На будь-якому підприємстві зберігаються різноманітні документи. Найважливіші моменти, про які слід пам'ятати: підприємства зобов'язані дотримувати строки зберігання документів, установлені законодавчо; перш ніж знищити документи, необхідно провести їх експертизу; неперевірені ДФС первинні документи знищувати не можна.
Докладніше про ці та інші правила читайте далі.

Хто відповідає за зберігання документів?
Підприємство повинне самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухобліку. Згідно з п. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого законодавством строку несе власник або керівник підприємства.
У п. 6.7 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), сказано, що зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Якщо на підприємстві немає головного бухгалтера, то ці обов'язки можна покласти на бухгалтера або іншого працівника, який відповідає за ведення бухобліку. При організації документообігу на підприємстві слід визначити осіб, які відповідатимуть за створення, перевірку, обробку і здачу документів до архіву.

Де слід зберігати документи?
Про порядок зберігання документів сказано в п. 6.2 Положення № 88. Так, первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.
Електронні первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у тій формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність.

Як організувати зберігання документів на підприємстві?
Для організації зберігання документів необхідно скласти номенклатуру справ, яка розробляється відповідно до п. 1 розд. IV Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Номенклатура потрібна для того, щоб установити єдиний порядок формування справ (незалежно від носія інформації), забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за змістом і видами, визначити строки зберігання справ. Номенклатура є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Ось основні правила формування справ (п. 2 розд. IV Правил № 1000/5):
• поміщати у справи можна тільки виконані документи – чітко відповідно до заголовків справ;
• документи за календарний рік можуть бути згруповані в одну справу;
• у справи слід поміщати тільки оригінали документів (за їх відсутності – завірені в установленому порядку копії);
• у справи завжди включаються документи з одного питання або за групою споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;
• документи з різними строками зберігання формуються в різні справи;
• не можна включати до складу справ: чернетки, особисті документи та документи, які підлягають поверненню (наприклад, другий примірник акта приймання-передачі).
Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки з клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси і заголовки за номенклатурою справ.
Документи з моменту створення або надходження і до передачі до архіву підприємства зберігаються за місцем формування справ (наприклад, кадрові документи – у відділі кадрів, облікові – у бухгалтерії).

Які встановлено строки зберігання документів?
Яка передбачена відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів?
Який порядок передачі документів до архіву підприємства?
Який порядок знищення документів?
Процедура знищення документів складається з декількох етапів.
Етап 1. Складається акт про вилучення і знищення документів.
Знищувати документи без проведення експертизи їх цінності – заборонено (п. 2.13 Переліку № 578). Тільки документи, які згідно з висновком комісії можуть бути знищені, включаються до акта про вилучення і знищення документів. Акт складається у двох примірниках, за формою додатка 15 до Правил № 1000/5. До акта можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Наприклад, справа зі строком зберігання 3 роки, закінчена діловодством у 2016 році, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2020 року.
Етап 2. Акт про вилучення і знищення документів, затверджений експертною комісією підприємства, передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 розд. 3 Правил № 1000/5).
Етап 3. Узгоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство має право знищити документи.
Етап 4. Справи, відібрані для знищення, можуть передаватися організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага і номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення.
Якщо до акта про вилучення для знищення документів включені документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються на підприємстві, ці документи можуть знищуватися шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання і відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії.
На думку Держкомархіву, при незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка (лист від 12.01.01 р. № 05-26).