Правила заполнения кассовых ордеров
Кассовые ордера имеют типовую форму, которая приведена в приложениях к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148):
- приходный кассовый ордер (далее – ПКО) – типовая форма № КО-1 (приложение 2 к Положению № 148);
- расходный кассовый ордер (далее – РКО) – типовая форма № КО-2 (приложение 3 к Положению № 148).
Заполняет кассовые ордера бухгалтер (или ответственное лицо, на которое руководитель возложил эту обязанность).
Чтобы не допускать ошибок, проверьте еще раз правильность заполнения реквизитов кассовых ордеров.
«Проблемные» общие реквизиты
Номер кассового ордера – это номер регистрации кассового ордера в журналах типовой формы № КО-3 или № КО-3а (приложение 4 к Положению № 148). Нумерация должна быть сквозной и вестись в хронологическом порядке. Но может начинаться с «1» каждый месяц (письмо НБУ от 14.06.18 г. № 50-0007/32822 (далее – Письмо № 32822); письмо ГФС от 15.06.18 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 (далее – Письмо № 20639)).
|
Будьте внимательны! Нумерация ПКО и РКО ведется отдельно. |
Дата составления документа – это дата приема или выдачи наличных в кассу по кассовым ордерам (п. 32 Положения № 148).
«№ з/п» – в этом реквизите указывается «1» (Письма № 20639, № 32822; Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 16.07.18 г. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Мы всегда рекомендовали этот вариант. Отметим, что ответственность за неправильное заполнение этого реквизита законодательно не предусмотрена (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 16.07.18 г. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).
Подписи на кассовых ордерах. Положением № 148 предусмотрено, что подписывают:
- ПКО – главный бухгалтер и кассир (п. 25 Положения № 148);
- РКО – директор, главный бухгалтер и кассир (п. 26 Положения № 148).
Кассовые ордера вместо главного бухгалтера может подписать лицо, уполномоченное руководителем предприятия. Такая обязанность может быть возложена и на самого руководителя предприятия (см. ОИР, категория 109.15; Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 13.07.18 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далее – ИНК № 3102). Если кассовые ордера подписывают уполномоченные лица, то указывается фамилия и инициалы того лица, которое фактически подписало ордер (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 15.05.18 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).
Если кассир временно отсутствует (например, заболел или ушел в отпуск) или его должность не предусмотрена штатным расписанием, тогда его функции могут быть возложены на главного бухгалтера или другого работника предприятия (п. 45 Положения № 148). Обязанности кассира вправе выполнять и сам руководитель. Никаких запретов на этот счет в Положении № 148 нет (ОИР, категория 109.15; ИНК № 3102). В таком случае руководитель ставит свою подпись на кассовых документах дважды — за себя как руководителя и за кассира.
Директор также может делегировать свои полномочия по подписанию РКО другому работнику предприятия (ИНК № 3102).
|
Важный нюанс! Если на документах, приложенных к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись может отсутствовать (абзац второй п. 26 Положения № 148). |
Правила заполнения кассовых ордеров
Таблица 1.
Заполнение приходных кассовых ордеров
в разных ситуациях
|
№ |
Операция |
Реквизит* |
Порядок заполнения |
|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Получение денег из банка по чеку |
«Принято от» |
Реквизит не заполняется (п. 32 Положения № 148) |
|
«Основание» |
Вписывают основание для оприходования средств (источник происхождения). Например, при получении денег: |
||
|
«Приложения» |
Здесь ничего не указывают (в данном случае приложений нет: чек подается в банк, а корешок чека остается в чековой книжке). |
||
|
2 |
Получение выручки из ящика РРО |
«Принято от» |
Этот реквизит заполняется в общем порядке. Указывают Ф. И. О. лица, которое сдает деньги в кассу (например, кассира операционной кассы). Своеобразная «льгота», предусмотренная п. 32 Положения № 148, в данной ситуации не работает. Не заполняют этот реквизит только при получении наличных из банка по чеку и оприходовании их в кассе предприятия |
|
«Основание» |
Можно указать – «Получение наличной выручки из РРО согласно Z-отчету от 24.07.18 г. № 333». Формулировка может быть и другой, главное показать источник происхождения наличных |
||
|
«Приложения» |
Здесь ничего не указывают (в данном случае приложений нет: Z-отчет подклеивается в разд. I КУРО (приложение 1 к Порядку регистрации расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденному приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547) |
||
|
3 |
Получение оплаты от покупателей при реализации собственной продукции** |
«Принято от» |
Чтобы избежать проблем при проверках, впишите сюда данные покупателя, которые указаны в расходной накладной. Форма ордера предусматривает указание Ф. И. О. лица. которое вносит в кассу наличные. При этом плательщику денег выдается квитанция к ПКО |
|
«Основание» |
Указывают, за какую продукцию получены деньги, и реквизиты счета и/или расходной накладной |
||
|
«Приложения» |
Приводятся реквизиты расходной накладной или счета (если таковые прилагаются к ПКО. При этом надо указать реквизиты документа, его название и номер – см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 25.05.18 г. № 24376/10/26-15-14-09-12; Письмо № 32326) |
||
Будьте внимательны! Необходимо оформлять ПКО на каждую операцию по реализации продукции собственного производства, а не один ПКО по итогам дня. Это важно сделать для выполнения п. 1 ст. 9 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг». Указанный пункт разрешает не применять РРО по таким операциям. |
|||
|
4 |
Получение вклада в уставный капитал |
«Принято от» |
Указывают Ф. И. О учредителя, который вносит вклад в уставный капитал |
|
«Основание» |
Указывают: «Внесение вклада в уставный капитал» |
||
|
«Приложения» |
Здесь ничего не указывают (приложений нет) |
||
* Остальные реквизиты приходного кассового ордера при всех вышеуказанных операциях заполняются в общем порядке (кодировка счетов, номер ордера, подписи и др.). |
|||
Таблица 2.
Заполнение расходных кассовых ордеров
в разных ситуациях
|
№ |
Ситуация |
Реквизит |
Порядок заполнения |
|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Выплата зарплаты по ведомости |
«Выдать» |
Указывается Ф. И. О кассира или лица, которое осуществляло выплату (письмо НБУ от 07.03.18 г. № 50-0007/13560). Если этот реквизит заполнить не так, как разъясняют сейчас, то административной ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено (ОИР, категория 109.15) |
|
«Основание» |
Например: «Выплата зарплаты по ведомости от 26.07.18 г. № 3» |
||
|
«Приложение» |
Указывают реквизиты ведомости, по которой выплачивалась зарплата |
||
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», «По» (данные документа, которые удостоверяют личность получателя) не заполняются (п. 32 Положения № 148) |
|||
|
2 |
Выдача возвратной финпомощи физлицам |
«Выдать» |
Указывается Ф. И. О. получателя возвратной финпомощи. При получении денег он должен предъявить кассиру паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность (п. 27 Положения № 148) |
|
«Основание» |
Например: «Выдача возвратной финпомощи по договору от 26.07.18 г. № 23» |
||
|
«Приложение» |
Здесь ничего не указывают (в данном случае приложения нет) |
||
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя» – заполняются собственноручно получателем денег, а реквизит «По» (данные документа, которые удостоверяют личность получателя) – заполняется кассиром (п. 27 Положения № 148) |
|||
|
3 |
Выплаты физлицам по доверенности |
«Выдать» |
Указывается Ф. И. О. лица, которое должно было получить деньги. А затем через косую указывается Ф. И. О лица, которое фактически получает деньги (п. 28 Положения № 148). Например, если Петренко И. И. доверил получить свою зарплату Жмуренко В. В., то в этом реквизите указывают: «Петренко И. И./Жмуренко В. В.». |
|
«Основание» |
Например: «Выплата зарплаты» |
||
|
«Приложение» |
Указывают реквизиты документов, которые прилагаются к ордеру (доверенность на получение денег) |
||
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя» – заполняются собственноручно получателем денег, а реквизит «По» (данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) – заполняется кассиром (п. 27 Положения № 148) |
|||
|
4 |
Сдача наличных в банк |
«Выдать» |
Указывается Ф. И. О. кассира или лица, которое давало наличные в банк |
|
«Основание» |
«Сдача наличной выручки (наличных) в банк». При этом не важно, какие деньги вы сдаете: торговую выручку или взнос учредителя. Наличная выручка – это сумма фактически полученных наличных денег от реализации продукции (товаров, работ, услуг), а также от операций, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (пп. 4 п. 2 Положения № 148) |
||
|
«Приложение» |
Здесь ничего не указывают (в данном случае приложения нет) |
||
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», «По» (данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) – не заполняются (п. 32 Положения № 148) |
|||
Источник: "Баланс" № 62, который вышел из печати 02.08.18 г.