Из этой консультации вы узнаете: какими бухгалтерскими проводками отразить оприходование излишков и списание недостач по результатам ежегодной инвентаризации.

По результатам проведенной инвентаризации комиссия составляет протокол, который утверждается руководителем предприятия в течение 5 рабочих дней после ее завершения. Результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола отражаются в бухучете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором она была завершена.

Нормативная база

Для отражения в бухучете результатов инвентаризации следует соблюдать нормы таких действующих законодательных актов, как:

• Бюджетный кодекс;
• Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;
• Методические рекомендации по бухгалтерскому учету для субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11;
• Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее – Порядок № 116);
• Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.14 г. № 372;
• Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219);
• НП(С)БУГС 121 «Основные средства», 122 «Нематериальные активы» и 123 «Запасы»;
• Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879 (далее – Положение № 879);
• другие нормативные документы.

Выбираем субсчета

Выявленные во время инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухучета регулируются учреждением в следующем порядке:

• излишки подлежат оприходованию с увеличением доходов будущих периодов или отчетного периода (в зависимости от актива, подлежащего отражению) и засчитываются в доходы спецфонда бюджетного учреждения;
• недостачи относятся на расходы (в пределах норм естественной убыли; в случае порчи ТМЦ не по вине материально ответственного лица) или на счет виновных лиц в размере, определенном согласно законодательству, а если виновные лица не установлены, суммы недостач засчитываются на забалансовый счет до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству.

Таким образом, в соответствии с Порядком № 1219 мы должны выбрать следующие субсчета:

• 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)», где распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами учитываются указанные доходы. На этом субсчете отражается сумма возмещения убытков, отнесенная на счет виновного лица;
• 7112 «Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе», на котором ведется учет доходов от оприходования основных средств (далее – ОС), прочих необоротных материальных активов (далее – ПНМА), нематериальных активов (далее – НА), производственных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП) и других нефинансовых активов, которые выявлены в процессе инвентаризации, получены в результате демонтажа, списания имущества и т. п. и будут использоваться для нужд учреждения;
• 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств», который предназначен для учета распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами суммы невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей. Уменьшение такой суммы отражается после установления виновных лиц.

Оприходование излишков

ОС

В случае выявления во время инвентаризации объектов, которые не находятся на учете, а также объектов, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационные описи вносятся сведения об этих объектах и их технических показателях. Например, если речь идет о зданиях, приводится следующая информация: назначение объектов, основные материалы, из которых они построены, объем (наружный или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), количество этажей, подвалов, полуподвалов, год строительства и т. п. (пп. 1.5 п. 1 разд. III Положения № 879).

Оценка выявленных объектов проводится по справедливой стоимости – сумме, по которой можно продать актив или уплатить обязательство при обычных условиях на определенную дату (абзац двадцатый п. 4 разд. I НП(С)БУГС 121).

Таким образом, оценить выявленный объект и составить акт оценки в произвольной форме имеет право инвентаризационная комиссия, с учетом его стоимости на дату оценки, степени износа и технического состояния на момент оприходования. Однако это касается только тех ОС, которые не относятся к сложным приборам (машинам), земельным участкам или сооружениям. К оценке таких ОС следует привлечь экспертов по оценочной деятельности, которые имеют право в соответствии с действующим законодательством осуществлять такую деятельность.

Покажем на примерах, как отразить результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола.

Пример 1
Во время инвентаризации была выявлена бензопила Stihl MS 230, рыночная стоимость которой на сегодня составляет 8 300 грн. В составе инвентаризационной комиссии есть заместитель начальника по техническим вопросам, который может провести осмотр выявленного объекта ОС и определить его техническое состояние и степень износа по показателям тестовой работы. Комиссией было установлено, что бензопила Stihl MS 230 практически новая и использовалась приблизительно от 3 до 6 месяцев (отсутствуют внешние повреждения, двигатель в идеальном состоянии, содержит остатки заводского масла на внутренних деталях). На основании результатов осмотра комиссия приняла решение об оприходовании бензопилы Stihl MS 230 по справедливой стоимости 7 500 грн. и определила срок полезного использования – 5 лет.

В соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219, эти операции в бухучете отражаются следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отражена стоимость ранее не учтенной на балансе бензопилы	1016 «Инструменты, приборы, инвентарь»	2117 «Прочая текущая дебиторская задолженность»	7 500
2	Отражены: – доход от оприходования излишков	2313 «Регистрационные счета»	7112	7 500
	– расходы в сумме оприходованных излишков	2117	2313	7 500
3	Увеличен внесенный капитал на стоимость ранее не учтенной на балансе бензопилы	7112	5111 «Внесенный капитал распорядителям бюджетных средств»	7 500

 

Важно: в соответствии с п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.12 г. № 938 (далее – Порядок № 938), в случае получения поступлений в натуральной форме в органы Казначейства необходимо подать Справку о поступлениях в натуральной форме (приложение 27 к Порядку № 938) не позднее последнего рабочего дня месяца.

НА

В бухучете излишки НА оприходуются так же, как и выявленные во время инвентаризации объекты ОС. А вот проведение их оценки имеет определенный нюанс.

Излишки объектов НА, выявленные во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Такие объекты оцениваются по справедливой стоимости. Субъекты госсектора экономики определяют стоимость объектов прав интеллектуальной собственности, которые находятся в госсобственности или были созданы (приобретены) за государственные средства согласно законодательству (пп. 2.3 п. 2 разд. III Положения № 879).

Помните! Стоимость выявленных во время инвентаризации НА может установить только эксперт (специалист) по оценочной деятельности, который имеет право в соответствии с действующим законодательством осуществлять такую деятельность. В любом случае не пытайтесь оценить НА самостоятельно, потому что ваши действия будут признаны незаконными.

ПНМА

Прежде всего напомним, что амортизация необоротных материальных активов, указанных в п. 3.2 «Прочие необоротные материальные активы» (кроме пп. 3.2.7 «Необоротные материальные активы специального назначения») п. 3 разд. II НП(С)БУГС 121, начисляется в первом месяце передачи в использование объекта необоротных активов в размере 50 % его первоначальной стоимости и остальные 50 % – в месяце их исключения из активов (списания с баланса) (абзац первый п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121).

Как оприходовать излишки ПНМА, покажем на примере.

Пример 2
Инвентаризационная комиссия выявила стулья «ИЗО-А23» в количестве 3 шт. Был составлен акт оценки и установлена справедливая стоимость каждого из них – 400 грн. Поэтому общая стоимость излишков, подлежащих оприходованию, составляет 1 200 грн.

Бухучет этих операций ведется следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отражена стоимость ранее не учтенных на балансе стульев	1113 «Малоценные необоротные материальные активы»	2117	1 200
2	Отражены: – доход от оприходования излишков	2313	7112	1 200
	– расходы в сумме оприходованных излишков	2117	2313	1 200
3	Увеличен внесенный капитал на стоимость ранее не учтенных на балансе стульев	7112	5111	1 200
4	Начислена амортизация на оприходованные и выданные в эксплуатацию стулья (50 %)	8114 «Амортизация»	1412 «Износ прочих необоротных материальных активов»	600
5	Закрыт счет расходов в конце отчетного периода	5511 «Финансовые результаты исполнения сметы отчетного периода»	8114	600

МБП

На МБП, которые учитываются в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета.

Выявленные при этом излишки или недостачи предметов оформляются актом (пп. 4.1 п. 4 разд. III Положения № 879).

Пример 3
Во время инвентаризации был выявлен излишек лотков для бумаг горизонтальных металлических в количестве 3 шт. Инвентаризационная комиссия приняла решение оприходовать лотки в состав МБП, по результатам проведенной оценки стоимость одного лотка составляла 180 грн. Следовательно, общая стоимость оприходуемых МБП – 540 грн.

В бухучете это отражается следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отражена стоимость ранее не учтенных на балансе МБП	1812 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»	2117	540
2	Отражены: – доход от оприходования излишков	2313	7112	540
	– расходы в сумме оприходованных излишков	2117	2313	540
3	Закрыт счет доходов в конце отчетного периода на сумму оприходованных излишков МБП	7112	5511	540

Отражение недостачи ИНМА и запасов

Размер убытков от хищения, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется в соответствии с законодательством с применением норм Порядка № 116.

До момента установления виновных лиц сумма недостач зачисляется на забалансовый субсчет 073.

Пример 4
По результатам проведенной инвентаризации была выявлена недостача шуруповерта «Зенит ЗШ-500» в количестве 1 шт., который учитывался на субсчете 1113. Его первоначальная стоимость – 450 грн., сумма начисленного износа – 225 грн. В соответствии с письменным объяснением, представленным заведующим хозяйством учреждения, шуруповерт исчез после выполнения ремонтных работ в одном из помещений, но об этом не сообщалось руководству и никакой документ не составлялся. Размер убытка, который подлежит возмещению виновным лицом согласно акту оценки убытков, составляет 450 грн. Заведующий хозяйством никаких возражений относительно суммы возмещения не имеет, поэтому подал в бухгалтерию заявление об удержании суммы убытка из его заработной платы.

В бухучете эти операции отражаются следующим образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Начислена сумма амортизации на шуруповерт (50 %)	8114	1412	225
2	Списана первоначальная стоимость шуруповерта	1412	1113	450
3	Отнесена к накопленному финрезультату первоначальная стоимость списываемого шуруповерта	5111	5512	450
4	Отнесена сумма возмещения убытков на счет виновного лица	2115 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков»	7111	450
5	Удержана из зарплаты виновного лица сумма возмещения убытков на основании его заявления	6511 «Расчеты по заработной плате»	2115	450
6	В конце отчетного периода закрыты: – счет расходов	5511	8114	225
	– счет доходов	7111	5511	450

В случае выявления недостачи запасов и установления виновного лица в учете осуществляются следующие проводки:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5
1	Отнесена к расходам учреждения сумма недостачи строительных материалов (цемент М-500 в количестве – 25 кг, стоимость – 45 грн.)	8013	1513 «Строительные материалы»	45
2	Отнесена сумма возмещения убытков на счет виновного лица	2115	7111	45
3	Возмещена работником стоимость строительных материалов: вариант 1 – путем удержания из зарплаты виновного лица на основании заявления: – удержано из зарплаты виновного лица	6511	2115	45
	вариант 2 – путем внесения наличности в кассу: – внесены средства в кассу	2211	2115	45
	– внесены средства из кассы на регистрационный счет учреждения	2313	2211	45
	вариант 3 – путем самостоятельного внесения виновным лицом средств на регистрационный счет по указанным реквизитам	2313	2115	45
4	В конце отчетного периода закрыты: – счет расходов	5511	8013	45
	– счет доходов	7111	5511	45

Выводы

Результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухучете и финотчетности того отчетного периода, в котором завершена инвентаризация.

Излишки должны быть оприходованы, недостачи – возмещены. В случае неустановления виновных лиц сумма недостач зачисляется на забалансовый счет до момента их установления или закрытия дела согласно законодательству.

Источник: "Баланс-Бюджет" № 45, который 05.11.18 г.