Почнемо із загального запитання, що часто виникає на практиці в суб’єктів господарювання, які мають намір направити претензію своєму постачальникові.

Чи обов'язково застосовувати положення Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за якістю, затвердженої постановою Держарбітражу СРСР від 25.04.66 р. № П-7 (далі – Інструкція № П-7) та Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за кількістю, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6 (далі – Інструкція № П-6) при поданні претензії постачальникові?

Керуватися цими інструкціями ще радянських часів не обов'язково в тому випадку, якщо сторони, спираючись на норми Цивільного кодексу (далі – ЦК), на власний розсуд врегулювали питання про порядок приймання-передачі продукції (лист Мінекономіки від 11.10.05 р. № 81-16/712).

Крім того, покупець може пропустити процедуру подання претензії постачальникові та відразу звернутися до суду.

Тепер перейдемо безпосередньо до теми нашої консультації. Ми вже розглянули загальні правила подання претензії боржникові (див. «Пред'являємо претензію контрагентові: порядок, строки, зміст»). А зараз докладніше поговоримо про особливості складання і подання претензії в різних ситуаціях. Конкретно йтиметься про спори, що випливають з договору постачання товарів (невідповідність якості, комплектності, кількості тощо).

Крім того, до виконання договору постачання сторони часто залучають перевізника. Адже товар, звичайно ж, потрібно ще доставити до покупця. І якщо покупець отримує неякісний, зіпсований товар або якщо товар не доїжджає до покупця в застережений строк, виникає запитання: кому ж подавати претензію – постачальникові чи перевізникові?

Нижче ми розповімо, кому необхідно адресувати претензію в різних ситуаціях та на які особливості при цьому слід зважати.

Подаємо претензію постачальникові

Ситуація 1
Неякісний товар
У ході приймання товару з'ясувалося, що якість продукції, яка надійшла, не відповідає вимогам стандартів, зазначеним у супровідних документах, які засвідчують якість товару. Як у такому разі подати претензію постачальникові?

У такій ситуації покупець повинен керуватися нормами ст. 222 Господарського кодексу (далі – ГК), ст. 678 ЦК, умовами договору, що стосуються порядку приймання товару, а якщо таких немає – тоді Інструкцією № П-7.

Отже, у ході приймання товару з'ясувалося, що якість продукції, яка надійшла, тари або упаковки не відповідають вимогам стандартів, технічним умовам, кресленням, зразкам (еталонам), договору або даним, зазначеним у маркуванні та супровідних документах, що засвідчують якість товару. У такій ситуації покупець повинен (п. 16 Інструкції № П-7):

• припинити приймання товару;
• повідомити постачальника і викликати його для участі в подальшому прийманні товару;
• в очікуванні постачальника скласти акт, у якому зазначити кількість уже оглянутої продукції та характер виявлених при прийманні дефектів. Такий акт може бути складений у довільній формі з наявністю всіх обов'язкових для первинного документа реквізитів.

Подальші дії покупця залежатимуть від того, приїде представник постачальника для участі в прийманні товару чи ні (про це він повинен повідомити покупця за допомогою засобів зв'язку).

На замітку! Згідно з правилами Інструкції № П-7 одногородній постачальник зобов’язаний з’явитися для продовження приймання товару. Що стосується іногородніх постачальників, то тут усе залежить від умов договору або від бажання постачальника. Наприклад, у договорі постачання можуть бути передбачені випадки, коли прихід представника іногороднього виготівника (відправника) для участі в прийманні продукції за якістю і комплектністю та складання акта – є обов’язковим. Якщо такої умови немає, сторонам доведеться домовлятися, як чинити.

Якщо постачальник з'явився для приймання товару, то сторони договору мають скласти двосторонній акт приймання.

Для оформлення матеріальних цінностей, які за кількістю та якістю відрізняються від даних супровідних документів постачальника, можна використовувати акт про приймання матеріалів типової форми № М-7, затвердженої наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193.

Які вимоги покупець може заявити в претензії до постачальника, якщо він прийняв неякісний товар?

Покупець має право на власний вибір вимагати у такому разі (ст. 678 ЦК):

• пропорційного зменшення ціни;
• безоплатного усунення недоліків товару в розумний строк;
• відшкодування витрат на усунення недоліків товару.

А якщо виявлені істотні недоліки товару (їх неможливо усунути або це нераціонально за витратами або часом), тоді покупець має право:

• відмовитися від договору і зажадати повернення сплаченої за товар грошової суми;
• вимагати заміни товару.

Як правильно скласти претензію постачальникові?

Претензія до постачальника повинна містити обов'язкові реквізити, передбачені в ч. 3 ст. 222 ГК. Проте при її складанні також необхідно зважати на правила, уставлені Інструкцією № П-7. Так, до претензії щодо постачання продукції неналежної якості потрібно додати такі документи (п. 40 Інструкції № П-7):

• акт про фактичну якість і комплектність товару;
• документи відправника, що посвідчують якість і комплектність продукції;
• пакувальні ярлики з тарних місць, у яких установлені належна якість і комплектність продукції;
• ТТН;
• документи, що підтверджують повноваження представника, який брав участь у прийманні товарів;
• акт, у якому зазначені кількість оглянутої продукції та характер виявлених при прийманні дефектів (складається після приймання продукції за участю представника постачальника). Якщо продукція переводиться у нижчий ґатунок, покупець повинен обґрунтувати це у цьому акті з посиланням на стандарт, технічні умови, інші обов'язкові правила;
• акт відбору зразків (проб) і висновок за результатами аналізу (випробування) відібраних зразків (проб) (за умови, що відбір зразків (проб) передбачений технічними умовам, стандартами, договором постачання);
• інші документи, які можуть свідчити про причини псування (погіршення) якості продукції або її некомплектності (комерційні акти, для швидкопсувних вантажів – відомості про льодопоставку, температурний режим, а також відомість подання та прибирання вагонів, пам'ятка прийомоздавальника при вивантаженні вантажу засобами вантажоотримувачів на місцях загального користування тощо).

Не робіть зайвої роботи! Вищеперелічені документи необхідно додати до претензії в тому випадку, якщо вони відсутні у постачальника.

Якщо покупець подає претензію з вимогою про відшкодування різниці у вартості продукції (уцінки) у зв'язку з переведенням її в нижчий ґатунок, то він зобов'язаний додати до претензії документи, що підтверджують оприбуткування продукції з фактично отриманим сортом.

У який строк постачальник повинен відповісти на претензію?

Претензія розглядається в місячний строк з дня її отримання (ч. 6 ст. 222 ГК).

У ході приймання товару покупець виявив, що постачальник поставив некомплектний товар (у деяких одиниць продукції відсутні необхідні деталі). Як подати претензію?

При постачанні некомплектного товару покупець подає претензію в такому ж порядку, як і в разі отримання товару невідповідної якості (див. ситуацію 1). Проте в акті за результатами приймання продукції потрібно детально прописати кількість некомплектної продукції та перелік вузлів і деталей, яких не вистачає, а також їх вартість (пп. 29 Інструкції № П-7).

Ситуація 2
Недостача товару
При отриманні товару від постачальника покупець виявив недостачу товару. Як правильно подати претензію у такому разі?

При виявленні недостачі товару покупець повинен керуватися ст. 670 ЦК та Інструкцією № П-6. Так, покупець зобов'язаний:

• припинити подальше приймання і викликати представника постачальника, щоб продовжити приймання за його участю (п. 16, 17 Інструкції № П-6);
• забезпечити збереження продукції, а також вжити заходів, щоб вона не змішалася з іншою однорідною продукцією (п. 16 Інструкції № П-6).

За результатами приймання товару за кількістю складається акт, у якому має бути чітко зазначено, скільки і якого товару не вистачає.

Складаючи претензію, покупець повинен знати, що в розглянутій ситуації він має право (ст. 670 ЦК):

• вимагати передачі йому кількості товару, якої не вистачає;
• відмовитися від переданого товару та його оплати;
• якщо недопоставлений товар оплачений – зажадати повернення сплачених за нього грошей.

Претензія до постачальника повинна містити обов'язкові реквізити, передбачені в ч. 3 ст. 222 ГК. Проте при її складанні також необхідно брати до уваги і правила, установлені п. 29 Інструкції № П-6.

До претензії про недостачу продукції має бути доданий акт про недостачу з додатками, зазначеними в п. 27 Інструкції П-6 (якщо їх немає у постачальника).

Подаємо претензію перевізникові

Ситуація 3
Втрата вантажу
Покупець перерахував постачальникові передоплату за товар. Постачальник передав товар автоперевізникові на підставі договору автоперевезення. Проте у процесі транспортування частина вантажу була загублена (один з 10 відправлених постачальником ящиків). Чи може покупець пред'явити претензію перевізникові, якщо він не укладав з ним договір перевезення? Якщо так, то як її правильно скласти?

Так, покупець у такій ситуації може пред'явити претензію перевізникові (підстава – ч. 2 ст. 222 ГК, пп. 16.2 Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363, далі – Правила № 363). Незважаючи на те що договір з перевізником не укладався, покупець має право зажадати від перевізника відшкодування вартості загубленого товару (ст. 925 ЦК, ст. 315 ГК).

У пп. «а» п. 16.2 Правил № 363 прямо передбачено, що вантажоотримувач має право пред'явити претензію автоперевізникові у разі втрати вантажу, якщо надасть товарно-транспортну накладну (далі – ТТН) з підписом водія (експедитора перевізника) про приймання ним вантажу до перевезення.

Нагадаємо, що один примірник ТТН перевізник повинен передати покупцеві (п. 11.6 Правил № 363).

Протягом якого строку необхідно подати претензію перевізникові?

Претензія подається протягом 6 місяців з того моменту, коли покупець дізнався або повинен був дізнатися про те, що його товар втрачений при перевезенні (ч. 2 ст. 315 ГК).

Якщо строк для пред'явлення претензії закінчується у святковий або вихідний день, тоді днем закінчення цього строку вважається наступний за ним робочий день (п. 16.12 Правил № 363). Наприклад, покупець 29 січня 2018 року дізнався, що товар загублений перевізником. Строк для пред'явлення покупцем претензії минає 29 липня 2018 року. Але це неділя. Отже, останнім днем, коли покупець ще може пред'явити перевізникові претензію, буде 30.07.18 р., понеділок.

Як правильно скласти претензію до автоперевізника?

У претензії мають бути зазначені відомості, необхідні для її розгляду, а саме (п. 16.7, 16.9 Правил № 363):

• повне найменування і поштові реквізити сторони, яка пред'являє претензію (у нас це покупець);
• повне найменування і поштові реквізити перевізника, якому пред'являється претензія;
• дата пред'явлення і номер претензії;
• обставини, через які пред'явлена претензія, і докази, що підтверджують ці обставини;
• посилання на правові норми;
• вимоги заявника претензії (у нашому випадку – покупця);
• сума претензії та її розрахунок. У нашому випадку це буде фактична вартість втраченого перевізником товару і збитки, зазнані покупцем у зв'язку з непостачанням товару;
• платіжні реквізити покупця, що пред'явив претензію;
• перелік документів, що додаються до претензії.

Претензія про відшкодування вартості втраченого вантажу повинна бути складена у письмовій формі, підписана керівником або заступником керівника підприємства, направлена перевізникові рекомендованим або цінним листом з описом вкладення і повідомленням про вручення або вручена йому під розписку (ч. 2, 5 ст. 6 Господарського процесуального кодексу; п. 16.7, 16.9 Правил № 363).

Які документи потрібно додати до претензії?

Обставини, у зв'язку з якими подана претензія, необхідно підтвердити документально. Тому до претензії треба додаті підтвердні документи, передбачені в п. 16.10, 16.11 Правил № 363, а саме:

• ТТН на відправку товару. Покупець може додати завірену постачальником копію ТТН. Відправляти перевізникові оригінал не обов'язково, адже оригінал знаходиться у постачальника, від якого перевізник прийняв товар, а у перевізника наявний ідентичний примірник ТТН;
• платіжний документ про оплату покупцем товару (у нашому випадку постачальникові була перерахована передоплата).

Візьміть до відома! Якщо до претензії не додати всі необхідні для її розгляду документи, перевізник матиме право повернути таку претензію без розгляду протягом 10 днів після її отримання. Причому з обов’язковим зазначенням причин її повернення. Але якщо перевізник не поверне претензію протягом 10 днів, вона вважатиметься прийнятою до розгляду ( п. 16.13 Правил № 363).

Яка дата вважається днем пред'явлення претензії?

Датою пред'явлення претензії вважається день, коли (п. 16.12 Правил № 363):

• рекомендований або цінний лист з претензією зданий на пошту (дата відправлення буде зазначена на поштовому конверті та в квитанції про відправлення цього листа);
• претензія вручена перевізникові під розписку в її отриманні (дата вручення буде зазначена на другому примірнику претензії, який залишається у покупця).

Як швидко перевізник повинен дати відповідь на претензію?

Перевізник повинен розглянути претензію покупця і повідомити його про результати розгляду (задовольнити або відхилити) протягом 3 місяців (ч. 3 ст. 315 ГК; пп. 16.14 Правил № 363).

При частковому задоволенні або відхиленні претензії перевізник, відповідаючи на претензію, повинен зазначити мотиви прийнятого рішення і повернути заявникові додані до претензії документи (у т. ч. та інші докази) у 10-денний строк (пп. 16.15 Правил № 363).

Важлива інформація! У разі задоволення претензії в повному розмірі документи (інші докази), що додаються до неї, не повертаються (пп. 16.16 Правил № 363).

Ситуація 4
Пошкодження вантажу
Постачальник відвантажив покупцеві товар на суму 150 000 грн. За договором постачання покупець перерахував постачальникові передоплату в розмірі 50 000 грн. Проте під час перевезення вантажу автоперевізником (договір з ним укладав постачальник) товар був частково пошкоджений. Чи може покупець звернутися до автоперевізника з вимогою про відшкодування збитків у зв'язку з пошкодженням товару?

Так, може. Згідно з ч. 3 ст. 314 ГК та ч. 2 ст. 924 ЦК у разі пошкодження вантажу перевізник відповідає перед вантажоотримувачем у розмірі суми, на яку зменшилася вартість вантажу. Покупець має право звернутися до автоперевізника з вимогою про відшкодування розміру фактичної шкоди. Проте це можливо за наявності ТТН з відповідними записами в ній або акта встановленої форми, якщо такий акт складався (пп. «б» п. 16.2 Правил № 363).

Які документи треба додати до претензії в такій ситуації?

До претензії необхідно додати ТТН на відвантаження товару, а також акт про те, що покупцеві товар доставлений у пошкодженому стані (повністю або частково). Акт складається і підписується постачальником, покупцем і перевізником відповідно до вимог п. 15.1, 15.2, 15.3 Правил № 363. Форма такого акта наведена в додатку 4 до Правил № 363.

Претензія у цьому випадку складається і направляється автоперевізникові в такому ж порядку, що й у ситуації 3.

На замітку! Покупець має право подати претензію перевізникові і в разі псування, пошкодження або недостачі товару.

А якщо перевізник двічі привіз покупцеві пошкоджений товар, можна подати одну претензію за два ці випадки?

Ні, так не можна. Річ у тому, що претензія пред'являється окремо на кожну партію товару, втрачену перевізником (п. 16.6 Правил № 363). Наприклад, постачальник передав перевізникові для перевезення дві партії товару: 22.05.18 р. та 01.07.18 р. Перевізник прийняв кожну партію товару за окремою ТТН, проте покупцеві обидва рази доставляв частково пошкоджений товар.

У цьому випадку покупцеві слід пред'являти перевізникові дві претензії: окремо на кожну партію товару.

Джерело: "Баланс" № 63, який вийшов з друку 06.08.18 р.