Акценты этой статьи:

• как покупателю документально оформить недостачу;
• кому и как предъявлять претензию;
• как отразить недостачу в учете.

Ситуация

Покупатель приобрел у поставщика товар в количестве 200 единиц. Однако фактически ему было доставлено 180 единиц. Доставка товара покупателю осуществлялась перевозчиком.

Обратите внимание! В нашей ситуации мы не рассматриваем привязку недостачи товара к нормам естественной убыли, то есть считаем, что это сверхнормативные потери.

Документальное оформление недостачи

Покупатель обнаружил, что товар доставлен ему в меньшем количестве, чем полагается согласно договору с поставщиком. Как ему поступить? Для начала заглянуть в этот договор.

Допустим, в договоре поставки прописан порядок приемки груза и действия, которые должна предпринять сторона, которая обнаружила недостачу. Тогда следует действовать по правилам, предусмотренным договором.

А что делать, если в договоре не урегулирован порядок количественной приемки груза? Тогда можно воспользоваться Инструкцией, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 г. № П-6 (далее – Инструкция № П-6).

Так, если при получении груза выявлено несоответствие веса или количества мест данным, указанным в транспортном документе, получатель обязан:

• потребовать от перевозчика составления коммерческого акта (отметки на товарно-транс­портной накладной) или составления акта – при доставке груза автомобильным транспортом (п. 6 Инструкции № П-6);
• приостановить дальнейшую приемку и вызвать представителя поставщика, чтобы продолжить приемку с его участием (п. 16, 17 Инструкции № П-6);
• обеспечить сохранность продукции, а также принять меры, чтобы она не смешалась с другой однородной продукцией (п. 16 Инструкции № П-6).

На заметку! Основные требования к оформлению акта изложены в п. 25 Инструкции № П-6.

Отметим, что типовая форма акта о недостаче ТМЦ не утверждена. Вместе с тем на практике по факту недостачи оформляют акт типовой формы № М-7 «Акт о приемке материалов», утвержденной приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193. Кстати, именно этот документ предлагается использовать для отражения результатов приемки товаров по количеству п. 3.7 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2.

Акт составляют в двух экземплярах, с обязательным учас­тием материально ответственного лица, принимающего ТМЦ, и представителя поставщика или незаинтересованной орга­ни­зации. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, а другой передается в отдел снабжения или юристу для направления поставщику претензии.

Если товар поступил по железной дороге, дополнительно составляют коммерческий акт. Его форма приведена в приложении 1 к Правилам составления актов, утвержденным приказом Минтранса от 28.05.02 г. № 334.

Предъявление претензии

По факту недостачи товара покупатель может направить претензию как поставщику, так и перевозчику.

Претензия поставщику

Претензия к поставщику должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 3 ст. 222 Хозяйственного кодекса (далее – ХК):

• полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и лица, которому претензия предъявляется;
• дата предъявления и номер претензии;
• обстоятельства, на основании которых предъявляется претензия;
• доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств;
• требования заявителя со сылкой на нормативные акты;
• сумма претензии и платежные реквизиты заявителя претензии;
• перечень документов, которые подаются с претензией.

Также при составлении претензии необходимо учитывать правила, установленные п. 29 Инструкции № П-6.

Какие требования покупатель может предъявить поставщику?

Покупатель, который составляет претензию по факту недостачи товара, вправе (ст. 670 Гражданского кодекса):

• требовать передачи ему недостающего количества товара;
• отказаться от переданного товара и его оплаты;
• если недопоставленный товар оплачен – потребовать возврата уплаченных за него денег.

Претензия к перевозчику

Отметим, что покупатель может предъявить претензию к перевозчику даже в том случае, если он не заключал с ним договор перевозки (ч. 2 ст. 222 ХК; пп. 16.2 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (далее – Правила № 363).

Имейте в виду! Претензию перевозчику нужно подать в течение 6 месяцев с того момента, когда покупатель узнал или должен был узнать о том, что его товар потерян при перевозке (ч. 2 ст. 315 ХК).

В претензии должны быть указаны сведения, необходимые для ее рассмотрения, а именно (п. 16.7, 16.9 Правил № 363):

• полное наименование и почтовые реквизиты стороны, которая предъявляет претензию (у нас это покупатель);
• полное наименование и почтовые реквизиты перевозчика, которому предъявляется претензия;
• дата предъявления и номер претензии;
• обстоятельства, из-за которых предъявлена претензия, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
• ссылки на правовые нормы;
• требования заявителя претензии (в нашем случае – покупателя);
• сумма претензии и ее расчет (в нашем случае это будет фактическая стоимость потерянного перевозчиком товара и убытки, понесенные покупателем в связи с непоставкой товара);
• платежные реквизиты покупателя, предъявившего претензию;
• перечень прилагаемых к претензии документов.

Претензию перевозчику о возмещении стоимости утраченного груза нужно составить в письменной форме. Претензия должна быть подписана руководителем либо заместителем руководителя предприятия, направлена перевозчику заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении либо вручена ему под расписку (ч. 2, 5 ст. 6 Хозяйственного процессуального кодекса; п. 16.7, 16.9 Правил № 363).

Подробнее о составлении претензии как в случае недостачи товара, так и в случае его порчи см. «Особенности предъявления претензий по количеству и качеству поставленного товара».

Бухгалтерский учет

Сумма недостачи по претензии, предъявленной виновному лицу (поставщику или перевозчику), отражается в бухгалтерском учете покупателя проводкой Дт 374 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» – Кт 631 «Расчет с отечественными поставщиками».

Дальнейший учет будет зависеть от поведения поставщика (перевозчика).

Так, получение суммы компенсации отражается проводкой Дт 311 «Текущие счета банков в национальной валюте» – Кт 374.

Если претензия виновным лицом не будет признана, сумма недостачи отражается записью Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – Кт 374, с одновременным отражением на забалансовом счете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей».

Если поставщик допоставит недостающее количество товара, тогда делается проводка Дт 20, 22, 28 – Кт 374.

Налоговый учет

Налог на прибыль. Корректировка финрезультата по операциям, которые мы рассматриваем, Налоговым кодексом (далее – НК) не предусмотрена. То есть учет по налогу на прибыль ведется по правилам бухгалтерского учета.

НДС. У покупателя налоговый кредит возникает по правилу первого события (п. 198.2 НК), то есть:

• или на дату оплаты товаров,
• или на дату их получения.

Налоговый кредит отражается покупателем при наличии налоговой накладной (далее – НН), зарегистрированной в ЕРНН (п. 198.6, 201.10 НК). Однако в этой НН было указано одно количество товара (в нашей ситуации – 200 единиц), а фактически получено меньшее количество (в нашей ситуации – 180 единиц). То есть какое-то количество товара было утрачено (в нашей ситуации – 20 единиц), а значит, не будет использовано покупателем в его хозяйственной деятельности.

Поэтому покупатель в отчетном периоде, в котором была выявлена недостача товара, должен оформить сводную НН согласно п. 198.5 НК и на ее основании начислить налоговые обязательства по НДС (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 15.03.19 г. № 1070/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, см. «Кража ТМЦ в ходе транспортировки: порядок учета НДС», далее – ИНК № 1070).

Как поступить с НДС, если виновным лицом будет компенсирована стоимость утерянного товара?

В этом случае налоговые обязательства, которые были начислены покупателем согласно п. 198.5 НК, следует откорректировать. Для этого к сводной НН следует оформить расчет корректировки (далее – РК).

Напомним, что РК в данном случае оформляется к сводной НН с кодом признака «1», поэтому в графе 2.1 такого РК следует указать код причины корректировки «201», а в графах 13 и 14 со знаком «–» надо отразить объемы поставки и сумму НДС соответственно.

Сумма компенсации за утрату товаров (без учета сумм штрафных санкций, если они предусматриваются) рассматривается как компенсация стоимости таких товаров, а значит, включается в базу обложения НДС (п. 188.1 НК, ИНК № 1070). То есть на дату получения такой компенсации от виновного лица покупатель должен составить НН и зарегистрировать ее в ЕРНН.

Выводы

Недостача, обнаруженная при приемке товара, оформляется, как правило, актом типовой формы № М-7. Претензию за утрату товара покупатель может предъявить как поставщику, так и перевозчику.

На сумму недостающего товара покупатель должен откорректировать налоговый кредит по НДС путем начисления компенсирующих налоговых обязательств согласно п. 198.5 НК. А в случае получения компенсации следует откорректировать налоговые обязательства, начисленные ранее согласно п. 198.5 НК, и начислить их на основании п. 188.1 НК.

Источник: "Баланс" № 30-31, который вышел из печати 15.04.19 г.

⤷ СКАЧАТЬ СТАТЬЮ ⤶