Ситуація, коли підприємство втрачає свої первинні документи, на практиці зустрічається не так уже й рідко. Причини цього можуть бути різними: як форс-мажорні обставини (пожежа, затоплення, крадіжка і т. д.), так і халатне ставлення посадових осіб підприємства до документів. Але незалежно від причини дії підприємства щодо відновлення документів будуть
аналогічними. Що потрібно зробити в таких
випадках, розповімо в консультації.

Як діяти при втраті документів згідно із законодавством?
ПК ставить за обов'язок платника податкыв, який утратив документи (п. 44.5 ПК):
письмово повідомити про це орган ДФС за основним місцем обліку протягом 5 днів
із моменту втрати документів;
відновити втрачені документи протягом
90 календарних днів із дня повідомлення органу ДФС про втрату документів.
Якщо ж на період, коли платник податків утратив документи, у нього була призначена документальна податкова перевірка, то орган ДФС повинен її перенести та провести після відновлення документів у межах строків, установлених
п. 44.5 ПК.
Згідно з п. 6.10 Положення № 88 у разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію, яка встановлює відсутні документи та з'ясовує причини їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом.
Таким чином, алгоритм дій при втраті первинних документів такий (п. 44.5 ПК і п. 6.10 Положен-ня № 88):
Крок 1. Видати наказ по підприємству про призначення комісії для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Хто повинен входити до її складу, законодавством не визначено, тільки встановлено, що до комісії потрібно включити представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду (залежно
від конкретної ситуації).
Крок 2. Письмово повідомити про подію правоохоронні органи (відповідно до правил КПК). Це робиться в довільній формі із зазначенням
усіх обставин справи.
Крок 3. У 5-денний строк із моменту виявлення пропажі або втрати письмово проінформувати про це орган ДФС (докладніше див. нижче).
Крок 4. Оформити актом результати роботи комісії. Форму такого акту не затверджено, тому він складається в довільній формі з описом усіх виконаних дій щодо розслідування причин
утрати документів і затверджується керівником підприємства.
Крок 5. Направити копію акта органу ДФС
у 10-денний строк із моменту його складання. Якщо ви встигли оформити акт у строк, то його можна направити одночасно з повідомленням органу ДФС (див. крок 3). Копія акта направляється також органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство.

Який порядок повідомлення органу ДФС про втрату документів?
Законодавством не визначено, як повинен оформлятися документ, який інформує орган ДФС про втрату документів. Виходячи із практики, у ньому слід указати:
дату втрати документів або дату встановлення цього факту;
обставини, при яких документи були втра-чені;
перелік втрачених документів (при можли-вості);
конкретні реквізити втраченого документа (якщо знаєте, то вкажіть номер, дату, ким виданий);
якщо є документи, які підтверджують події, що відбулися, потрібно додати до заяви копії таких документів (наприклад, довідки територіального органу МНС, довідки правоохоронного органу про розкрадання майна і т. д.);
якщо до моменту направлення заяви до органу ДФС уже складено акт комісії, його копію також слід додати до заяви.
Як назвати цей документ – не принципово, оскільки законодавство також не встановлює до нього спеціальних вимог. Зазвичай його називають повідомленням або заявою (див. зразок).

Висновки
Підприємство, що втратило первинні документи, незалежно від причин такої втрати, повинне повідомити про це орган ДФС, де воно перебуває на основному обліку, а також зайнятися їх відновленням.
Щоб відновити документи, необхідно письмово звернутися до своїх контрагентів, обслуговуючих банків, державних органів із проханням видати дублікати відповідних документів.
Невиконання вимоги законодавства про відновлення документів загрожує підприємству серйозними фінансовими втратами, насамперед у частині оподаткування.

Як відновлювати документи?, а також Яка відповідальність за втрату документів? див. у Практичному керівництві № 20 «Збірник первинних документів».