Самое важное в этой статье:

• нужно ли подавать скан-копии трудовых книжек всех работников в Пенсионный фонд Украины с 10.06.21 г.;
• обязан ли работодатель подавать скан-копию трудовой книжки при выходе сотрудника на пенсию;
• могут ли наложить штраф на работодателя, если он не передаст скан-копии трудовых книжек в ПФУ.

Вопросы - ответы

Должны ли работодатели с 10.06.21 г. передавать скан-копии трудовых книжек всех своих работников в ПФУ?

Нет, не должны. Поясним почему.

Действительно, с 10.06.21 г. вступает в силу Закон от 05.02.21 г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217). Однако это вовсе не означает, что уже 10 июня нужно срочно отправлять скан-копии трудовых книжек работников.

С этой даты начнется переход на электронный учет трудовой деятельности, который продлится 5 лет (до 10.06.26 г.). Такой учет будет вестись в составе персональной электронной учетной карточки в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр застрахованных лиц).

Согласно п. 2 разд. II Закона № 1217 порядок и очередность предоставления сведений должен определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики. На сегодня такой порядок еще не утвержден, поэтому пока работодатель не обязан передавать в ПФУ сканированные копии трудовых книжек. Соответственно, с 10.06.21 г. за их неподачу никакие штрафные санкции на работодателей не налагаются.

Стоит отметить, что с 26.12.19 г. действует Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084). Этим документом предусмотрено, что работодатель как страхователь или само застрахованное лицо может (но не обязан!) самостоятельно передать скан-копии трудовых книжек в ПФУ для подтверждения имеющегося трудового стажа для заключения трудового договора, назначения пенсий и других целей. Например, согласно Порядку № 1084 работодатель может подать скан-копию трудовой книжки при выходе сотрудника на пенсию (подробнее см. далее).

Однако Порядок № 1084 никак не связан с Законом № 1217. ПФУ должен разработать еще один порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ для их внесения в Реестр застрахованных лиц. Поэтому до его утверждения мы рекомендуем работодателям подавать отсканированные копии трудовых книжек только по запросу ПФУ или по своей инициативе при выходе работника на пенсию.

Может ли работодатель с 10.06.21 г. выдавать работнику на руки бумажную трудовую книжку для хранения?

Нет, не может. В п. 2 разд. II Закона № 1217 четко прописано, что выдавать на руки работникам трудовые книжки под подпись можно только после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. То есть, пока данные из бумажной трудовой книжки не будут внесены в Реестр застрахованных лиц, выдавать работнику трудовую книжку нельзя.

Аналогичное правило действует и в случае увольнения или приема на работу сотрудников. То есть даже после 10.06.21 г. при трудоустройстве работник подает трудовую книжку и работодатель обязан внести в нее запись о приеме на работу. При увольнении производится запись об увольнении, и оформленная трудовая книжка выдается в день увольнения.

Важно: не оформлять и не хранить трудовые книжки работодатель сможет только после того, как сведения о трудовой деятельности работников будут внесены в Реестр застрахованных лиц. Пока работодатель продолжает вести трудовые книжки в соответствии с Инструкцией, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).

А может ли сотрудник требовать внесения записей о его работе в бумажную трудовую книжку после того, как начнет действовать новый порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ?

Да, может. Даже после того как начнет действовать новый порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ, по требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее 5 дней после приема на работу. По требованию работника работодатель также обязан, как и ранее, вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. Однако после внесения сведений из бумажной трудовой книжки в Реестр застрахованных лиц, она будет храниться у работника (ст. 48 КЗоТ в редакции от 10.06.21 г.). То есть хранить ее у себя работодатель не должен, даже если на этом будет настаивать сотрудник.

Напомним: сейчас обязанность по хранению трудовых книжек работников возложена на работодателя. Однако это правило не распространяется на работодателей-предпринимателей (п. 2.21¹ Инструкции № 58). Трудовые книжки работников предпринимателя хранятся у самих работников.

Работник через несколько месяцев идет на пенсию и просит работодателя передать в ПФУ скан-копию его трудовой книжки. Может ли работодатель это сделать?

Да, как уже было отмечено, работодатель может (но не обязан!) передать скан-копию трудовой книжки сотрудника для назначения ему пенсии в соответствии с Порядком № 1084.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются в ПФУ через веб-портал электронных услуг в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования, с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП). Указанные сведения могут быть предоставлены также в оцифрованном виде. Требования к формату передаваемой информации устанавливаются ПФУ (п. 6 Порядка № 1084).

Если ранее вы не подавали скан-копии трудовых книжек через сайт, то для начала надо зарегистрироваться на этом портале. Это можно сделать двумя способами:

• путем подачи заявления (его форму можно скачать на этом же портале) и личного обращения в территориальный орган ПФУ;
• при помощи КЭП. Для этого в экранной форме «Вхід» необходимо выбрать вход в систему «за ЕЦП».

Обратите внимание: при передаче в ПФУ копий трудовых книжек, не забудьте отсканировать копию разрешения работника на обработку его персональных данных (п. 7 Порядка № 1084).

Скан-копии трудовой книжки работника, документов о стаже должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов (п. 8 Порядка № 1048).

Подать скан-копию трудовой книжки можно, отправив:

• либо каждую страницу трудовой книжки отдельным файлом в формате JPG (изображение);
• либо все страницы трудовой книжки в одном формате PDF (документ).

Каждый файл должен иметь размер не более 1 МБ, а общее количество файлов не должно превышать 50 штук. Файлы, содержащие скан-копию трудовой книжки, называем «Трудова книжка», а разрешение работника на обработку его персональных данных – «Згода на обробку персональних даних співробітника».

После загрузки всех отсканированных файлов в меню «Мої звернення» будут отражены все поданные документы. После проверки и внесения ответственным лицом ПФУ данных о трудовом стаже работника эта информация будет отражаться в меню «Електронна трудова книжка».

Более подробный пошаговый механизм передачи скан-копии трудовой книжки для назначения пенсии см. на сайте ПФУ.

Источник: "Баланс-Агро" № 20, который вышел из печати 24.05.21 г.