Використання досудових способів урегулювання господарських спорів, зокрема пред’явлення претензії, дозволяє сторонам договору зекономити час та кошти, які вони можуть витратити на судову тяганину. Які вимоги до форми претензії, її змісту та способів надсилання передбачає чинне законодавство?

Нормативна регламентація досудового врегулювання спорів

Претензійний (досудовий) порядок врегулювання господарських спорів визначено низкою нормативних актів, зокрема:

• Господарським кодексом (далі – ГК);
• Господарським процесуальним кодексом (далі – ГПК);
• Цивільним кодексом (далі – ЦК);
• рекомендаціями Мін’юсту від 23.01.07 р. № 35-14/7 «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» (далі – Рекомендації № 35).

Претензія – це письмова вимога однієї сторони договору до іншої щодо відновлення або захисту порушених прав (виконання зобов’язання, сплату боргу, неустойки тощо), які випливають із договірних відносин між ними.

Якщо простіше, то претензія – це лист-поперед­ження про можливе звернення до суду в разі невиконання зазначених у ньому вимог.

Згідно із ч. 1 ст. 222 ГК та ч. 2 ст. 19 ГПК особи, які порушили права або законні інтереси інших суб’єктів, зобов’язані поновити їх, не чекаючи пред’явлення претензії чи позову. Проте на практиці нерідко одній зі сторін доводиться вдаватися до відновлення порушених прав чи інтересів саме в такий спосіб – використовуючи претензію як законний засіб психологічного тиску.

У разі необхідності відшкодування збитків або застосування інших санкцій суб’єкт господарювання чи інша юридична особа – учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, для безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією (п. 2 ст. 222 ГК).

Право, а не обов’язок

Як убачається з положень п. 2 ст. 222 ГК, звернення із претензією в разі порушення умов господарського договору є правом, а не обов’язком потерпілої сторони. Тому вона може не скористатися цим правом, а відразу звернутися за захистом порушених прав до господарського суду. Утім, виняток становлять випадки, коли сторони прямо обумовили в договорі (контракті) про вжиття заходів досудового врегулювання спору або якщо такі заходи є обов’язковими згідно із законом (ст. 19 ГПК).

Між тим, як свідчить судова практика (постанова ВГСУ від 24.10.06 р. у справі № 2/238), попри те що сторони включили в договір (контракт) умову про застосування досудового врегулювання спору, це не позбавляє їх права і в такому разі відразу звертатися до господарського суду, не пред’являючи претензію. Як зазначає суд, вибір способу правового захисту є правом, а не обов’язком сторін, тому заборона щодо звернення особи до суду одразу після порушення її прав та інтересів порушує її право на судовий захист.

Складання та надсилання претензії

Згідно із ч. 3 ст. 222 ГК у претензії має бути зазначено:

• повне найменування та поштові реквізити заявника претензії й особи (осіб), якій претензія пред’являється;
• дата пред’явлення і номер претензії;
• обставини, на підставі яких пред’явлено претензію;
• докази, що підтверджують ці обставини;
• вимоги заявника з посиланням на нормативні акти;
• сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;
• платіжні реквізити заявника претензії;
• перелік документів, що додаються до пре­тензії.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, мають додаватися в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Водночас документи, наявні в іншої сторони, до претензії можуть не додаватися, із зазначенням про це в її тексті. До претензії про сплату грошових коштів також може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.

Слід зазначити, що конкретний перелік документів також залежатиме від виду спірних правовідносин та характеру претензійних вимог. Між тим, в окремих спеціальних нормативних актах, таких як Кодекс торгового мореплавства, Повітряний кодекс, Статут залізниці України та деяких інших визначаються особливості додатків до претензії залежно від конкретного виду спору.

Претензія має бути підписана посадовою особою установи або її представником. Направляється претензія адресату (стороні-боржнику) рекомендованим або цінним листом або вручається під підпис. В останньому разі відмітка про отримання претензії є доказом її отримання, що стане у пригоді, якщо все ж таки доведеться розв’язувати спірні правовідносини в судовому порядку.

Пред’явлення претензії

Строк, протягом якого має бути пред’явлена претензія, законодавством не встановлено. Однак у разі наміру врегулювати спір саме в цей спосіб треба враховувати перебіг строку позовної давності. Нагадаємо, що відповідно до ст. 256 ЦК це строк, протягом якого особа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу.

Загальна позовна давність становить три роки, але для окремих видів вимог законом може встановлюватися спеціальна позовна давність – скорочена або більш тривала порівняно із загальною позовною давністю. Тому протягом цього строку й потрібно направити претензію,

Пропущення строку подання претензії призведе до втрати права на судовий захист.

Якщо сторона-боржник претензію не задовольнила, а строки позовної давності вже минули, сторона-кредитор може звернутися за судовим захистом, оскільки відповідно до ст. 267 ЦК заява про захист цивільного права або інтересу має бути прийнята судом до розгляду незалежно від спливу позовної давності. Водночас позовна давність застосовується судом лише за заявою сторони у спорі, зробленою до винесення ним рішення. Однак у цьому разі сплив позовної давності, про застосування якої заявлено стороною у спорі, є підставою для відмови в позові.

Варто також ураховувати, що пред’явлення претензії не перериває перебігу строку позовної давності. Тому якщо зазначений строк добігає кінця і для направлення претензії та отримання відповіді не вистачає часу, слід одразу звертатися до суду. Подання позовної заяви призупинить перебіг строку позовної давності (ч. 2 ст. 264 ЦК), що не дозволить боржникові уникнути відповідальності за невиконання зобов’язання.

Особливості надсилання претензії поштовим зв’язком

Сторона, яка пред’являє претензію, зацікавлена в отриманні її стороною-боржником. Крім того, вона повинна мати змогу підтвердити в разі потреби вжиття заходів досудового врегулювання спору. Тому її відповідальні особи мають контролювати процес відправлення документа поштовим зв’язком. Для цього слід ураховувати, що відповідно до п. 2 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.09 р. № 270 (далі – Правила № 270), документом, що підтверджує надання послуг поштового зв’язку, є розрахунковий документ установленої (відповідно до Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», далі – Закон № 265) форми та змісту (тобто касовий чек, розрахункова квитанція тощо).

Згідно з п. 59 та 61 Правил № 270 внутрішні поштові відправлення з оголошеною цінністю з описом вкладення подаються для пересилання відкритими для перевірки їх вкладення. У разі приймання внутрішніх поштових відправлень з оголошеною цінністю з описом вкладення бланк опису заповнюється відправником у двох примірниках. Працівник поштового зв’язку повинен перевірити відповідність вкладення опису, розписатися на обох його примірниках і проставити відбиток календарного штемпеля. Один примірник опису вкладається до поштового відправлення, а другий видається відправникові. На примірнику опису, що видається відправникові, працівник поштового зв’язку повинен зазначити номер поштового відправлення. За бажанням відправника на примірнику опису, що вкладається до поштового відправлення, вартість предметів може не зазначатися. Будь-яких інших вимог до змісту опису вкладення, крім зазначених, Правила № 270 не містять.

Згідно із Правилами № 270 розрахунковий документ (касовий чек, розрахункова квитанція тощо) видається відправникові з дотриманням вимог Закону № 265.

Отже, належними доказами відправлення відповідачеві претензії з доданими до неї документами є опис вкладення в поштовий конверт із підписом працівника поштового зв’язку та відбитком календарного штемпеля, а також документ, що підтверджує надання поштових послуг (касовий чек, розрахункова квитанція тощо).

Строки розгляду та відповіді на претензію

Згідно із ч. 6 ст. 222 ГК претензія має бути розглянута в місячний строк із дня її отримання, якщо інший строк не встановлено законодавством. Зокрема, за договорами перевезення строк розгляду претензії становить три місяці, а за перевезення у прямому змішаному сполученні – шість місяців (ст. 315 ГК).

За потреби під час розгляду претензії сторони можуть проводити звіряння розрахунків, експертизи або вчиняти інші дії, спрямовані на забезпечення досудового врегулювання спору. Тож боржник зобов’язаний задовольнити обґрунтовані вимоги заявника претензії (ч. 6 ст. 222 ГК).

Про результати розгляду претензії сторона-боржник має повідомити письмово сторону – відправника претензії. Після підписання уповноваженою особою чи представником боржника відповідь на претензію надсилається іншій стороні рекомендованим чи цінним листом або вручається йому під підпис (ч. 8 ст. 222 ГК). Утім, типової форми чи спеціальних вимог до відповіді на претензію законодавство не встановлює, тому боржник може скласти її в довільній формі.

Виходячи із загальних правил та практики, у відповіді на претензію рекомендується зазначати:

• повне найменування, поштові реквізити юридичної особи, яка надає відповідь, та установи – заявника претензії;
• дату і номер претензії та відповіді на неї;
• результат розгляду претензії: невизнання, визнання повністю, частково (наводиться визнана сума, назва, номер і дата розрахункового документа для перерахування боргу або строк та спосіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці);
• у разі повного або часткового відхилення претензії – причини такого відхилення з посиланням на відповідні законодавчі акти та документи;
• перелік доданих документів, доказів, а також документів, які повертаються заявнику (оригінали документів, що надійшли разом із претензією).

Отже, головне, що має зазначити сторона-боржник у відповіді на претензію, – це результат її розгляду, тобто повне або часткове визнання, повне або часткове відхилення з відповідним обґрунтуванням.

Вимоги до реєстрації, обліку та зберігання претензій

Під час проведення претензійної роботи слід дотримуватися Рекомендацій № 35. Зокрема, претензії – як ті, що пред’являються установою, так і ті, що надходять до неї, мають бути належним чином зареєстровані та обліковані. Це не лише забезпечить їх зберігання, а й дасть можливість здійснювати періодичний аналіз стану претензійної роботи, установлювати причини пред’явлення претензій та розробляти заходи щодо їх усунення. Претензійні матеріали, які надходять до установи, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, а ті, що надсилаються установою, – відповідно, у журналі вихідної кореспонденції. Особа, відповідальна за реєстрацію вхідної (вихідної) кореспонденції, повинна додати до претензійних матеріалів, що надійшли, конверт, який має штамп поштової установи з датою відправлення, що може бути єдиним доказом своєчасного чи несвоєчасного їх відправлення.

Отримана претензія після її реєстрації та проставлення резолюції керівником установи чи заступником в той самий день передається до юридичної служби (за її відсутності – іншому структурному підрозділу чи працівникові, якому доручено перевірку претензії), яка здійснює їх реєстрацію в Журналі обліку претензій, пред’явлених установі, і дає первинну правову оцінку, формує претензійну справу та готує відповідь із дотриманням установлених строків.

Закінчені претензійні матеріали зберігаються в паперовому та електронному вигляді протягом трьох років до передання їх на збереження до архіву.

Джерело: "Баланс-,Бюджет" № 39, який виходить з друку 21.09.20 р.