В консультации расскажем, может ли командированный работник приобретать за рубежом товары (работы, услуги) для предприятия за наличную инвалюту или с применением платежной карточки.

Приобретение за наличную инвалюту

Рассмотрим типичную ситуацию. Работник предприятия во время загранкомандировки на выставке приобрел для предприятия образцы товаров. Вернувшись из командировки, он подал в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. Может ли предприятие оприходовать эти образцы и возместить работнику расходы на их приобретение?

Протестируем такую покупку на предмет нарушения норм валютного законодательства.

Что представляет собой приобретение товаров (работ, услуг) за плату? Это текущая торговая операция по ВЭД-договору (ст. 1 Закона № 959; п. 4, 5 Положения № 2). А расчеты по таким операциям должны проводиться только через банки (п. 31 Положения № 2, п. 16 Положения № 5). Значит, как раньше, во время действия Декрета № 15-93, так и сейчас, приобретать товары (работы, услуги) за наличную инвалюту в загранкомандировке нельзя – это нарушение валютного законодательства. Исключение сделано только для оплаты эксплуатационных расходов по обслуживанию транспорта за рубежом в рамках выполнения экспортного ВЭД-контракта (п. 43 Положения № 2, п. 16 Положения № 5).

Будьте внимательны! Не следует путать приобретение ТМЦ или услуг с оплатой командировочных расходов, перечень которых приведен в пп. 170.9.1 НК (подробнее о составе командировочных расходов см. в статье «Загранкомандировки-2019»). Речь идет о том, что оплатить, например, проживание в гостинице наличной инвалютой можно, а купить для предприятия канцтовары – нельзя.

Приобретение с использованием платежной карточки

Предположим, работник купил образцы товаров на зарубежной выставке, использовав для их оплаты личную платежную карточку (далее – ЛПК). Будет ли это нарушением валютного законодательства? Да, поскольку такая операция не вписывается в общие правила расчетов между резидентами и нерезидентами по текущим торговым операциям.

Теперь проанализируем, может ли работник воспользоваться корпоративной платежной карточкой (далее – КПК).

Допустим, что работник рассчитался гривневой КПК (с возможностью расчетов в инвалюте). Такая операция тоже считается нарушением валютного законодательства. Согласно п. 8.3 Инструкции № 492 юрлицам и физлицам-предпринимателям запрещается использовать средства с текущих счетов с применением КПК для расчетов по ВЭД-договорам.

Что же касается валютных КПК, то здесь ситуация не такая безнадежная. Все зависит от суммы операции. По общему правилу использовать валютные КПК для расчетов по торговым ВЭД-договорам не разрешается. Однако если сумма платежа по одному договору в течение одного дня не превышает незначительный размер, то операцию можно провести, не опасаясь последствий за нарушение валютного законодательства (п. 109 Положения № 5) (подробнее об ответственности за валютные нарушения см. в статье «Ответственность за нарушение валютного законодательства»).

Напомним, незначительным считается размер валютной операции, не превышающий 150 000 грн. в эквиваленте по курсу НБУ на дату осуществления валютной операции (пп. 2 п. 2 Положения № 2 и пп. 7 п. 2 Положения № 5).

Этой новой возможностью (до 07.02.19 г. ее не было) можно активно пользоваться, ведь разрешенная сумма не так уж мала. Правда, непонятно, почему подобные операции запрещены для гривневых КПК. Тем более что операции незначительного размера вообще выведены из-под валютного надзора (п. 22 Положения № 5). Возможно, нормы Инструкции № 492 со временем будут согласованы с нормами Положений № 2 и № 5.

Вернемся к нашей ситуации. Что делать, если работник купил для предприятия за рубежом ценные образцы товаров с нарушением валютного законодательства и предприятие не возражает поставить их на учет.

Работник оплатил покупку образцов товаров за счет подотчетной суммы (наличная инвалюта или снятая с КПК), значит, стоимость покупки считается излишне израсходованной суммой. А такая сумма должна быть возвращена в кассу предприятия в законодательно установленный срок. Иначе и предприятие, и работника ожидают неприятные последствия.

Для работника эта сумма будет считаться излишне потраченными подотчетными средствами, которые придется включить в его налогооблагаемый доход и обложить НДФЛ с применением натурального коэффициента и ВС (пп. 164.2.11, п. 164.5, пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК). Предприятие в этом случае подпадает под штраф в размере 25 % невозвращенной подотчетной суммы согласно п. 19 Положения № 148 и абзацу пятому ст. 1 Указа № 436.

Но и это еще не все. Задолженность работников предприятия по выданному в инвалюте авансу (в случае ее невозврата в установленный срок) взыскивается с них в размере, эквивалентном утроенной сумме аванса, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на дату погашения задолженности. Взысканная сумма направляется на погашение убытков предприятия от невозврата аванса, а остаток должен перечисляться в бюджет (ст. 3 Закона № 217).

Кроме того, административная ответственность за валютные нарушения усилена. Штраф на должностных лиц предприятия и предпринимателей за нарушение требований валютного законодательства составляет от 17 000 до 51 000 грн. (ст. 162¹ КУоАП). Проведение неразрешенных расчетов в командировке вполне вписывается в эту общую норму. Поэтому работнику лучше вернуть перерасход в кассу. (Вот вам и либеральное валютное регулирование на практике!)

Если вы решили не приходовать привезенные образцы и не наказывать работника, то можно найти способ компенсировать его расходы. Например, можно рассчитаться с работником путем увеличения суточных (в пределах не облагаемого НДФЛ потолка) либо выдать ему премию или материальную помощь.

Рекомендация: впредь постарайтесь не допускать подобных ситуаций. Все работники должны быть ознакомлены с Положением о командировках и правилами использования инвалюты в командировках.

Если же вы решили оприходовать привезенные товары, то их можно купить у работника. Тогда вы выплатите работнику согласованную сумму с учетом удержанного НДФЛ, а работник внесет в кассу перерасход по командировке в установленный срок.

Выводы

По валютным операциям, связанным с зарубежными командировками, произошло только одно существенное позитивное изменение – можно рассчитываться по ВЭД-договорам с помощью валютной КПК в ограниченной сумме за день. Остальные изменения не могут работать: старые штрафные санкции не отменены, причем к ним добавились новые – увеличенные административные штрафы по ст. 162 и 162¹ КУоАП.

Источник: Практическое руководство № 7, 2019.

⤷ СКАЧАТЬ СТАТЬЮ ⤶