Із січня цього року поступово змінюється порядок проведення касових операцій, тому для багатьох ці зміни не стали несподіванкою. Але деякі пояснення від НБУ все-таки були потрібні. Саме їх ми пропонуємо до вашої уваги.

Згідно з п. 1¹ постанови Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148, якою затверджено Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі – Постанова № 148, Положення № 148), до 30 червня цього року (включно) усі суб'єкти господарювання (далі – СГ):

• мали право використовувати у своїй діяльності форми, наведені в додатках до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637);
• повинні були розробити та затвердити порядок оприбуткування готівки в касі та порядок розрахунку ліміту каси з урахуванням норм Положення № 148, а також користуватися лімітами каси, установленими та затвердженими до набрання чинності Постанови № 148.

Отже, починаючи з 1 липня 2018 року всі СГ під час проведення касових операцій у національній валюті повинні дотримуватися розроблених на підставі Положення № 148 власних документів – Порядку оприбуткування готівки в касі та Порядку розрахунку ліміту каси. Усе начебто зрозуміло, але залишилося багато запитань, на які НБУ надав відповіді на своєму офіційному веб-сайті. Розглянемо їх докладніше.

Як оприбутковується готівка в касах установ, підприємств та їхніх відокремлених підрозділів?

Відповідно до пп. 18 п. 3 Положення № 148 оприбуткування готівки – це проведення СГ обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат/книзі обліку доходів/фіскальному звітному чеку/розрахунковій квитанції (далі – РК).

Як установлено п. 11 Положення № 148, готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день її одержання в повній сумі.

Оприбуткуванням готівки є:

• у касах установ, підприємств та їхніх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, – здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (далі – ПКО);
• касах відокремлених підрозділів установ, підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або книг обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) без ведення касової книги, – здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків та їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних РК до КОРО.

СГ, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовують КОРО:

• для підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних її сторінках;
• здійснення операцій із РК у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;
• обліку ремонтів, робіт із технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.

При цьому згідно з п. 29 Положення № 148 документом, що свідчить про здавання виручки до банку та підтверджує оприбуткування готівки в касі СГ, є:

• квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
• квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
• примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
• чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Якими є особливості розроблення порядку оприбуткування готівки в касі підприємства та його відокремлених підрозділів?

Відповідно до п. 12 Положення № 148 установа, підприємство на підставі цього Положення зобов’язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи, підприємства, максимально врахувавши в ньому особливості роботи як установи, підприємства, так і їх відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).

Для відокремлених підрозділів установи, підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи, підприємства.

Пам’ятайте: розроблений порядок має відповідати вимогам Положення № 148 та не суперечити законодавству України.

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства-юрособи (у т. ч. у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії таких підрозділів із бухгалтерією підприємства-юрособи відповідно до вимог законодавства України (п. 40 Положення № 148).

Що таке відокремлений підрозділ підприємства в розумінні Положення № 148?

Як визначено пп. 2 п. 3 Положення № 148, відокремлені підрозділи – це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України.

Як нумеруються прибуткові та видаткові касові ордери? Як заповнюється реквізит «№ з / п» касових документів (додатки до Положення № 148) та окремі їхні реквізити?

Бланки ПКО (типова форма № КО-1) та видаткового касового ордера (типова форма № КО-2) (далі – РКО) наведені у додатках 2 та 3 до Положення № 148.

Нумерація ПКО (у реквізиті «Прибутковий касовий ордер від «___» _______ 20__ року № ___») може здійснюватися в хронологічному порядку з початку кожного наступного місяця в порядку зростання з номера «1» протягом календарного місяця та закінчуватися в кінці місяця відповідним номером.

Наприклад:

• 01.03.18 р. – № 1, № 2, № 3;
• 02.03.18 р. – № 4, № 5, № 6;
• 03.03.18 р. – № 7;

<...>

• 30.03.18 р. – № 49, № 50, № 51.
• 02.04.18 р. – № 1, № 2, № 3 тощо.

Аналогічно можуть нумеруватися і ВКО (у реквізиті «Номер документа»).

У реквізиті «№ з/п» ПКО та ВКО проставляється номер за порядком таких ордерів. При цьому зважаючи, що ці ордери оформляються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№ з/п» проставляється цифра «1».

У реквізиті «№ з/п» форм касових документів проставляється номер за порядком, а саме застосовується єдина наскрізна нумерація:

• у Відомості на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148, п. 18);
• Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за типовими формами № КО-3, № КО-3а (додаток 4 до Положення № 148, п. 33). Зразки заповнених журналів див. нижче;
• Книзі обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (додаток 6 до Положення № 148, п. 43).

У реквізиті «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3а) використовується єдина наскрізна нумерація, яка не передбачає окремої нумерації для ПКО та ВКО. У колонці 3 наводяться порядкові номери прибуткових документів, а у колонці 7 – видаткових. Причому номери в колонках 3 та 7 можуть не збігатися з нумерацією, зазначеною у реквізиті «№ з/п» Журналу.

У реквізиті ВКО «Додаток» відображаються документи, що додаються до нього та є підставою для видачі готівки, наприклад видаткова відомість із зазначенням номера та дати, наказ на відрядження із зазначенням номера та дати тощо.

У реквізиті ПКО «Додатки» зазначаються документи, що додаються до нього та є підставою для внесення готівки, наприклад звіт про використання коштів, виданих на відрядження, із зазначенням номера та дати і т. ін.

Повний текст консультації див. у "Баланс-Бюджет" № 38, який вийшов з друку 17.09.18 р.