчетности».