Предприятие планирует передавать данные из трудовых книжек работников в Пенсионный фонд. Для этого нужно получить согласие работника на обработку его персональных данных. Как должно быть оформлено это согласие и какую информацию оно должно содержать?

Напомним, что внедрение электронных трудовых книжек предусмотрено Законом от 05.02.21 г. № 1217-IX (далее – Закон № 1217). Закон № 1217 вступает в силу с 10.06.21 г., но предусматривает 5-летний переходный период для передачи данных из бумажных трудовых книжек в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр) (п. 2 разд. II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217).

Порядок и сроки передачи сведений из трудовых книжек в Реестр должен определить ПФУ. Полагаем, что в ближайшее время (до даты вступления в силу Закона № 1217) появятся подзаконные акты, которыми будут урегулированы все неясные моменты. В том числе как оформить согласие работника на обработку его персональных данных. Обо всех принятых подзаконных актах мы непременно вас проинформируем, следите за нашими публикациями.

Но уже сегодня есть возможность передавать сведения из бумажных трудовых книжек в Реестр. И многие работодатели ею уже воспользовались, предпочитая не затягивать с процессом передачи. Особенно это актуально для крупных предприятий, у которых много наемных работников.

Сейчас действует Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084). Согласно Порядку № 1084, сведения о трудовом стаже работника можно передать добровольно через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Причем передать в Реестр сведения о трудовом стаже может:

• либо сам наемный работник (для этого ему необходимо оформить электронную подпись). Тогда работник в электронном кабинете ставит отметку о том, что дает разрешение на обработку своих персональных данных;
• либо работодатель. В этом случае вместе со сведениями о стаже работника необходимо передать отсканированную копию согласия работника на обработку его персональных данных, предусмотренных Порядком № 1084 (п. 7 Порядка № 1084).

Именно о таком согласии и идет речь в вопросе, который мы рассматриваем.

Как именно должно быть оформлено такое согласие, в Порядке № 1084 не объясняется. Поэтому сейчас согласие составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов и с учетом требований Закона от 01.06.10 г. № 2297-VI «О защите персональных данных». В частности, такое согласие должно содержать:

• Ф. И. О. работника, его местожительство и паспортные данные;
• дату составления и подпись работника;
• перечень персональных данных, на обработку которых работник дает согласие (в нашем случае это, в частности, данные об образовании, профессии, специальности, квалификации, трудовой деятельности, ученой степени, ученом звании, паспортные данные и данные о месте проживания).

Также можно воспользоваться формой такого согласия, приведенной на веб-портале ПФУ.

Источник: "Баланс" № 19, который выходит из печати 17.05.21 г.