Кто может расписываться на кассовых документах в выходные дни бухгалтерии?
Ситуация: структурное подразделение предприятия (аптека) работает без выходных, а администрация этого предприятия (в т. ч. и бухгалтерия) – 5 дней в неделю с выходными в субботу и воскресенье. Поэтому возник вопрос: кто может подписывать кассовые документы аптеки (приходные, расходные ордера и кассовую книгу) в выходные дни бухгалтерии и как правильно оформить полномочия на подпись кассовых документов?
Анализ ситуации
Во всем, что касается кассы, руководствуемся Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148).
Например, режим структурного подразделения, которое проводит кассовые операции, не совпадает с режимом работы бухгалтерии предприятия (пятидневная рабочая неделя). Конкретный вопрос: кто будет подписывать кассовые документы по субботам и воскресеньям?
Ответ находим в п. 25, 26 и 45 Положения № 148, где сказано, что:
- приходные кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером либо иным лицом, уполномоченным руководителем;
- расходные кассовые ордера либо расходные ведомости должны быть подписаны руководителем предприятия, а также главным бухгалтером либо иным лицом, уполномоченным руководителем;
- на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника на основании письменного приказа руководителя.
Как видим, уполномоченный работник может подписывать кассовые документы вместо главного бухгалтера и/или вместо руководителя предприятия, кассира. Такого работника руководитель должен назначить своим приказом (распоряжением).
Документальное оформление
Любые операции требуют правильного документального оформления, а кассовые – тем более. Рассмотрим, какие вопросы могут возникнуть у предприятия на практике и какие нюансы ему следует учесть.
Кого можно уполномочить на подписание кассовых документов подразделения (аптеки)?
Обязанность подписывать кассовые документы можно возложить на работника аптеки (например, на провизора). При этом есть два варианта:
- либо он будет делать это на постоянной основе (образец приказа см. ниже);
- либо только в выходные для администрации предприятия (бухгалтерии) дни, а в будние дни в кассовых документах будет расписываться главный бухгалтер, директор, кассир.
Советуем выбрать первый вариант, чтобы не возникало путаницы с оформлением кассовых документов.
|
Важный нюанс! У работника, который будет уполномочен расписываться в кассовых документах за главного бухгалтера/директора, тоже есть выходные дни (согласно его графику работы). А аптека, скорее всего, работает без выходных. Кто же будет расписываться в кассовых документах в выходные дни уполномоченного работника? Законодательством не запрещено назначить двух уполномоченных лиц. Продумайте и такой момент: у двух уполномоченных графики работы не должны совпадать. |
Если на работника, который не является кассиром, возложены обязанности по оформлению кассовых операций (в т. ч. обязанность подписывать кассовые документы), нужно ли с ним заключать договор о полной материальной ответственности?
Да, нужно. Основание – абзац третий п. 45 Положения № 148. Поэтому руководитель предприятия должен:
- издать приказ о назначении лица, ответственного за подписание кассовых документов подразделения (аптеки);
- заключить с таким работником договор о полной материальной ответственности.
Нужно ли доплачивать работнику за выполнение дополнительных обязанностей?
В данном случае речь идет о совмещении должностей (профессий). Ведь подписание кассовых документов не входит в круг профессиональных обязанностей, например, провизора. А за совмещение должностей (профессий) работникам полагается доплата в размере, установленном коллективным договором (ст. 105 КЗоТ). Если на предприятии нет коллективного договора, то размер доплат может быть установлен внутренним документом (приказом, положением об оплате труда и т. д.).
Чью фамилию надо указывать в расходном/приходном ордере, если вместо главного бухгалтера в документе расписывается уполномоченное лицо: этого лица или главного бухгалтера?
Нужно указывать фамилию (Ф. И. О.) того лица, которое ставит свою подпись. Обоснование: работник уполномочен на подписание кассовых документов надлежащим образом и это допускается Положением № 148.
|
ОБРАЗЕЦ ООО «Тополя» (код ЕГРПОУ 12365478) Приказ № 123-1 г. Киев 29.05.18 г. О предоставлении права
|
Выводы
На практике режим структурного подразделения, которое проводит кассовые операции, может не совпадать с режимом работы бухгалтерии предприятия. В этом случае руководитель предприятия имеет право своим приказом (распоряжением) назначить работника, ответственного за подписание кассовых документов подразделения.
С работником, на которого возложена обязанность по оформлению кассовых операций, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Такому работнику полагается доплата за совмещение (должностей) профессий.
Источник: "Баланс" № 51-52, который вышел из печати 25.06.18 г.