Как рассчитать больничные и декретные в 2015 году? Совет от эксперта редакции!
April 16, 2015
По новому законодательству при расчете больничных и декретных необходимо учитывать не только максимальную величину зарплаты, с которой уплачиваются социальные взносы, но и минимальную зарплату, если в течение последних 12 месяцев перед наступлением страхового случая работник отработал менее 6 месяцев.
Приведем 5 примеров расчета таких выплат.
ПРИМЕР 1
В расчетном периоде был отпуск без сохранения зарплаты
Работник предприятия болел с 5 по 16 января 2015 года. С 29.12.14 г. по 11.01.15 г. предприятие отправило всех работников в отпуск без содержания. В этом периоде ежемесячный оклад работника составлял 4 200 грн. С 4 по 28 августа 2014 года (18 р. д.) работник находился в ежегодном отпуске. Сумма отпускных – 3 200 грн., разовая материальная помощь на оздоровление – 1 500 грн. Страховой стаж работника – 6 лет.
Расчетным для оплаты больничных является период с июля по декабрь 2014 года (последние шесть месяцев перед наступлением страхового случая), который составляет 131 рабочий день (далее – р. д.).
Рассчитаем сумму больничных.
| 1. | Определим сумму выплат, участвующих в расчете средней зарплаты: |
|
4 200 грн. х 4 мес. (июль, сентябрь, октябрь, ноябрь)  4 200 грн. : 20 р. д. х 2 р. д. (август)1 500 грн. (август)4 200 грн. : 23 р. д. х 20 р. д. (декабрь) = 22 372,17 грн.
В расчете не участвуют 3 р. д. декабря (отпуск без сохранения зарплаты) и 18 р. д. августа (очередной отпуск). Сумма разовой материальной помощи (1 500 грн.) включается в расчет в полном объеме, так как в августе у работника не было отсутствия на работе по болезни или другим уважительным причинам, при которых разовые выплаты учитываются пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266, далее – Порядок № 1266).
|
|
| 2. | Рассчитаем фактически отработанное количество дней в расчетном периоде: |
|
131 р. д. – 18 р. д. – 3 р. д. = 110 р. д.
|
|
| 3. | Определим среднедневную зарплату: |
|
22 372,17 грн. : 110 р. д. = 203,38 грн.
|
|
| 4. | Рассчитаем сумму больничных: |
|
203,38 грн. х 5 р. д. х 70 % = 711,83 грн.
|
Заметим, что работнику оплачивается только тот период нахождения на больничном, когда предприятие работает, то есть с 12 по 16 января 2015 года – 5 р. д. Поскольку стаж работника – 6 лет, больничные выплачиваются в размере 70 %.
ПРИМЕР 2
В расчетном периоде введен режим неполного рабочего времени
Работник оформлен на работу слесарем с 3 ноября 2014 года. Его страховой стаж – 15 лет. Ежемесячный оклад – 5 000 грн. С 1 января 2015 года на предприятии установлен режим неполного рабочего времени (рабочие дни: понедельник – среда), поэтому в январе на предприятии было 11 р. д. Работник находился на больничном с 19 по 28 января (6 р. д.). Больничные за счет предприятия перечислены на зарплатную карточку работника. Позже от Фонда получены средства на спецсчет и также перечислены на карточку работника.
В данном случае для расчета больничных определяют среднедневную зарплату за фактически отработанные календарные месяцы с 1-го по 1-е число – то есть за декабрь 2014 года (п. 5 Порядка № 1266).
| 1. | Определим сумму выплат, участвующих в расчете средней зарплаты: |
| 5 000 грн. х 1 мес. (декабрь) = 5 000 грн. | |
| 2. | Рассчитаем фактически отработанное количество дней в расчетном периоде: |
| 23 р. д. (декабрь). | |
| 3. | Определим среднедневную зарплату: |
| 5 000 грн. : 23 р. д. = 217,39 грн. | |
| 4. | Определим среднедневную зарплату с учетом страхового стажа. |
| 217,39 грн. х 100 % = 217,39 грн. |
Обратите внимание! На предыдущем месте работы у работника мог быть оформлен простой или отпуск без содержания, в результате чего, по данным Госреестра, в течение последних 12 месяцев у него может не быть необходимого шестимесячного стажа. В этом случае сумма больничных работника в расчете на месяц не должна превышать размер минимальной зарплаты, установленной законом на месяц наступления страхового случая (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закона № 1105).
Если работник до наступления страхового случая отработал на предприятии менее 6 месяцев, рекомендуем потребовать у него подтверждение о наличии шестимесячного стажа на предыдущем месте работы. Подтверждением может быть справка по форме ОК-5 или ОК-7 – приложения 1 и 2 к Положению, утвержденному постановлением правления ПФУ от 18.06.14 г. № 10-1 (далее – Положение № 10-1), соответственно. Ее можно получить в Пенсионном фонде (п. 3 разд. III Положения № 10-1). Если работник не предоставит такую справку, рекомендуем предприятию начислить меньшую сумму больничных, а работнику для увеличения суммы больничных обратиться в рабочий орган исполнительной дирекции Фонда.
Допустим, у работника, рассматриваемого в примере 2, перед наступлением страхового случая не было шестимесячного стажа (работник в течение 10 месяцев нигде не работал и не состоял на учете в центре занятости).
Тогда для расчета больничных дополнительно:
| 5. | Определим среднедневную минимальную заработную плату. Для этого разделим минимальную зарплату, установленную законом на месяц наступления страхового случая (в январе 2015 года она составила 1 218 грн.), на норму рабочего времени месяца, на который приходится период временной нетрудоспособности (январь 2015 года). |
| 1 218 грн. : 11 р. д. = 110,73 грн. |
Она оказалась меньше, чем среднедневная зарплата, рассчитанная исходя из фактического дохода за расчетный период (217,39 грн.). Поэтому именно среднедневную минимальную зарплату в 110,73 грн. нужно брать для расчета больничных работнику.
| 6. | Рассчитаем сумму больничных. |
|
Поскольку болезнь не связана с профзаболеванием или несчастным случаем на производстве, больничные выплачиваются так:
за первые 5 рабочих дней временной нетрудоспособности в сумме 553,65 грн. (110,73 грн. х 5 р. д.) – за счет предприятия (п. 2 ст. 22 Закона № 1105),
остальная сумма в размере 110,73 грн. (110,73 грн. х 1 р. д.) – за счет Фонда.
Итого сумма больничных составит 664,38 грн. (553,65 грн. 110,73 грн.).
|
Порядок отражения больничных в бухгалтерском учете будет таким:
| № п/п | Содержание операции | Первичные документы | Дт | Кт | Сумма |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Начислены больничные: | ||||
| – за счет предприятия | Листок нетрудоспособности | 949 | 663 | 553,65 | |
| – за счет Фонда | 378 | 663 | 110,73 | ||
| 2 | Начислен на сумму больничных ЕСВ (664,38 х 33,2 %) | Бухгалтерская справка, регистры бухгалтерского учета | 949 | 651 | 220,57 |
| 3 | Удержаны из суммы больничных: | ||||
| – ЕСВ (664,38 х 2 %) | Бухгалтерская справка, регистры бухгалтерского учета | 663 | 651 | 13,29 | |
| – НДФЛ [(664,38 – 13,29) х 15 %] | 641 | 97,66 | |||
| – военный сбор (664,38 х 1,5 %) | 642 | 9,97 | |||
| 4 | Выплачены больничные за счет предприятия (664,38 – 13,29 – 97,66 – 9,97) | Выписка банка | 663 | 311 | 543,46 |
| 5 | Получены на спецсчет средства от Фонда | Заявление-расчет, выписка банка | 313 | 378 | 110,73 |
| 6 | Выплачены больничные за счет Фонда | Выписка банка | 663 | 313 | 110,73 |
| 7 | Списаны расходы на финансовый результат | Регистры бухгалтерского учета | 791 | 949 | 774,22 |
Налог на прибыль. НК не предусмотрены корректировки для данного вида операций.
ПРИМЕР 3
Декретные выплачиваются работнице, не имеющей страхового стажа
Работница была принята на работу 28.07.14 г. на должность бухгалтера с окладом 3 000 грн. До этого она нигде не работала и стажа не имела. 26.01.15 г. работница представила листок нетрудоспособности на 126 к. д. для начисления пособия по беременности и родам.
В нашем случае бухгалтер проработала на предприятии менее 6 месяцев, поэтому средняя зарплата рассчитывается исходя из фактически отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), в которых уплачивались страховые взносы (п. 5 Порядка № 1266). При этом расчетный период (с 1 августа по 31 декабря 2014 года) составляет 153 к. д.
| 1. | Определим сумму выплат, участвующих в расчете средней зарплаты: |
| 3 000 грн. х 5 мес. = 15 000 грн. | |
| 2. | Рассчитаем среднедневную зарплату: |
| 15 000,00 грн. : 153 к. д. = 98,04 грн. | |
| 3. | Рассчитаем предельный размер помощи по беременности и родам. Страховой стаж работницы за последние 12 месяцев до наступления страхового случая менее 6 месяцев. Поэтому сумма помощи по беременности и родам не должна превышать двукратного размера минимальной заработной платы и не быть меньше минимальной зарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая ( п. 2 ч. 4 ст. 19 Закона № 1105). |
|
Рассчитаем среднедневную минимальную зарплату. Для этого разделим минимальную зарплату, установленную законом на месяц наступления страхового случая, на количество календарных дней этого месяца:
1 218 грн : 31 к. д. = 39,29 грн.
Двукратный размер среднедневной минимальной зарплаты составит:
39,29 грн. х 2 = 78,58 грн.
|
|
| 4. | Сравним рассчитанную сумму среднедневной зарплаты (98,04 грн.) с предельными размерами. |
|
98,04 грн. больше 78,58 грн., но не меньше 39,29 грн.
Таким образом, для расчета берем среднедневную зарплату – 78,58 грн.
|
|
| 5. | Исчислим сумму декретных: |
| 78,58 грн. х 126 к. д. = 9 901,08 грн. |
Поскольку на сегодняшний день разъяснений ФСС нет, рекомендуем воспользоваться именно таким вариантом расчета декретных. Хотя, может быть, ФСС предложит другой вариант расчета (например, среднедневную минимальную зарплату, возможно, следует рассчитывать, исходя из среднемесячного количества календарных дней – 30,44).
ПРИМЕР 4
Декретные выплачиваются работнице, которая не отработала 6 месяцев
Работница с 2000 года работает в ООО «Мечта». До 1 ноября 2014 года она находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Ее ежемесячный оклад составляет 20 050 грн. С указанной даты работница вышла на работу на полный рабочий день, а с 1 февраля 2015 года она уходит в новый декретный отпуск на 126 к. д. Рассчитаем сумму декретных.
Напомним, что месяцы расчетного периода, в которых работница находилась в отпуске по уходу за ребенком (или по другим уважительным причинам), исключаются из расчетного периода (п. 4 Порядка № 1266).
| 1. | Определим сумму выплат, участвующих в расчете средней зарплаты, за период с 1 ноября 2014 года по 31 января 2015 года: |
| 20 050 грн. х 3 мес. = 60 150 грн. | |
| 2. | Определим фактически отработанное время в расчетном периоде: |
| 30 к. д. (ноябрь)31 к. д. (декабрь)31 к. д. (январь) = 92 к. д. |
|
| 3. | Рассчитаем среднедневную зарплату: |
|
60 150,00 грн. : 92 к. д. = 653,80 грн.
Напомним, что сумма декретных в пересчете на месяц не должна превышать размер максимальной величины базы начисления ЕСВ (в 2015 году – 20 706 грн.), с которой уплачивались страховые взносы в Фонд (п. 2 ст. 26 Закона № 1105).
Среднедневная зарплата, исчисленная из максимальной величины, составит 680,22 грн. (20 706 грн. : 30,44).
Таким образом, в нашем примере декретные рассчитываются исходя из фактической среднедневной зарплаты (653,80 грн.).
|
|
| 4. | Определим сумму декретных: |
| 653,80 грн. х 126 к. д. = 82 378,80 грн. |
ПРИМЕР 5
В расчетном периоде были отпуск, больничные и неполная рабочая неделя
Работница представила листок нетрудоспособности в связи с беременностью с 02.02.15 г. на 140 к. д. (ожидается двойня). В расчетном периоде (с 01.08.14 г. по 31.01.15 г.) ей были начислены:
| · | в августе (31 к. д.): зарплата – 1 500 грн., отпускные – 4 800 грн.; |
| · | сентябре (30 к. д., в том числе 10 к. д. – больничный): зарплата – 5 800 грн., разовая премия по результатам работы за сентябрь – 2 992 грн., больничные – 1 300 грн.; |
| · | октябре (31 к. д.): зарплата – 10 000 грн., квартальная премия – 14 500 грн., всего – 24 500 грн.; |
| · | ноябре (30 к. д.): работница находилась в отпуске без содержания, при этом ей была выплачена материальная помощь, не облагаемая НДФЛ, в размере 1 500 грн.; |
| · | декабре (31 к. д.): зарплата – 1 300 грн. (на предприятии введена неполная рабочая неделя); |
| · | январе (31 к. д. – весь месяц болела): больничные – 5 300 грн. |
Рассчитаем сумму декретных.
Напомним, при расчете декретных отпуска (как очередные, так и без содержания) учитываются в полном объеме, больничные и разовые выплаты, которые не относятся к фонду оплаты труда, в расчет не включаются. Поэтому январь из расчетного периода исключается – женщина не работала весь месяц по уважительным причинам (п. 4 Порядка № 1266).
Премия как выплата разового характера учитывается в полном объеме, если месяц отработан полностью (в нашем случае – октябрь), и пропорционально отработанному времени, если часть месяца не отработана по уважительной причине (в нашем случае – сентябрь) (п. 9 Порядка № 1266).
Премия как выплата разового характера учитывается в полном объеме, если месяц отработан полностью (в нашем случае – октябрь), и пропорционально отработанному времени, если часть месяца не отработана по уважительной причине (в нашем случае – сентябрь) (п. 9 Порядка № 1266).
Поэтому за сентябрь (22 р. д., из них 8 р. д. – больничный) в расчет войдет только часть премии в сумме 1 904 грн. (2 992 грн. – 2 992 грн. : 22 р. д. х 8 р. д.).
| 1. | Определим сумму выплат, участвующих в расчете средней зарплаты. При этом учитываем, что в расчете не участвуют больничные и нецелевая помощь, не облагаемая НДФЛ, а также ежемесячная сумма, превышающая максимальную величину зарплаты, с которой уплачиваются социальные взносы (в 2015 году – 20 706 грн.): |
| 1 500 грн.4 800 грн.5 800 грн.1 904 грн.20 706 грн.1 300 грн. = 36 010 грн. |
|
| 2. | Определим количество календарных дней расчетного периода (дни болезни в расчете не участвуют): |
| 31 к. д.20 к. д.31 к. д.30 к. д.31 к. д.0 = 143 к. д. |
|
| 3. | Рассчитаем среднедневную зарплату: |
| 36 010,00 грн. : 143 к. д. = 251,82 грн. | |
| 4. | Исчислим сумму декретных: |
| 251,82 грн. х 140 к. д. = 35 254,80 грн |